La destruction des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité

La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle fait partie intégrante d’une bonne politique d’archivage et, plus largement, d’une gestion documentaire maîtrisée. Détruire vos documents représente pourtant un enjeu majeur, renforcé avec le RGPD et les exigences liées à la protection des données personnelles et au droit à l’oubli. Faisons le point !

Destruction des archives : des enjeux économiques et réglementaires forts

Il est fondamental de respecter les durées légales de conservation des documents. En effet, vous devez vous conformer au régime légal de la preuve, qui implique de pouvoir produire certains documents afin de défendre vos droits. Par exemple en cas de litige avec un client ou un fournisseur, lors d’un contrôle de l’administration… Ne pas archiver un document ou le détruire avant la fin de sa durée de conservation vous expose à un risque juridique et financier, pouvant aller jusqu’à remettre en cause de votre activité.

Néanmoins, certains documents doivent être conservés à vie, notamment dans le secteur public. Vous pouvez également décider de conserver certains fonds à caractère patrimonial, dans la mesure où ils témoignent de l’histoire de votre entreprise et peuvent être valorisés. C’est le cas par exemple d’une collection de journaux pour une société de presse, de l’historique du matériel de communication pour une marque de luxe, de la documentation technique pour une société industrielle…

Un logiciel de gestion d’archives comme DEXTO vous permet d’éditer à tout moment la liste des documents et dossiers dont la durée de conservation est atteinte, afin de programmer vos campagnes de destruction.

Si vous avez des métadonnées personnelles, qui décrivent et facilitent la recherche de vos documents papiers et numériques, il est recommandé de les rendre anonymes une fois le document lui-même détruit. Vous conservez ainsi la trace des opérations réalisées tout en supprimant toute référence aux données personnelles.

Numérisation fidèle et destruction des archives : où en est-on ?

Quelques repères réglementaires

• L’article 1379 du Code Civil du 01 février 2016 stipule que « la copie fiable a la même force probante que l’original »
• Le décret du 05 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies établit les conditions à respecter pour constituer une copie numérique fiable
• La norme NF Z 42-026, dont les règles de certification devraient être publiées prochainement, précise la manière dont les copies numériques doivent être produites : le processus de numérisation doit permettre de constituer des copies fiables et ces copies doivent être conservées dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) préservant leur intégrité.

La destruction des documents originaux papier est donc possible sous réserve que ces deux points soient respectés. Ainsi, la tentation est grande de vouloir tout numériser afin de se débarrasser du papier. Est-ce pour autant toujours souhaitable ?

La destruction des archives fait partie intégrante de votre stratégie d’archivage et de gestion des documents. Il peut être judicieux de vous faire accompagner par un professionnel afin de construire les outils de gestion adaptés et de choisir la solution adaptée à chaque typologie de documents, notamment en cas d’enjeu financier ou juridique important.