Solutions d'externalisation des archives publiques

En tant qu’acteur du secteur public (administration, collectivité territoriale, entreprise, hôpital…), vous faites face à de nouveaux enjeux en termes de modernisation, de maîtrise des coûts et d’optimisation de performance. L’évolution de la règlementation favorise la dématérialisation dans le secteur public : loi Macron, PESV2… C’est donc le moment opportun pour prendre le virage numérique et saisir les opportunités ! Avec LOCARCHIVES, faites le choix de la performance et de la sécurité en dématérialisant vos flux et en externalisant la conservation de vos documents numériques et physiques. Agréées par le SIAF, nos solutions sont parfaitement adaptées aux pratiques archivistiques spécifiques au secteur public !

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Archives publiques :
dématérialisez pour mieux gérer et conserver !

Locarchives - secteur public

Nous préparons et indexons vos archives électroniques et physiques. Nous procédons ensuite à leur dématérialisation et à leur versement pour permettre leur consultation en ligne. La restitution de vos documents s’effectue soit en ligne ou soit par livraison, selon votre choix. La gestion de vos archives (durées de conservation, destruction…) vous est alors facilitée. Nos dispositifs de conservation et d’archivage hautement sécurisés permettent, quant à eux, de préserver la vocation probatoire de vos documents !

Demandez votre devis

Reposez vous sur des experts pour identifier, structurer et gérer vos fonds d’archives

Vous avez besoin d’un état des lieux de vos fonds d’archives ? De les rationnaliser afin de ne conserver que les documents qui doivent l’être ? De procéder à un récolement ?  De rédiger vos bordereaux de versement, d’élimination… ?

Nos archivistes experts en traitement documentaire maîtrisent les pratiques du secteur public et réalisent, pour vous, toutes les opérations de gestion courante de vos archives, en toute conformité avec les exigences du SIAF.

Dans le cas d’archives communales, l’ensemble des opérations sont réalisées en prenant pour référence les préconisations et le cadre de classement des archives communales dont l’application est demandée par le SIAF, dont notamment :

  • Arrêté du 31 décembre 1926 éditant le règlement des archives communales assorti du cadre de classement thématique des séries modernes
  • Instruction de la direction des Archives de France AD 83-1 du 08 mars 1983 qui préconise l’utilisation de classement continu en série W pour les archives postérieures au 31/12/1982
  • Instruction DITN/RES/2007/001 du 31 janvier 2007 : règles de base pour la construction, l’extension ou le ré-aménagement d’un bâtiment d’archives
  • Note AD 1399 du 03 février 1992 sur les règles de sécurité et de protection des documents pour les bâtiments d’archives
  • DGP/SIAF/2014/006 : préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques

En savoir plus sur nos prestations de traitement documentaire

Vos besoins fondamentaux

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Maîtriser vos risques

  • Sécuriser l’archivage de tous vos documents numériques et physiques
  • Maîtriser l’ensemble de vos fonds documentaires
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Optimiser la gestion
de vos documents

  • Mettre en œuvre la dématérialisation de vos flux : Marchés publics, Helios, Actes, Paie, PESV2…
  • Réorganiser vos fonds documentaires, par exemple lors d’un déménagement
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Améliorer et pérenniser
votre activité

  • Accroître votre performance tout en optimisant vos coûts de fonctionnement
  • Proposer des services documentaires clés en mains et mutualisés (groupements de collectivités…)

Externalisation
des archives publiques :
un contexte très réglementé

Depuis 2009, les organisations publiques peuvent externaliser la gestion et la conservation de leurs archives (numériques et physiques) auprès d’un prestataire privé agréé par le Ministère de la Culture (décret 2009-1124).

Le Code du Patrimoine précise le caractère et les conditions de cette externalisation des archives sur les principaux points suivants :
– conservation, élimination et/ou externalisation d’archives publiques auprès de personnes physiques ou morales agréées (articles L 212-1 et suivants)
contrôle scientifique et technique de l’Etat exercé par le SIAF sur les archives publiques (articles R. 212-1 et suivants)
– collecte et conservation des archives publiques (articles R. 212-10 et suivants)
– dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet (articles R. 212-19 et suivants).

Consultez le site des Archives de France

Vos bénéfices immédiats

Une solution adaptée pour une transition numérique réussie

  • Dispositif complet et agréé : gestion de vos archives conforme avec les pratiques archivistiques du secteur public
  • Solutions clés en main ou sur mesure déployées par des experts maîtrisant vos spécificités
  • Accompagnement au changement

Une sécurité et une confiance renforcées

Cas clients

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Valorisation et numérisation des dossiers techniques

Fiabiliser les données techniques des constructions dans le cadre d’une évolution de la réglementation

Voir le cas client

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Cartographie et récolement d'un fonds d’archives communales

Sécurisation des archives et optimisation des espaces de stockage

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Assainissement des fonds d'archives communales

Rationalisation des fonds existants, création des outils de gestion et traitement récurrent des nouveaux versements

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Les    Locarchives

  • La conformité pour la gestion et la conservation de tous vos documents, numériques et physiques : agrément du SIAF, NF Z 42-013…
  • Des data centers sécurisés, redondés et basés en France
  • Une couverture nationale pour un service de proximité
  • Une prise en charge de toute votre chaîne documentaire : conseil, traitement documentaire, dématérialisation, archivage, accompagnement…
  • La maîtrise des exigences et pratiques spécifiques au public
  • Des consultants et archivistes expérimentés pour un accompagnement sur mesure