Valorisation et numérisation des dossiers techniques

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Besoins et enjeux

GRTgaz doit fiabiliser ses données techniques afin d’établir un état des lieux complet de ses actifs
et de se mettre en conformité par rapport à l’arrêté « multi-fluides » du 04 août 2006.
Cela implique de traiter un reliquat de dossiers techniques concernant les canalisations et installations techniques, et d’organiser leur archivage définitif.
GRTgaz exploite l’un des plus longs réseaux de transport de gaz naturel en Europe, avec plus de 32 000 kms de gazoducs et 26 stations de compression.

Un projet ? Demandez votre devis

18 000dossiers

soit 1 kilomètre de documents à traiter

18mois

durée de la mission

12personnes

à temps plein

Solutions

Locarchives propose à GRTgaz un accompagnement complet sur tous les aspects du projet, organisé en 3 étapes principales :

• Etape 1 : identification, tri et classement des archives

Les équipes Locarchives établissent une cartographie complète des documents. Chaque document est analysé puis classé en dossier. Les experts en traitement documentaire créent ensuite une base de données accessible à GRTgaz et son administration de tutelle.

Compte tenu de la technicité des documents à traiter et du volume important de documents à traiter, une mission pilote sur un échantillon de documents a permis de vérifier la faisabilité du projet et de dimensionner les ressources humaines et matérielles pour mener le projet dans les délais impartis. Elle a aussi permis de tester les procédures d’archivage de GRTgaz et de les adapter à un traitement industriel.

• Etape 2 : gestion des process métiers

Intégrés à l’équipe interne, les experts locarchives apprennent le métier du gaz afin de décrire précisément les documents techniques en utilisant le vocabulaire métier du client. Ils alimentent le SIG (Service d’Information Géographique) du client, c’est-à-dire une base de données cartographique qui permet à GRTgaz d’avoir une connaissance globale et détaillée de son réseau de gaz. A ce titre, ils intègrent non seulement la dimension métier des documents traités, mais également la dimension géographique et cartographique.

• Etape 3 : numérisation sur site d’une sélection de documents

Les équipes réalisent l’ensemble des opérations de numérisation : préparation des documents, numérisation, vidéocodage, contrôle qualité, injection des documents dans la GED de GRTgaz… afin de faciliter le travail au quotidien des collaborateurs.

Bénéfices

Les documents clés originaux de GRTgaz sont parfaitement identifiés, sécurisés et facilement accessibles en cas de besoin,
répondant ainsi aux enjeux de conformité de l’entreprise.
GRTgaz connaît parfaitement son réseau de gaz et peut ainsi répondre rapidement aux demandes d’organismes de tutelle telles que la DRIEE et les DREALS.

Témoignage client

« Ce qui pouvait sembler une gageure, à savoir confier le traitement de nos archives techniques à un tiers – activité complexe qui nécessite une connaissance intime des aspects métiers et qui est prise en charge par des spécialistes chez GRTGaz, s’est révélé non seulement possible mais un véritable succès. Notamment grâce à une implication de l’ensemble des acteurs, LOCARCHIVES et GRTGaz, dans la montée en compétences des archivistes techniciens, une formalisation des modes opératoires et un dispositif de contrôle qualité robuste. LOCARCHIVES, qui a su mobiliser rapidement une équipe importante (18 personnes), est maintenant un partenaire de premier plan pour GRTGaz dans la gestion de ses données techniques, sujet à fort enjeu tant technique que réglementaire »

Barbu CONSTANTINESCU, Responsable du Département Maintenance et Données Techniques chez GRTGaz

A propos de

GRTgaz est l’un des leaders européens du transport de gaz naturel et un expert mondial des réseaux et systèmes de transport gazier.
En France, GRTgaz possède et exploite 32 320 km de canalisations enterrées et 27 stations de compression pour acheminer le gaz entre fournisseurs et consommateurs (distributeurs ou industriels directement raccordés au réseau de transport). GRTgaz assure des missions de service public pour garantir la continuité d’alimentation des consommateurs et commercialise des services de transport aux utilisateurs du réseau. Acteur de la transition énergétique, GRTgaz investit dans des solutions innovantes
pour adapter son réseau et concilier compétitivité, sécurité d’approvisionnement et préservation de l’environnement.

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