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> Traitement documentaire
Besoins et enjeux
LOCARCHIVES est intervenue lors d’une première mission de cartographie des fonds afin de dresser un bilan des types d’archives présents dans les différentes salles. En parallèle, un état des lieux a été rédigé afin de présenter les conditions de stockage et les points à améliorer. Dans un second temps, afin d’avoir une vision plus précise au dossier, la mairie souhaite réaliser le récolement de son fonds. La mission permettra d’optimiser ses espaces de stockage, de sécuriser les documents et de faciliter les recherches.
3
kilomètres d’archives traitées
Solutions
LOCARCHIVES accompagne la mairie de Montreuil dans le respect des préconisations et du cadre de classement des archives communales, tels que définis par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
- Un archiviste technicien dresse la liste des grandes typologies documentaires et des dates extrêmes par étagère et par salle. En parallèle, un état des lieux, photographies à l’appui, présente les conditions de stockage et les points d’amélioration selon les préconisations des Archives de France.
- Un archiviste LOCARCHIVES numérote chaque dossier / boîte d’archives afin de faciliter le récolement et la réimplantation du fonds sur le nouveau site de conservation. Il réalise ensuite le récolement lui-même, en complétant le fichier existant avec les informations descriptives figurant sur les boîtes et précise leur localisation.
- Un archiviste expert intervient ensuite afin de déterminer les dates extrêmes – inférieure et supérieure – des documents contenus dans chaque boîte. Il identifie également précisément le type de document concerné et en déduit la date d’utilité administrative (DUA) à appliquer.
Les équipes sont encadrées par un chef de projet qui supervise le bon déroulement de la mission. Il apporte sa connaissance du traitement des fonds en mairie, ses connaissances en suivi et gestion de production et s’assure du respect des procédures qualité.
Bénéfices
Des archives communales récolées dans les règles de l’art.
Un bilan présentant objectivement chaque espace de stockage.
Cas clients
Assainissement des fonds d'archives communales
Rationalisation des fonds existants, création des outils de gestion et traitement récurrent des nouveaux versements
Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques
Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »
Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication
Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire
Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion
Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives