Numérisation des dossiers du personnel

La numérisation en tant que telle ne représente qu’une partie de ce projet beaucoup plus large. Locarchives accompagne BNP Paribas Lease Solutions sur toutes les étapes : de la réflexion et l’organisation en amont, jusqu’à la numérisation des documents elle-même, et la prise en charge des flux récurrents à venir.

Étape 1 : organisation et formalisation des procédures de traitement des dossiers

Les équipes Locarchives et le client travaillent ensemble pour cibler les documents à numériser et définir les règles de tri parmi plus de 90 typologies documentaires. Ces dernières représentent tout le process de gestion des ressources humaines : recrutement, contractualisation, congés et absences, paye, formation, évaluation professionnelle, mobilité, sortie…

L’objectif de ce ciblage préalable :

• Numérisation des documents les plus pertinents (dossiers existants, dossiers à venir…) : Il s’agit de ceux étant très fréquemment consultés ou présentant un intérêt particulier comme les contrats de travail… Ainsi, environ 60 % seulement des documents, soit 100 000 pages, sont numérisés, ce qui permet de réduire les coûts représentés par ce poste.

Résultat de ce ciblage :

• 60 % seulement des documents sont numérisés (environ 100 000 pages), ce qui permet de réduire les coûts représentés par ce poste.

Les règles d’archivage numérique et physique sont ensuite définies conjointement :

• plan de classement,
• métadonnées descriptives,
• durées de conservation par typologies documentaires,
• droits d’accès personnalisés à l’information en fonction des collaborateurs…

Enfin, les équipes se mettent d’accord sur les conditions du test avant la mise en production, et l’ensemble de l’équipe RH est formée.

Étape 2 : préparation et numérisation des dossiers du personnel

Les archivistes Locarchives préparent les 1 400 dossiers collaborateurs avant la numérisation en fonction des règles définies au préalable :

• sélection des documents à numériser,
• intégration des patchs d’indexation,
• dépollution des documents (agrafes, trombones, pochettes plastique…),
• copie en cas de recto/verso…

Toutes ces opérations sont indispensables pour le bon déroulement de la phase de numérisation elle-même.

Les dossiers sont ensuite conditionnés en mallettes sécurisées pour plus de confidentialité avant d’être transférés vers un centre de numérisation Locarchives. Dès réception sur le site, les équipes réalisent un contrôle afin de détecter d’éventuelles anomalies entre les dossiers reçus et annoncés. Les dossiers sont ensuite numérisés et indexés, un contrôle qualité est effectué sur les images et les métadonnées puis les dossiers sont archivés :

• Archivage numérique des fichiers dans DEXTO, le système d’archivage électronique de Locarchives. Les documents de chaque collaborateur sont regroupés dans un dossier électronique structuré selon l’arborescence personnalisée du client. La recherche d’un document et sa consultation en ligne par les collaborateurs RH est largement facilitée, et la confidentialité est préservée grâce aux respects des habilitations accordées.
• Archivage physique des dossiers papier originaux : ces derniers sont reconstitués, conditionnés et archivés dans les entrepôts de conservation Locarchives. Ils restent disponibles sur simple demande et peuvent être restitués par mail ou livrés chez le client si besoin.

Étape 3 : prise en charge des nouveaux flux de dossiers du personnel

Les nouveaux dossiers et documents sont préparés par les collaborateurs BNP Paribas Leasing Solutions selon les procédures définies, puis transférés chez Locarchives chaque mois pour numérisation et archivage. Cela représente environ 7 000 nouvelles pages par an. Les équipes RH peuvent également déposer en quelques clics des documents directement dans DEXTO, selon un descriptif normalisé.

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