Numérisation des contrats fournisseurs

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Besoins et enjeux

Suite au rachat de plusieurs entités depuis plus de 50 ans, un groupe industriel français dispose d’un grand réseau de bureaux de distribution et d’usines dans tout l’hexagone. La gestion et la préservation de cet important patrimoine immobilier est un des objectifs majeurs pour l’entreprise.

En litige avec un prestataire de maintenance, le service des achats de ce groupe industriel n’est pas dans la possibilité de fournir certains documents originaux. En effet, depuis toutes ces années et suite aux différents rachats, l’ensemble des dossiers des prestataires ont bien été récupérés et classés dans des dossiers. Néanmoins, les équipes ont changé et il est difficile de savoir où sont certains documents.

L’entreprise décide donc de consulter Locarchives afin de sécuriser ses contrats fournisseurs et leur permettre d’apporter plus rapidement les preuves en cas de litiges. Ses enjeux pour l’avenir ?

Gagner du temps en facilitant la gestion au quotidien des contrats

Optimiser la conformité et la sécurité de ses documents importants

Maîtriser davantage l’ensemble de ses risques financiers

Un projet ? Demandez votre devis

Solutions

En collaboration avec le client, LOCARCHIVES définit 3 typologies de contrats, avec pour chacune une solution spécifique. En fonction de la valeur des contrats fournisseurs, la solution sera adaptée au niveau de risque :

Contrat inférieur à 5K€

Objectifs : Faciliter l’accès au quotidien

Solution de numérisation proposée : Numérisation fidèle

Préservation des documents numériques : Système d’archivage électronique Locarchives

Préservation des originaux papier : Non

Destruction des originaux : Oui, 3 mois après la numérisation des documents

Contrat entre 5 et 15K€

Objectifs : Faciliter l’accès au quotidien et sécuriser les originaux en limitant la circulation

Solution de numérisation proposée : Numérisation standard

Préservation des documents numériques : Système d’archivage électronique Locarchives

Préservation des originaux papier : Archivage en environnement standard

Destruction des originaux : Non à court terme mais possible à l’issue du délai légale de conservation des documents (Entre 5 et 30 ans)

Contrat supérieur de 15K€

Objectifs : Faciliter l’accès au quotidien et maîtriser les risques de façon optimale

Solution de numérisation proposée : Numérisation fidèle

Préservation des documents numériques : Système d’archivage électronique Locarchives

Préservation des originaux papier : Archivage sécurisé en environnement « sensible »

Destruction des originaux : Non à court terme mais possible à l’issue du délai légale de conservation des documents (Entre 5 et 30 ans)

Dans le but de mieux maîtriser les futurs contrats avec les fournisseurs, Locarchives met en place au sein de l’entreprise la dématérialisation. Une fois la version définitive du contrat validée par la direction du service des achats et le fournisseur, le contrat est alors envoyé vers la plateforme de dématérialisation des processus de Locarchives. Il est ensuite signé électroniquement puis envoyé au fournisseur avant d’être archivé automatiquement dans le Système d’archivage électronique à vocation probatoire.

Bénéfices

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Un partage de l’information et des documents facilité

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Un gain de temps et d’espaces au sein de l’entreprise

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Une optimisation de la conformité pour les documents clés

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Une meilleure maîtrise des risques financiers et juridiques

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