Dématérialisation des processus métier liés à la gestion documentaire

France Galop est une association à but non lucratif qui organise et contrôle la filière des courses de galop en France. Elle organise de prestigieuses compétitions à rayonnement international comme la Qatar Prix de l’Arc de Triomphe, le Prix de Diane Longines, le Grand Steeple-Chase de Paris, etc.

Les équipes de France Galop faisaient face à de multiples problématiques liées à la dématérialisation de leurs processus métier autour de la gestion documentaire :

• Perte de temps conséquent dans le traitement des factures papier (de leur signature à leur archivage) au quotidien ;
• Difficultés pour le transport, le classement et le partage de la production documentaire liée aux courses de galop ;
• Absence d’un outil de partage et de traitement des informations en temps réel relatives aux différents métiers de France Galop.

Quels objectifs pour France Galop ?

• Assurer une traçabilité complète du cycle de vie de toute la production documentaire ;
• Réduire le temps de traitement des tâches documentaires ;
• Assurer la sécurité juridique de l’intégralité de la chaîne documentaire ;
• Centraliser et partager en temps réel les dossiers / documents entre services et avec les partenaires ;
• Proposer une solution collaborative et mobile aux collaborateurs.

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La réponse du Groupe Archiveco

Conformément aux attentes de France Galop, le Groupe Archiveco a mis en place une solution complète et transverse intégrant une GED (Gestion Electronique des Documents) performante et collaborative, DocuWare :

• Développement de quatre armoires électroniques pour permettre aux collaborateurs d’accéder et gérer l’intégralité des documents relatifs aux hommes, aux chevaux, aux courses et à la finance.
• Mise en place d’une technologie de lecture automatique des documents (LAD RAD) pour scanner et classer les fichiers en temps réel pour les équipes terrain.
• Création de workflows pour le traitement des documents relatifs aux fournisseurs (factures, contrats, etc.) et au suivi vétérinaire de la consultation à la validation.

Les 3 étapes clés

• Déploiement de la solution GEDLe Groupe Archiveco a choisi la solution DocuWare pour répondre aux besoins de partage et de traçabilité des documents. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation a permis de définir différents droits d’accès en fonction des besoins de chaque service de France Galop.Reprise de l’historique documentaire Les documents historiques des socio-professionnels des courses ont été numérisés à l’aide de la technologie de LAD RAD et de QR code qui a permis de trier, éviter les doublons et les documents non conformes.•Intégration des documents Grâce à la reprise documentaire des différents services, un workflow de traitement des factures a été intégré dans l’application métier Sage X3 Finances préalablement interfacée avec la solution DocuWare.

Le Groupe Archiveco a choisi la solution DocuWare pour répondre aux besoins de partage et de traçabilité des documents. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation a permis de définir différents droits d’accès en fonction des besoins de chaque service de France Galop.

• Reprise de l’historique documentaire Les documents historiques des socio-professionnels des courses ont été numérisés à l’aide de la technologie de LAD RAD et de QR code qui a permis de trier, éviter les doublons et les documents non conformes.
• Intégration des documents Grâce à la reprise documentaire des différents services, un workflow de traitement des factures a été intégré dans l’application métier Sage X3 Finances préalablement interfacée avec la solution DocuWare.

Le projet en chiffres

• Durée du projet: 7 mois
• 5 intervenants du Groupe Archiveco: Un directeur projet, un chef de projet, un MOE, un technicien, un développeur
• 2 intervenants chez France Galop: Un chef de projet, un assistant
• 2 sessions de formation d’une journée
• 150 utilisateurs au sein de France Galop

• Généralisation de la solution de workflow au-delà du segment fournisseur ;
• Mise en place d’une solution de signature électronique pour l’optimisation du processus de validation des PV;
• Dématérialisation et préservation des archives intermédiaires grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probante et conforme à la norme NF Z 42-013.

Suite au déploiement du projet, les équipes de France Galop bénéficient d’un gain de temps considérable dans le traitement des tâches documentaires qu’ils ont pu ré-exploiter dans des missions à plus forte valeur ajoutée.Les processus métier concernés ont également gagné en traçabilité et en fluidité dans la gestion de leurs tâches au quotidien.

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