> Conseil
Besoins et enjeux
Dans le cadre de son projet, cette mairie souhaite rationaliser les volumes de ses fonds d’archives communales, optimiser leur traitement et améliorer leur disponibilité, dans le respect des règles définies par les archives publiques.
+ de 1000
mètres linéaires d’archives traitées
30%
de documents détruits
30
mètres linéaires de nouvelles archives à traiter / an
Solutions
LOCARCHIVES accompagne cette mairie autour de 3 missions principales :
1. Traitement des fonds existants dans le respect de la réglementation
Une équipe de 2 archivistes, encadrés par un chef d’application, intervient pour réaliser les missions suivantes :
- Analyse des inventaires existants, papier et informatisés, pour identification des données erronées et manquantes
- Description détaillée des archives selon les normes métier (ISAD/G, ISAAR/CPF…), reprise des inventaires et identification du sort final à appliquer en conformité avec les instructions des Archives de France.
- A l’issue de cette opération 3 flux de documents sont clairement identifiés :Archives pouvant faire l’objet d’un bordereau d’élimination
Archives pouvant faire l’objet d’un bordereau d’élimination / Archives éliminables à terme / Archives patrimoniales
- Constitution d’une base de données unique
- Rédaction des bordereaux d’élimination et transmission pour accord au chef de projet de la mairie et visa de la Direction des Archives Départementale
- Destruction des archives
- Traitement des archives patrimoniales :
Mise en conformité avec le plan de classement des archives communales / Cotation définitive et implantation du fonds dans les espaces de conservation
2. Formation des correspondants archives
Réalisée par le chef d’application LOCARCHIVES, cette formation a pour objectif de :
- présenter les travaux réalisés précédemment
- familiariser les correspondants archives avec l’outil de gestion et de recherche des archives
3. Mission annuelle d’archivage avec les référents archives pour les nouveaux documents
Un archiviste intervient ponctuellement pour traiter les nouveaux flux :
- recensement, conditionnement, indexation, cotation et rangement rédaction du bordereau de destruction et destruction après validationUn comité de suivi impliquant les acteurs LOCARCHIVES et le chef de projet de la mairie se réunit tout au long du projet afin de suivre la bonne réalisation de la mission, statuer sur les priorités, valider les livrables…
- rédaction du bordereau de destruction et destruction après validationUn comité de suivi impliquant les acteurs LOCARCHIVES et le chef de projet de la mairie se réunit tout au long du projet afin de suivre la bonne réalisation de la mission, statuer sur les priorités, valider les livrables…
Un comité de suivi impliquant les acteurs LOCARCHIVES et le chef de projet de la mairie se réunit tout au long du projet afin de suivre la bonne réalisation de la mission, statuer sur les priorités, valider les livrables…
Bénéfices
Des archives communales parfaitement identifiées
Gain de 30 % sur les espaces de stockage
Des outils documentaires fiabilisés
Des intervenants formés pour pérenniser les procédures en place
Cas clients
Cartographie et récolement d'un fonds d’archives communales
Sécurisation des archives et optimisation des espaces de stockage
Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques
Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »
Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication
Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire
Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion
Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives