Mise en œuvre d’un système d’archivage électronique mondial

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> Archivage électronique

Besoins et enjeux

Dans le cadre de sa gouvernance documentaire, ce groupe souhaite proposer à l’ensemble de ses filiales une solution mutualisée d’archivage électronique à valeur probatoire. Avec, pour principal objectif, la sécurisation de leurs documents stratégiques et probants dans le respect des règles établies par le groupe.
Un appel d’offre est lancé pour une solution externalisée, avec les principales exigences suivantes :

     

Garantir un haut niveau de sécurité et de confidentialité pour maîtriser les documents engageants

     

Intégrer le référentiel de conservation des documents du groupe

     

Proposer un service convivial et facile à prendre en mains

     

Accompagner le déploiement auprès des utilisateurs

     

Prendre en charge des volumes importants de documents et de données (natifs numériques et issus de la numérisation)

Un projet ? Demandez votre devis

200filiales

partout dans le monde

4 langues

français, anglais, espagnol
et néerlandais

700typologies de documents

hiérarchisés dans un plan de classement

10 000 collaborateurs

déploiement auprès des collaborateurs sur la France en 6 mois

Solutions

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire de Locarchives répond en tous points aux besoins du client, et tout particulièrement sur les points d’attention suivants :

  • la fiabilité et la pérennité des documents,
  • la garantie d’hébergement des données sur le territoire national,
  • la capacité d’accompagnement sur un projet d’envergure mondiale pendant plusieurs années.

Accessible en mode SaaS, il offre un niveau de service optimum en termes de disponibilité, confidentialité, intégrité et pérennité des documents. Il permet en outre d’intégrer les versements de toutes les filiales :

  • document par document
  • de façon automatisée pour les documents issus des SI, de la GED
  • de façon industrielle pour la reprise de fonds documentaires.

DEXTO, l’interface du SAE, est ergonomique et paramétrable de façon totalement personnalisée,
permettant ainsi l’intégration de la politique d’archivage du groupe. Il permet également d’attribuer des droits d’accès sur mesure par filiale.

L’avenir du projet

Le chef de projet a privilégié une démarche « agile » : il a choisi la mise en place rapide d’une solution technique adaptative autorisant des développements ultérieurs.

Il privilégie un déploiement « au fil de l’eau » à travers la communication et la formation, l’expérience utilisateur et le partage d’informations entre collaborateurs. La montée en puissance a lieu au fur et à mesure des besoins de chacun.

Le SAE est tout d’abord lancé en France, Locarchives procédant à l’intégration des lots de fichiers numériques antérieurs.

Le service est ensuite proposé à chacune des filiales à l’international. Locarchives accompagne le déploiement avec des webinaires de présentation en français et anglais, qui sont proposés à des horaires adaptés selon les fuseaux horaires.

Lire notre livre blanc « En route vers l’archivage électronique »

Bénéfices

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Pratiques d’archivage homogènes partout
dans le mode

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Conformité par rapport aux exigences légales
de conservation

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Dispositif totalement personnalisé

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Un accompagnement
de A à Z sur l’ensemble
du projet

Cas clients

client Ergalis locarchives

Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye

Passage au bulletin de paye électronique pour les 4 000 intérimaires

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion

Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives

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Numérisation et archivage des contrats d’auteurs

Transfert, sécurisation des contrats originaux et mise en place d’une solution de gestion en ligne

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