Numérisation et archivage des contrats d’auteurs

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Besoins et enjeux

Cette prestigieuse maison d’édition souhaite préserver la vocation probatoires de ses contrats d’auteur originaux,
qui revêtent un caractère patrimonial et sont jusqu’ici conservés dans un coffre de banque.
Elle envisage de les dématérialiser afin d’assurer un haut niveau de disponibilité, de pérennité et de confidentialité.

40 000contrats numérisés

soit 400 000 pages

entre 5 000 & 10 000contrats

traités par an

Solutions

Enlèvement sécurisé et cadencé des contrats

Les contrats sont conditionnés en conteneurs métalliques cadenassés afin d’assurer le transfert en toute confidentialité.

Les enlèvements sont programmés par petits lots afin de pouvoir numériser en continu, sans rupture de l’activité pour les juristes.

Numérisation et hébergement des contrats électroniques

Après un test sur échantillon permettant de valider le process général et les résultats attendus, les lots de contrats sont numérisés et indexés.

Les champs d’index en erreur sont rectifiés par vidéocodage, puis les fichiers PDF sont contrôlés et intégrés dans DEXTO, le portail de gestion en ligne de Locarchives.

Consultation en ligne des contrats

Par souci de confidentialité, seuls les services juridique et archives peuvent consulter les contrats en ligne, à partir d’une simple recherche sur les index prédéfinis : n° d’ouvrage, n° de bénéficiaire, nom/prénom du signataire… L’original peut également être restitué sous 24 heures.

Archivage physique en environnement ultra sécurisé

Les contrats originaux sont reconditionnés en caissons clôs puis conservés pour une durée illimitée

(*) dans un environnement dédié et ultra sécurisé, parfaitement adapté aux documents de nature « sensible » : confidentialité, protection renforcée contre les risques de destruction, de détérioration…

(*) articles L123-1 à L123-12 du Code de la Propriété Intellectuelle.

Bénéfices

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Pérennisation des contrats originaux

  • Maintien de l’intégrité physique des originaux, qui ne sont plus consultés
  • Préservation de leur vocation probatoire
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Des contrats accessibles directement et en toute confidentialité

  • Identification simplifiée des contrats à partir des index
  • Accès partagé restreint aux seuls utilisateurs habilités

A propos de

Cette grande maison fédère plusieurs grands noms de l’édition acquis au fil des années
et propose un catalogue de plusieurs milliers de références.

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