Assainissement des fonds d’archives communales

> Conseil > Traitement documentaire

Besoins et enjeux

Cette mairie souhaite rationnaliser les volumes de ses fonds d’archives communales, optimiser leur traitement et améliorer leur disponibilité, dans le respect des règles définies par les archives publiques.

+ de 1 000mètres linéaires

d’archives traitées

30%de documents

détruits

environ 30mètres linéaires

de nouvelles archives
à traiter tous les ans

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Solutions

LOCARCHIVES accompagne ce client autour de 3 missions principales :

1. Traitement des fonds existants dans le respect de la réglementation

Une équipe de 2 archivistes, encadrés par un chef d’application, intervient pour réaliser les missions suivantes :

Analyse des inventaires existants, papier et informatisés, pour identification des données erronées et manquantes
Description détaillée des archives selon les normes métier (ISAD/G, ISAAR/CPF…), reprise des inventaires et identification du sort final à appliquer en conformité avec les instructions des Archives de France. A l’issue de cette opération 3 flux de documents sont clairement identifiés :

• Archives pouvant faire l’objet d’un bordereau d’élimination
• Archives éliminables à terme
• Archives patrimoniales

Constitution d’une base de données unique
Rédaction des bordereaux d’élimination et transmission pour accord au chef de projet de la mairie et visa de la Direction des Archives Départementale
Destruction des archives
Traitement des archives patrimoniales :

• Mise en conformité avec le plan de classement des archives communales
• Cotation définitive et implantation du fonds dans les espaces de conservation

2. Formation des correspondants archives

Réalisée par le chef d’application LOCARCHIVES, cette formation a pour objectif de :

présenter les travaux réalisés précédemment
familiariser les correspondants archives avec l’outil de gestion et de recherche des archives

3. Mission annuelle d’archivage avec les référents archives pour les nouveaux documents

Un archiviste intervient ponctuellement pour traiter les nouveaux flux :

recensement, conditionnement, indexation, cotation et rangement
rédaction du bordereau de destruction et destruction après validation

Un comité de suivi impliquant les acteurs LOCARCHIVES et le chef de projet de la mairie se réunit tout au long du projet afin de suivre la bonne réalisation de la mission, statuer sur les priorités, valider les livrables…