Audit documentaire et conception des outils de gestion documentaire

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Besoins et enjeux

Cette société HLM est confrontée à l’engorgement de ses locaux et souhaite mettre en œuvre une politique d’organisation et de gestion de ses dossiers de location.
Elle envisage tout d’abord de trouver une solution de gestion et de conservation sécurisée des fonds d’archives existants, puis optimiser son organisation documentaire à moyen terme.

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Solutions

Réalisation d’un audit et mise en évidence des lacunes du dispositif actuel

Absence de procédures et d’outils de gestion généralisés, à l’origine de nombreux doublons
Description insuffisante des boîtes d’archives, entraînant des difficultés lors de la recherche d’un document et la gestion des dates d’élimination
Méconnaissance des durées de conservation, d’où une mauvaise gestion des destructions
Manque de traçabilité du cycle de vie des documents
Sécurité et confidentialité des locaux d’archivage insuffisantes

Propositions d’axes d’amélioration ciblés

Mise en place d’outils de gestion documentaire
Définition des responsabilités et organisation de la gestion des archives
Numérisation ciblée de certains documents
Externalisation progressive des archives
Définition d’une politique d’archivage des documents électroniques

Conception des outils de gestion opérationnels, notamment la charte d’archivage

Bénéfices

Optimisation
des processus métier

grâce au partage de l’information

Maîtrise de la conformité

Les fonds d’archives sont bien identifiés et sécurisés
Les règles d’archivage sont claires et appliquées par tous
Les risques sur les documents vitaux sont maîtrisés

Optimisation des coûts d’archivage

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A propos de

Notre client est un acteur majeur du logement social en Ile de France. Ses 350 collaborateurs construisent, gèrent et réhabilitent des logements locatifs sociaux.