Audit documentaire et conception des outils de gestion documentaire

Le traitement documentaire
> Conseil

Besoins et enjeux

Cette société HLM est confrontée à l’engorgement de ses locaux et souhaite mettre en œuvre une politique d’organisation et de gestion de ses dossiers de location.
Elle envisage tout d’abord de trouver une solution de gestion et de conservation sécurisée des fonds d’archives existants,
puis optimiser son organisation documentaire à moyen terme.

Solutions

Réalisation d’un audit et mise en évidence des lacunes du dispositif actuel

  • Absence de procédures et d’outils de gestion généralisés, à l’origine de nombreux doublons
  • Description insuffisante des boîtes d’archives, entraînant des difficultés lors de la recherche d’un document et la gestion des dates d’élimination
  • Méconnaissance des durées de conservation, d’où une mauvaise gestion des destructions
  • Manque de traçabilité du cycle de vie des documents
  • Sécurité et confidentialité des locaux d’archivage insuffisantes

Propositions d’axes d’amélioration ciblés

  • Mise en place d’outils de gestion documentaire
  • Définition des responsabilités et organisation de la gestion des archives
  • Numérisation ciblée de certains documents
  • Externalisation progressive des archives
  • Définition d’une politique d’archivage des documents électroniques

Conception des outils de gestion opérationnels, notamment la charte d’archivage

Bénéfices

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Optimisation
des processus métier

  • grâce au partage de l’information
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Maîtrise de la conformité

  • Les fonds d’archives sont bien identifiés et sécurisés
  • Les règles d’archivage sont claires et appliquées par tous
  • Les risques sur les documents vitaux sont maîtrisés
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Optimisation des coûts d’archivage

A propos de

Notre client est un acteur majeur du logement social en Ile de France. Ses 350 collaborateurs construisent,
gèrent et réhabilitent des logements locatifs sociaux.

Cas clients

Mairie de Montreuil logo

Cartographie et récolement d'un fonds d’archives communales

Sécurisation des archives et optimisation des espaces de stockage

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Assainissement des fonds d'archives communales

Rationalisation des fonds existants, création des outils de gestion et traitement récurrent des nouveaux versements

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Locarchives : client Corbis

Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques

Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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