Mise en œuvre d’une stratégie de Records Management

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Besoins et enjeux

Notre client est la filiale française d’un des leaders mondiaux dans le domaine du transport et de la logistique. Il doit adapter la procédure internationale de Records Management diffusée par la holding à son propre fonctionnement ainsi qu’au cadre légal français régissant les archives.
Il charge LOCARCHIVES de réaliser un bilan de ses pratiques actuelles en matière d’archivage afin de connaître précisément ses fonds d’archives papier et électroniques. Cet état des lieux permettra de mettre en évidence les écarts par rapport à la procédure internationale de Records Management pour adapter cette dernière à la réalité française.
Un audit interne devant être mené sous 6 mois, un plan de mise en conformité devra également être proposé.

150mètres linéaires

de documents papier

800Mo

de documents électroniques

Solutions

Audit complet des pratiques d’archivage

Un consultant Locarchives interview les utilisateurs des archives de chaque service. L’audit révèle ainsi plusieurs écarts par rapport aux exigences de la procédure internationale, dont certains doivent être travaillés à court terme pour répondre aux exigences de l’audit à venir :

Responsabilités et procédures en matière d’archivage

  • Absence de politique d’archivage, de plan de classement global des documents, de procédures formalisées et généralisées
  • Conservation des documents électroniques non conforme aux exigences de l’archivage légal

Gestion des dossiers et du cycle de vie des documents

  • Méconnaissance des durées de conservation : certains documents sont conservés par défaut ou détruits prématurément
  • Manque de procédures pour les destructions, notamment sur le circuit de validation et le gel des demandes en cas de litige ou de contrôle
  • Pas de destruction confidentielle des archives à caractère sensible

Recherche et communication des archives

  • Pas de traçabilité des demandes sur les fonds archivés en interne

Cartographie des fonds d’archives

  • Recensement des types de supports par service
  • Définition du niveau de criticité éventuelle (valeur probante ou caractère «sensible»)

Rédaction du plan de mise en conformité

  • Création du calendrier de conservation des documents
  • Élaboration et application des procédures : archivage des documents en interne ou externalisation chez LOCARCHIVES, systématisation des campagnes de destruction, création des formulaires de demandes, possibilité de gel des demandes en cours…

Bénéfices

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Une vision claire et complète

des pratiques d’archivage en cours

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Un plan de mise en conformité concret

pour le respect de la procédure Records Management

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Des rôles et des procédures clairement définis

pour un fonctionnement optimal et uniforme

Cas clients

Mairie de Montreuil logo

Cartographie et récolement d'un fonds d’archives communales

Sécurisation des archives et optimisation des espaces de stockage

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Assainissement des fonds d'archives communales

Rationalisation des fonds existants, création des outils de gestion et traitement récurrent des nouveaux versements

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Locarchives : client Corbis

Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques

Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »

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Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication

Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire

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