> Archivage physique
Besoins et enjeux
Implanté au coeur de Paris, l’Institut Curie est confronté à un manque de place dans ses locaux. Augmentation considérable du volume des archives, montée des prix de l’immobilier… : autant d’éléments ayant amenés l’Institut à externaliser son archivage.
+ de 40 000conteneurs
externalisés
près de 20 kmd’archives
radiographies, dossiers patients, blocs lames…
Solutions
• Des enlèvements programmés
La réorganisation des plateaux techniques médicaux ayant généré une forte croissance des archives médicales, LOCARCHIVES propose un planning d’enlèvements hebdomadaires, puis tous les 15 jours. Cette organisation permet d’externaliser progressivement le fonds de dossiers constitué au fil des années.
A ce jour LOCARCHIVES gère près de 15 000 conteneurs pour le compte de l’Institut Curie, soit l’équivalent d’environ 8 kilomètres d’archives : dossiers radiographiques, dossiers des patients décédés et archives administratives.
• Archivage sous haute surveillance des dossiers médicaux
Parce que le respect du secret médical constitue une exigence majeure dans le secteur hospitalier, LOCARCHIVES met en œuvre toute une série de dispositions permettant d’assurer la confidentialité des données médicales personnelles : de leur prise en charge à leur restitution pour consultation, les dossiers sont sécurisés, identifiés de façon anonyme et tracés.
Les archivistes de l’Institut Curie préparent eux-mêmes les archives : tri, conditionnement et inventaire. Ainsi LOCARCHIVES ne connaît pas le contenu des dossiers.
• Gestion sécurisé en ligne dans le portail DEXTO
Les demandes de consultation sont formulées par N° de dossier à partir de DEXTO, le logiciel d’archivage sécurisé de LOCARCHIVES. Un système personnalisé de gestion des habilitations permet de filtrer les accès aux données et documents pour une confidentialité optimale.
Les services peuvent également traiter leurs demandes de rapatriement de dossiers, principalement dans le cadre des consultations programmées
Bénéfices
Secret médical respecté
Tout au long du cycle de vie des dossiers : prise en charge, gestion, archivage, consultation…
Gain de place
Des m2 supplémentaires disponibles pour l’accueil et les soins des patients
A propos de L’Institut Curie
L’Institut Curie, acteur de référence de la lutte contre le cancer, associe un centre de recherche de renommée internationale et un ensemble hospitalier de pointe qui prend en charge tous les cancers y compris les plus rares. Fondé en 1909 par Marie Curie, l’Institut Curie rassemble sur 3 sites (Paris, Saint-Cloud et Orsay) 3 300 chercheurs, médecins et soignants autour de ses 3 missions : soins, recherche et enseignement. Fondation privée reconnue d’utilité publique, l’Institut Curie est habilité à recevoir des dons et des legs, et peut, grâce au soutien de ses donateurs, accélérer les découvertes et ainsi améliorer les traitements et la qualité de vie des malades.
Cas clients
Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques
Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »
Gestion externalisée de la bibliothèque de prêt
Transfert, conservation sécurisée et gestion quotidienne de la bibliothèque
Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication
Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire
Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion
Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives