Automatisez, optimisez ! Gagnez en efficacité grâce à la dématérialisation de vos processus RH

08.03.2018 > avis-dexperts

La gestion administrative représente une part importante de l’activité quotidienne d’un service Ressources Humaines. Le parcours professionnel d’un salarié, dès le sourcing jusqu’à la sortie du salarié, implique l’exploitation de nombreux documents et informations.
Ces tâches, répétitives et à faible valeur ajoutée, constituent une lourde charge qui peut facilement se transformer en un formidable vecteur d’optimisation pour votre service !

Comment booster l’efficacité de votre équipe RH en intégrant l’automatisation de vos processus métier ? Nous vous proposons de le découvrir en suivant le parcours de Madame Leroy, candidate au poste d’assistante commerciale.

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automatisation processus recrutement

Recrutez vite et bien en automatisant la gestion de votre recrutement

Premier processus des Ressources Humaines, le recrutement demande une grande réactivité pour attirer et sélectionner les bons profils. Vous identifiez et centralisez toutes les candidatures potentielles dans un dossier unique et les partagez avec les personnes concernées afin de fluidifier la phase d’analyse et de sélection des profils. Vous pouvez également automatiser l’envoi des convocations à un entretien, la confirmation des rendez-vous, la notification de refus à un candidat…
Ainsi, vous gagnez un temps considérable dans la gestion de ce processus et êtes à même de prendre une décision rapide.

A l’issue de cette phase de sélection, vous confirmez l’embauche de Madame Leroy. Voyons comment vous pouvez aller plus loin dans l’automatisation de vos processus métier.

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Gagnez en agilité et en conformité : dématérialisez le contrat de travail de Madame Leroy grâce à la signature électronique

Dans le cas d’un contrat de travail papier, le processus de signature peut prendre plusieurs jours, le temps d’envoyer le contrat par courrier et de le recevoir signé par le candidat.
Grâce à la signature électronique, Madame Leroy est informée par email que son contrat est en attente de signature. Elle se connecte à l’application à partir de n’importe quel appareil, même en déplacement ou en congés, et cela de façon totalement sécurisée. Elle n’a plus qu’à relire et soit signer électroniquement son contrat, soit vous faire part de ses remarques. De votre côté, les collaborateurs RH suivent facilement l’avancement du processus.

Le délai de contractualisation est ainsi considérablement réduite, pour une satisfaction optimale de part et d’autre, et en toute sécurité !
Et ça n’est pas fini… Madame Leroy arrive dans l’entreprise dans un mois. Comment vous préparer ?

Réussissez l’intégration de Madame Leroy

L’onboarding est l’occasion de faire bonne impression à votre nouvelle recrue. Accueillie dans de bonnes conditions, Madame Leroy sera efficace rapidement, plus motivée, et moins susceptible de rompre sa période d’essai. Vous avez donc tout intérêt à soigner son intégration… Comment être prêt le jour J ?

La mise en place de formulaires informatisés permet de recueillir efficacement et en ligne tous les documents et informations nécessaires, et de vérifier leur complétude. L’ensemble est ensuite accessible en ligne aux différents collaborateurs RH habilités. Le tout dans le respect de la protection des données personnelles telles qu’exigée par le RGPD, puisque vous formalisez le recueil du consentement de Madame Leroy. Votre entreprise ayant mis en œuvre la dématérialisation de la paie, elle peut, le cas échéant, exprimer son refus de recevoir ses bulletins de paie au format numérique en cochant simplement une case dans un formulaire. L’information sera transmise automatiquement et prise en compte par la plateforme de dématérialisation des bulletins de paie.

Vous pouvez également automatiser la transmission d’informations très diverses à la nouvelle embauchée : mutuelle, prévoyance, règlement interne…, et planifier les rendez-vous d’intégration, aussi bien en interne qu’en externe (visite médicale…). Enfin, vous pouvez notifier l’ensemble des services concernés de l’embauche de Madame Leroy et leur assigner les tâches qui leur reviennent :

  • les services généraux pour la préparation du poste de travail, du badge, du véhicule… le service informatique pour la préparation du poste informatique, création des droits d’accès, de l’adresse email et communication du login et mot de passe sans oublier le service commercial dans lequel Madame Leroy va travailler, qui doit s’organiser, préparer des dossiers…
  • le service informatique pour la préparation du poste informatique, création des droits d’accès, de l’adresse email et communication du login et mot de passe sans oublier le service commercial dans lequel Madame Leroy va travailler, qui doit s’organiser, préparer des dossiers…
  • sans oublier le service commercial dans lequel Madame Leroy va travailler, qui doit s’organiser, préparer des dossiers…

Vous suivez ensuite très simplement l’état d’avancement de toutes ces tâches, programmez des relances automatiques en cas de retard, et pouvez prévoir leur attribution à un autre collaborateur en cas d’absence.
Enfin, la création du dossier salarié de Madame Leroy est elle aussi automatisée, et les différents documents versés au fur et à mesure dans le sous-dossier pré-paramétré au préalable.

Un mois après… vous transmettez à Madame Leroy son premier bulletin de paie

Les collaborateurs RH préparent les éléments de paie dans votre SIRH. Ces derniers sont transférés vers une plateforme de dématérialisation qui prend en charge tous les traitements : signature, horodatage… versement de l’exemplaire salarié dans son coffre-fort personnel et de l’exemplaire entreprise dans votre système d’archivage électronique.
Madame Leroy reçoit une notification de mise à disposition de son bulletin, qu’elle peut consulter et télécharger très simplement à tout moment depuis son coffre ou le CPA, même après avoir quitté l’entreprise, et en toute sécurité.
De votre côté, vous réalisez un réel gain de temps grâce aux traitements et à la diffusion en masse des bulletins de paie, et cela en toute conformité puisque l’ensemble des opérations sont tracées. Fini le temps passé à envoyer par la Poste ou distribuer les bulletins en mains propres à l’ensemble du personnel !

Gestion des congés, des notes de frais, des entretiens annuels, de la formation… tous les processus RH peuvent être automatisés, jusqu’à la rupture du contrat.

N’attendez plus pour passer à la dématérialisation RH et optimisez le fonctionnement de votre service :

  • Gérez moins de papier et perdez moins de temps à chercher et exploiter l’information
  • Fluidifiez les tâches RH récurrentes et chronophages et gagnez en réactivité
  • Limitez les sources d’erreurs
  • Facilitez le partage et les échanges
  • Améliorez la traçabilité de l’ensemble des actions réalisées
  • Maîtrisez votre conformité par rapport à vos obligations légales : conservation des documents, RGPD…

Accédez aux autres articles de la lettre d’information n° 15 – mars 2017

Objectif RGPD : Ressources Humaines, protégez vos données à caractère personnel !

Transformation digitale et Ressources Humaines : comment concilier optimisation, sécurité et conformité ?

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