Transformation digitale et Ressources Humaines : comment concilier optimisation, sécurité et conformité ?

Experts en traitement documentaire
15.02.2018 > avis-dexperts

Retraçant les étapes qui jalonnent la vie professionnelle d’un salarié, le dossier du personnel est au cœur de l’activité des Ressources Humaines : recrutement, contractualisation, onboarding, paie, gestion des congés, formation… Le tenir à jour, s’assurer de sa complétude et de l’intégrité des documents numériques / papier, conserver chaque dossier dans un environnement conforme… autant d’enjeux majeurs qu’un service RH doit relever tout en exerçant son cœur de métier.

2 décideurs RH sur 3 voient l’introduction du digital dans la gestion de leurs processus documentaires comme une réelle opportunité pour faciliter les tâches de production, de manipulation, de classement… et se focaliser sur des missions plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée (*).

Si passer au numérique offre de réelles perspectives d’optimisation, encore faut-il choisir les bons outils et vérifier dans quelles mesures ils correspondent à vos besoins en matière de gestion et de conformité.

Comment optimiser vos processus métiers tout en rationalisant la gestion de vos dossiers du personnel ?

Un dossier salarié peut regrouper plus de 70 types de documents différents ! Avec la GED, conçue pour la gestion courante, le service RH recense et centralise tous les documents, numériques et/ou papier, dans un dossier du personnel unique, afin d’en avoir une vision à 360°.

La GED facilite également l’exploitation des documents au quotidien par le service du personnel, dès leur création jusqu’à leur archivage, à partir duquel ils seront figés. Les collaborateurs RH peuvent les modifier, créer plusieurs versions, travailler de façon collaborative, les classer, les détruire…

Des fonctions de capture, de workflows, d’automatisation des tâches, de signature électronique… permettent de fluidifier et de fiabiliser vos processus métier, en connexion avec votre SIRH : recueil d’informations via des formulaires, alertes sur les documents ou données à mettre à jour, organisation des circuits de validation (congés, notes de frais…) et de signature, affectation des tâches aux différents services afin de préparer l’intégration d’un collaborateur…

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Comment maîtriser vos risques et assurer la confidentialité, la sécurité et
la pérennité de vos documents ?

De nombreux documents RH, tels que contrats et avenants, courriers d’embauche, de licenciement ou de démission, exemplaires entreprise des bulletins de paie… ont une vocation probatoire et doivent être conservés, parfois pour une durée illimitée. Sans oublier le respect des dispositifs liés à la protection des données personnelles dans le cadre du RGDP : droit à l’oubli, limitation du traitement… Bien au-delà du simple « stockage », archiver implique :

  • D’assurer la pérennité des documents probatoires, c’est-à-dire les conserver durant la durée légale applicable de façon qu’ils restent lisibles et intelligibles et ne puissent être détruits avant l’échéance
  • De préserver leur intégrité et leur authenticité, c’est-à-dire de s’assurer qu’ils ne soient pas modifiés ou falsifiés
  • D’organiser leur disponibilité tout en respectant les règles de confidentialité, afin de pouvoir fournir un document original à titre de preuve en cas de contrôle URSSAF, d’une reconstitution de carrière, ou de litige devant un tribunal… Les indexer en amont s’impose pour pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin.

L’archivage concerne à la fois les dossiers papier et numériques, qui doivent être gérés dans un dispositif commun afin de faciliter leur exploitation. 
Dans le monde du papier, un document rangé dans une armoire ou un local dédié est considéré comme archivé, et son caractère original est rarement contesté.
Dans le monde numérique, les moyens à mettre en œuvre sont plus complexes, et la confiance se construit au fur et à mesure que les technologies et la réglementation évoluent. La plupart des solutions de GED du marché intègrent une brique d’archivage… Encore faut-il savoir ce qui se cache derrière les services proposés.

L’archivage probatoire des documents numériques et des éléments de preuve nécessite de recourir à un Système d’Archivage Electronique (SAE) répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Il intègre des fonctions d’horodatage, de journalisation… sans oublier les migrations régulières de supports et de formats de fichiers. Cela implique de mettre en place et de maintenir des infrastructures techniques et informatiques afin de garantir pérennité, intégrité, sécurité et traçabilité… sans oublier la réversibilité qui est une clause obligatoire dans un contrat de SAE.

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GED et SAE, la synergie gagnante pour concilier agilité documentaire et maîtrise des risques

Vous l’avez compris, à chacun son rôle : gestion courante et collaborative pour la GED, intégrité, pérennité et préservation de la preuve pour le SAE.

Gérer vos documents sans maîtriser les risques associés n’a aucun sens. Créer une réelle synergie entre les deux outils est le seul moyen de tirer le meilleur parti des fonctionnalités propres à chacun, sans oublier les interactions avec le SIRH, qui reste souvent le point d’entrée des collaborateurs RH. Bien que le dispositif d’archivage soit le dernier maillon de la chaîne documentaire, vous avez tout à gagner à l’intégrer dès le démarrage de votre projet de dématérialisation, afin d’automatiser les versements de vos documents depuis la GED et faciliter leur consultation. En matière de gestion de documents, l’intégration créé la fluidité et renforce la sécurité.

(*) source Markess 2016

Accédez aux autres articles de la lettre d’information n° 15 – mars 2017

Automatisez, optimisez ! Gagnez en efficacité grâce à la dématérialisation de vos processus RH

Objectif RGPD : Ressources Humaines, protégez vos données à caractère personnel !

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