Réagir en cas de crise : L'importance d’une gestion documentaire tracée et maîtrisée

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13.02.2018 > avis-dexperts

La gestion du risque en entreprise…

L’actualité récente d’un géant de l’industrie agroalimentaire confronté à une situation de crise majeure nous rappelle toute l’importance d’identifier, tracer, conserver les bons documents, au format numérique et papier.

Les entreprises sont exposées à une multiplicité de risques (économiques, techniques, technologiques, humains, réglementaires, environnementaux, sociaux, informationnels, informatiques, etc.) qu’il n’est pas toujours possible d’anticiper et qui peut avoir des conséquences dommageables : dégradation de l’image de marque, de la réputation, perte de marchés, de savoir-faire, de crédibilité, répercussions économiques… voir remise en cause de la continuité de son activité.

Certains secteurs d’activité sont plus exposés que d’autres car leur métier est particulièrement sensible, c’est par exemple le cas de l’industrie pharmaceutique, aéronautique, de la chimie, du secteur énergétique, de la santé ou bien de l’agroalimentaire. En cas de crise majeure, ce sont l’ensemble des processus de l’entreprise qui seront passés au crible afin d’identifier les failles éventuelles : R&D, achats, production, qualité, maintenance, distribution… C’est pourquoi il est indispensable d’être en capacité de produire les documents, informations et pistes d’audit, permettant de documenter toute la chaîne de responsabilité. Pour cela, il faut anticiper !

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… repose notamment sur une stratégie efficace de gestion documentaire

En effet, une bonne gestion documentaire ne permet pas d’éviter la crise, mais d’amortir ses effets. L’entreprise concernée prouve ainsi qu’elle gère son activité « dans les règles de l’art » et met toutes les chances de son côté. Cela va bien au-delà du simple respect des durées légales de conservation des documents, première étape dans la maîtrise ses risques.

dématérialisation des factures

Mode d’emploi pour une bonne gestion documentaire

Une bonne gestion documentaire passe par les étapes suivantes :

  • Identifier les documents clés propres à l’activité de l’entreprise, y compris les emails,
  • Mettre en œuvre : La pérennité des documents et données associées, numériques et physiques / Leur intégrité afin de protéger les documents de tout risque de falsification / La traçabilité des actions réalisées sur toute la chaîne de traitement / La conformité des outils mis en œuvre et des modes de gestion des documents (durées de conservation) / La continuité d’activité, en intégrant le volet documentaire dans un plan de continuité d’activité

En pratique… comment concilier gestion quotidienne de l’activité et maîtrise des risques ?

Comment mettre en œuvre un dispositif permettant à la fois d’être efficace au quotidien et de prendre en compte les besoins de conformité ? Une solution globale et intégrée associant GED (Gestion Electronique des Documents) et SAE (Système d’Archivage Electronique) répond à cet objectif, sans oublier le référencement et l’indexation des documents papier.

Adaptée à la gestion courante, la GED permet aux collaborateurs de modifier, classer et détruire les documents, de créer des versions, de travailler de façon collaborative. Tous les documents, numériques et physiques, sont identifiés et centralisés dans un dossier. Capture, workflows… permettent d’automatiser certains processus, en lien avec les SI en place. Toutes les opérations sur les documents et les données sont tracées, jusqu’au versement dans le système d’archivage, moment à partir duquel ils ne peuvent plus être détruits.

Le SAE est l’équivalent de vos salles d’archives physiques pour vos documents originaux numériques, qui portent une valeur légale. Il est donc conçu pour l’archivage probatoire des documents numériques et répond à quatre objectifs : assurer la pérennité des documents probants, préserver leur intégrité et leur authenticité et organiser leur disponibilité tout en respectant les règles de confidentialité. Un SAE certifié NF Z 42-013 intègre notamment des fonctions d’horodatage, de journalisation des éléments de preuve… autant d’éléments déterminants lorsqu’il s’agit d’apporter la preuve.

En conclusion : GED et SAE ont chacun un rôle distinct et complémentaire. Gérer ses documents sans maîtriser les risques associés n’a aucun sens. C’est pourquoi il est indispensable de les faire cohabiter pour créer une réelle synergie entre les deux. Cela permet de disposer d’une chaîne de traçabilité complète sur l’ensemble du cycle de vie des documents et des données, ce qui implique de couvrir l’ensemble des services et processus concernés, qui sont chacun un maillon de cette chaîne. En matière de gestion de documents et de maîtrise des risques, l’intégration créé la fluidité et renforce la sécurité. Encore faut-il avoir identifié les documents et leurs enjeux.

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