RGPD : Locarchives vous accompagne dans votre démarche de mise en conformité

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08.03.2018 > avis-dexperts

Vous avez très certainement déjà déployé une organisation documentaire et des outils de gestion associés au sein de votre entreprise.

Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO), créer un registre des traitements… font partie des actions préconisées par la CNIL dans le cadre du RGPD. Toutefois, cela ne vous affranchit pas de réfléchir plus largement à votre politique de gestion de documents et d’archives, pierre angulaire de votre dispositif de mise en conformité.

LOCARCHIVES, en tant que prestataire de services documentaires, s’engage à vos côtés et vous propose un accompagnement global, dans une double optique de conformité et d’efficacité.

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1. Archivage papier et RGPD : un accompagnement personnalisé de mise en conformité

Connaître précisément vos fonds d’archives, internes et/ou externalisés, savoir exactement quels documents contiennent des données personnelles : cette démarche est un préalable indispensable avant de concevoir un plan d’actions adapté à votre situation.

Nos consultants, experts en archivistique ou juristes, vont aident à réaliser un audit de tous les traitements réalisés sur vos documents : collecte, indexation, classement, archivage, consultation, destruction…, ainsi qu’une analyse de risques. Ce bilan sert de base à la conception d’un plan d’actions adapté à vos besoins en fonction du niveau de risque encouru. Ils élaborent enfin vos outils de gestion documentaire : plan de classement, validation des durées de conservation applicables… afin de pérenniser votre stratégie dans le temps.

Après avoir établi un état des lieux, nos archivistes effectuent le traitement de vos fonds documentaires, sur la base des préconisations des consultants. Ils trient et analysent vos dossiers afin d’identifier clairement les documents contenant des données personnelles pour qu’ils soient facilement repérables en cas de besoin. En parallèle, ils structurent vos dossiers en fonction de votre plan de classement et les dépolluent de tous documents inutiles ou obsolètes : doublons, copies, documents dont la conservation n’est plus justifiée. Ces derniers, ainsi que les métadonnées associées, seront détruits selon un processus sécurisé.

Les archivistes indexent également vos documents dans DEXTO, votre outil de gestion en ligne, qu’il s’agisse de documents conservés dans vos locaux ou salles d’archives, ou externalisés chez LOCARCHIVES.

2. Une plateforme globale et intégrée au service de la maîtrise de vos risques

Notre plateforme intègre l’ensemble des briques indispensables à la maîtrise du cycle de vie de tous vos documents : création – gestion – consultation – collaboration – signature – échanges – diffusion – archivage probatoire (numérique et physique) – destruction

Cette intégration, doublée d’une connexion à vos propres systèmes d’informations (ERP, SIRH CRM…), est un facteur clé de réduction des failles de sécurité et de fluidité optimale. Vous conciliez ainsi maîtrise de vos risques et performance dans la gestion de vos documents et processus métiers.

Les deux composants principaux de la plateforme : GED et Système d’Archivage Electronique (SAE) , prennent en compte les exigences du RGPD, qu’il s’agisse des documents et/ou des métadonnées associées.

Gestion Electronique des Documents et RGPD

D’une part, la GED permet de centraliser vos documents et données, et de gérer les traitements associés dans le respect des exigences du règlement : droit d’accès, de rectification et d’oubli, portabilité, conditions de sécurité… Elle contribue également à identifier les données personnelles, à réduire le temps de recherche et d’accès aux documents, et permet d’assurer la transparence, la traçabilité et le reporting.

D’autre part, la mise en œuvre de processus de conformité est un outil précieux pour le DPO, qui peut automatiser certaines tâches. Lors du traitement de la demande de suppression d’une donnée émanant d’un client par exemple, il peut programmer l’envoi d’une notification automatique de prise en compte de la demande. Grâce à un workflow, il peut ensuite attribuer la demande à un responsable du traitement, et être notifié, ainsi que le demandeur, dès la réalisation effective de la suppression.

Découvrez notre solution GED

En savoir plus sur la complémentarité entre GED et Archivage Electronique

Système d’Archivage Electronique et RGPD

L’intégrité et la confidentialité sont évidemment des éléments clés pour la protection des données à caractère personnel. La constitution de journaux de preuve permet de tracer l’ensemble des opérations réalisées à partir du versement d’une archive. Le SAE de LOCARCHIVES, 100 % made in France, est certifié NF 461. Cela permet de garantir le respect des exigences de pérennité, d’intégrité, de réversibilité et de sécurité, à travers la mise en œuvre de moyens techniques et organisationnels adéquats, pour protéger les données des risques potentiels.

Enfin, le module de gestion du cycle de vie permet de mettre en œuvre votre politique d’archivage et d’appliquer les durées de conservation, afin d’identifier facilement les documents pouvant être détruits dans le cadre du droit à l’oubli.

Etre conforme au RGPD nécessite la gestion globale et hybride des documents et données à travers une plateforme intégrée qui permet d’automatiser les processus, de tracer et de sécuriser les informations. Il devient urgent de mettre en place cette gestion en vue l’échéance RGPD qui approche…

Découvrez notre solution archivage électronique

Accédez aux autres articles de la lettre d’information n° 15 – mars 2017

Retour d’expérience RGPD : traitement et mise en conformité des dossiers de crédit

Focus : Le règlement RGPD et la protection des données à caractère personnel

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