Numérisation des documents : réussir votre projet pour gagner en performance

11.09.2017 > avis-dexperts

Optimiser son organisation, gagner en efficacité et faire des économies… autant de préoccupations au coeur de tous les services de l’entreprise.

A l’heure de la transition numérique, la tendance de fond est à la dématérialisation des processus métiers de l’entreprise : produire, recevoir et échanger des documents électroniques. Les bénéfices sont bien réels… à condition d’intégrer dans votre démarche les documents papier, toujours bien réels eux aussi !

Qu’il s’agisse des dossiers retraçant votre activité passée : factures fournisseurs et clients, dossiers du personnel, dossiers clients, dossiers médicaux, contrats… ou des nouveaux flux échangés, la numérisation des documents est une étape indispensable dans une stratégie plus large de dématérialisation.

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Numérisation des documents : une approche stratégique autant qu’une question de matériel

Nous vous avons déjà parlé des idées reçues répandues sur la numérisation des archives dans un article précédent : « Numérisation, 5 idées reçues qui ont la vie dure ».

En résumé… vouloir numériser tous les documents est coûteux… et souvent inutile ! En effet, pourquoi numériser un dossier ou un document : qui n’est jamais consulté ? qui n’a pas besoin d’être mis à jour ? qui n’a pas besoin d’être disponible immédiatement ? qui n’a pas besoin d’être partagé ?

A l’inverse, certains dossiers ou pièces d’un dossier exigent des niveaux de services plus élevés :

  • consultation très fréquente
  • besoin d’accès immédiat et/ou partagé par plusieurs personnes ou services, parfois situés sur plusieurs sites
  • besoin de disposer d’une information complète et fiable, ce qui nécessite des mises à jour régulières : nouveaux courriers, pièces justificatives, avenants…

Enfin, dans le prolongement de l’article 1379 du Code Civil et de son décret d’application du 05 décembre 2016, et avec l’arrivée de la nouvelle norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle, numériser permet également de détruire les originaux papiers. Cela devient possible lorsque le procédé utilisé respecte un certain nombre d’exigences et permet de constituer des copies fiables qui seront pérennisées dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.

Seule une approche personnalisée permet de déterminer ce qui doit être numérisé, et comment, en fonction de la typologie de vos documents, de votre organisation et de votre activité. Aujourd’hui, il ne s’agit plus d’opposer le numérique au papier, mais d’organiser la cohabitation harmonieuse entre les deux supports afin de tenir compte de la réalité, voir de créer un même document dans les deux formats.

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Mener un projet de numérisation : l’opportunité de  rationaliser vos documents

Numériser un fonds de dossiers est une formidable opportunité d’analyser votre fonctionnement pour optimiser votre organisation. Cela implique de connaître le contenu des dossiers et l’usage qu’en ont vos collaborateurs : structure des dossiers, typologies et formats de documents, fréquence de consultation, délai de mise à disposition attendu, besoins et fréquence de mise à jour…

L’analyse d’un échantillon de dossiers permet de formaliser les procédures de traitement lors de l’opération de numérisation. Elle renseigne également sur la qualité et la complétude du contenu : présence de documents inutiles (versions intermédiaires de travail, doublons, triplons…) et, à l’inverse, absence de documents indispensables (original du contrat et des avenants, pièces justificatives…). Dans ce dernier cas, c’est la maîtrise du risque de l’entreprise qui est en jeu, avec le non-respect de ses obligations légales de conservation.

Ce travail préparatoire sert de base à la mise en place des procédures de gestion adaptées à tous vos documents, physiques et numériques, passés et à venir. Il permet également de choisir la solution de numérisation adaptée par typologies de documents. En effet, avec l’évolution de la législation et des normes sur la fiabilité des copies numériques (NF Z42-026), plusieurs possibilités s’offrent à vous.

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Exemple : projet de numérisation : dossiers du personnel dans un service Ressources Humaines

La gestion des dossiers du personnel fait partie du quotidien des collaborateurs RH : mise à jour des dossiers, recherche d’un document ou d’une information… Ces tâches à faible valeur ajoutée sont chronophages si l’on considère qu’un dossier du personnel est constitué en moyenne de 70 documents représentant environ 90 typologies documentaires différentes !

Par ailleurs, le service RH traite au quotidien des données sensibles et vitales qui obéissent à des obligations législatives fortes : confidentialité, droit à l’oubli, durées de conservation … d’où la nécessité de maîtriser les risques tout en facilitant la gestion courante. En partant de ce double besoin, une stratégie associant numérisation ciblée et archivage physique permet de répondre aux besoins du service RH, en offrant le niveau de service adapté tout en optimisant les coûts.

Certains types de documents sont nécessaires à un instant donné et doivent être conservés au titre de la preuve, mais ne seront ensuite plus utilisés au quotidien par les collaborateurs RH.
Par exemple, un salarié doit fournir des pièces justificatives lors de son embauche : RIB, papiers d’identité, certificats de travail antérieurs, fiche de renseignements, extrait de casier judiciaire… Une fois le processus de recrutement clos, ces documents n’ont pas vocation à être consultés. En fonction de l’ancienneté du dossier, on peut considérer que l’archivage physique de ces documents répond totalement au besoin de les sécuriser et d’y accéder si besoin dans la journée par exemple.

A l’inverse, la lettre d’embauche, le contrat de travail… sont des documents engageants pour l’entreprise. Pouvoir y accéder rapidement, pour vérifier une information par exemple, est indispensable pour les RH. Grâce à la numérisation, ces documents seront accessibles directement en ligne, tout en préservant la confidentialité de l’information. Pour les dossiers des dirigeants, il est possible d’envisager une numérisation fidèle NF Z 42-026 afin de diversifier les risques en conservant les originaux papiers et les copies numériques, tout en facilitant le travail des RH au quotidien.

Enfin, que faire des dossiers des anciens collaborateurs ? Il est recommandé de conserver le dossier individuel d’un salarié à minima durant toute sa présence dans l’entreprise. Une solution d’archivage sécurisé répond aux obligations de l’entreprise : préservation de l’intégrité physique des documents et respect de la confidentialité de l’information. Dans ce cas la numérisation représente une charge financière, sans apporter de bénéfice réel.

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numerisation des dossiers médicaux

Exemple : projet de numérisation : dossiers médicaux d’un hôpital

Au cœur de l’activité quotidienne d’un hôpital, le dossier médical patient est indispensable à la qualité des soins délivrés aux patients. Il représente des enjeux considérables : sécurité et disponibilité des données, partage entre professionnels de santé, confidentialité accrue…

En cas d’hospitalisation ou d’admission aux urgences : le dossier du patient doit être accessible immédiatement et en permanence pour assurer une prise en charge efficace. De plus l’information doit être complète et à jour. Dans ce contexte, la numérisation répond au niveau de service attendu par le personnel médical.

Lors d’une consultation : dans ce cas le délai de mise à disposition est connu à l’avance, ce qui permet largement de rapatrier le dossier physique archivé chez un prestataire. Les nouveaux documents sont intégrés physiquement au fur et à mesure ou disponibles en ligne.

En cas de décès d’un patient : le dossier doit être conservé au moins 20 ans à compter du dernier passage dans l’établissement, ou 10 ans après la date du décès. En cas de contentieux, il doit être mis à disposition sous 8 jours (dossier récent) ou 2 mois (dossier dont la dernière pièce remonte à 5 ans). La conservation au format papier répond aux objectifs de conformité des établissements de santé. Numériser la totalité de l’historique des dossiers inactifs ne présente aucun intérêt opérationnel, et coûte beaucoup plus cher que l’archivage physique des dossiers… L’historique des dossiers médicaux d’un hôpital de taille moyenne représente plusieurs kilomètres linéaires de documents à numériser !

Une solution peut être de numériser les nouveaux dossiers au fil de l’eau et de reprendre la partie la plus récente de l’historique, par exemple jusqu’à 2 ans.

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Est-il en mesure de traiter tous les types de numérisation ?

  • numérisation standard de documents
  • numérisation patrimoniale
  • numérisation probatoire et fidèle
     

Les prestations réalisées sont-elles certifiées conforme ?

  • NF Z42-013 pour la numérisation probatoire
  • NF Z42-026 pour la numérisation fidèle
  • Agrément Hébergeur de Données de Santé
     

Dispose-t-il des certifications nécessaires pour l’archivage de vos documents ?

  • NF 461 pour l’archivage probatoire des documents numérisés (NF Z42-13)
  • NF Z40-350 pour vos documents physiques
     

Peut-il vous accompagner de A à Z sur votre projet de numérisation ?

  • Conception de votre solutions personnalisée en fonction de vos enjeux et objectifs
  • Intégration de toutes les étapes de traitement, de la prise en charge des documents jusqu’à la solution d’archivage, numérique et physique
     

Est-il capable de déployer lui-même cette solution ?

  • Numérisation en masse de tous vos documents ou ciblée
  • Reprise d’un historique de dossiers (numérisation des archives) et/ou des nouveaux flux de documents
  • Formats de vos documents et dossiers : A0 (plans), A2 (livres), A4, photos…
  • Numérisation dans ses centres internes ou dans vos locaux
  • Missions ponctuelles ou au long cours
  • Préservation de la confidentialité
  • Maintien de la disponibilité des documents en cours de traitement pour préserver la continuité d’activité
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