Livre blanc : Numérisation fidèle et destruction des originaux

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11.09.2017 > documents-utiles

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La transformation digitale pousse les entreprises à réorganiser leur gestion documentaire en profondeur. Contrats, factures, courriers, dossiers du personnel… organiser ces milliers de flux entrants et sortants représente un véritable défi lorsqu’il s’agit de concilier performance, rentabilité et maîtrise des risques.

Dans ce contexte de dématérialisation massive, la numérisation fidèle ouvre de nouvelles perspectives. Est-elle pour autant un blanc-seing pour la destruction systématique des originaux papier ?

L’objectif de ce livre blanc est d’apporter aux décideurs une vision claire et synthétique de l’évolution réglementaire et normative relative à la copie fiable et à la numérisation fidèle, afin de décider de manière avisée de la suppression ou de la conservation de leurs originaux et d’organiser la gestion hybride de leurs documents.

Ce livre blanc s’articule autour de 3 questions :

1.Qu’entend-on par « original », « copie fiable  » ?

Ce livre blanc posera des éléments de définition pour bien comprendre de quoi il s’agit d’un point de vue réglementaire et normatif. Nous verrons dans quelle mesure il est possible désormais de détruire les originaux sur support papier, grâce à la nouvelle norme NF Z42-026. Nous nous attarderons sur le tournant marqué par cette nouvelle norme en expliquant de façon précise son périmètre.

2. Peut-on aujourd’hui réellement détruire des originaux sur support papier ?

Nous verrons que l’évolution normative permet de décider de la destruction d’originaux mais sous condition. Nous développerons ici les stratégies à mettre en œuvre pour optimiser sa gestion documentaire tout en maîtrisant ses risques. Le livre blanc expliquera notamment comment déployer une numérisation fidèle à l’aide de cas d’usage, couvrant la plupart des configurations de numérisation rencontrées par les entreprises.

3. Pourquoi et comment être accompagné dans sa démarche de numérisation ?

Nous montrerons que piloter avec efficacité sa transformation digitale et la dimensionner au regard de ses besoins nécessitent souvent un accompagnement expert. Nous expliquerons ainsi comment le recours à l’externalisation permet d’appréhender le numérique avec une vision réaliste et opérationnelle, pour offrir encore plus d’agilité aux entreprises.
Enfin, ce livre blanc présentera quelques recommandations pour choisir en toute confiance un partenaire expert capable d’adresser l’ensemble des besoins documentaires des entreprises.

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