Dématérialisation : comment assurer la sécurité des échanges ?

27.09.2016 > avis-dexperts

Factures clients, factures fournisseurs, contrats, fiches de paie… que vos flux soient entrants ou sortants, des solutions existent pour les dématérialiser en toute sécurité. Petit tour d’horizon…

La dématérialisation des documents de l’entreprise répond actuellement à une tendance profonde chez les entreprises : la recherche de l’optimisation de leur organisation et de leurs processus. Les récentes évolutions des législations française et européenne ouvrent la porte à la généralisation de la dématérialisation des flux, tout en l’encadrant par l’exigence du respect de certaines normes.

Une opportunité : quand le droit facilite la dématérialisation des flux

Au niveau européen, le règlement e-IDAS est entré en application depuis le 1er juillet 2016, avec pour conséquence l’impossibilité de refuser l’envoi d’un document au format dématérialisé. La réforme du Code Civil français, avec l’ordonnance du 10 février 2016 (entrée en vigueur le 1er octobre 2016), introduit d’importantes innovations en matière de droit des contrats, des obligations et de la preuve.

Plus récemment, la loi El Khomri a partiellement transposé ce principe dans le droit français tout en réduisant le champ d’application aux à la dématérialisation des fiches de paie. Dès le 1er janvier 2017, celles-ci pourront être fournies au format électronique par défaut, sauf si le salarié s’y refuse expressément. De même pour les pièces justificatives d’une facture (devis, bon de commande…) : le remplacement d’un original papier par une copie électronique est autorisé si cette dernière est scannée et archivée de façon conforme.

Le besoin des entreprises : dématérialiser leurs flux tout en sécurisant leurs échanges

Dans leur recherche d’une efficacité accrue, les entreprises entendent bien surfer sur ces nouvelles opportunités pour dématérialiser leurs flux documentaires entrants et sortants. Toutefois, nombre de leurs documents contiennent des informations confidentielles (fiches de paie, dossiers médicaux…) et/ou sont engageants (contrats de travail, contrats commercial, devis…). Pour sécuriser ces documents, leur dématérialisation doit donc s’effectuer dans le respect des obligations légales (durée de conservation par exemple) et des exigences normatives :

  • Intégrité : le document ne doit pas être modifiable, grâce à l’ajout d’un certificat de scellement ou de signature.
  • Pérennité : le document doit être enregistré dans un format durable (PDF, XML ou EDI) et sur un support d’archivage sécurisé (plateforme d’archivage à vocation probatoire).

Les solutions de dématérialisation recherchées par les entreprises

Pour dématérialiser leurs flux, les entreprises ont rompu avec le développement en interne de solutions applicatives métiers qui nécessite beaucoup de temps et mobilise trop de ressources. Elles préfèrent aujourd’hui des solutions « time to market », c’est-à-dire prêtes à l’emploi et rapidement déployables, qui leur permettent de répondre immédiatement et sans investissement à leur problématique de dématérialisation.

C’est pour répondre à ce besoin de LOCARCHIVES et DPii associent leurs expertises et proposent une solution globale et sécurisée de dématérialisation, d’échange et d’archivage des documents. La plateforme EDC (DPii), associée au système d’archivage électronique de Locarchives, permet de traiter toute la chaîne de dématérialisation :

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  • transmission, horodatage et signature des documents numériques,
  • archivage électronique à vocation probatoire…

Cette solution totalement intégrée est disponible en mode SaaS et permet aux entreprises de dématérialiser tout ou partie de leurs flux, en l’espace de 1 à 3 mois.

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Dématérialisation des flux : quelques exemples d’application

L’utilisation que font les entreprises clientes de LOCARCHIVES de la plateforme EDC donne une bonne idée des possibilités offertes par la dématérialisation des flux, qu’ils soit entrants ou sortants, et de la rapidité avec laquelle cette dématérialisation peut être effectuée.

visuel dematerialisation exemple application 1

Le groupe FPLP (Franprix et Leader Price)

utilise la plateforme EDC pour dématérialiser et gérer les factures électroniques envoyées par ses 2 500 fournisseurs. La plateforme récupère les informations présentes dans les factures (numéro du bon de commande, montant HT et TTC, code magasin…) et est connectée avec les applicatifs métiers internes en charge du règlement.

Le constructeur de motocycles Yamaha a dématérialisé en seulement 30 jours 98% des factures adressés à ses concessionnaires, soit 10 à 12 000 documents par mois.

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Les banques et les laboratoires d’analyse

utilisent la fonctionnalité de « l’e-mail online », qui permet d’envoyer par email un lien vers un fichier à télécharger. Le destinataire n’a pas besoin de créer un compte pour accéder à la plateforme, et l’expéditeur reçoit un accusé de réception une fois le téléchargement effectué. L’adresse e-mail et le document ne sont pas conservés, ce qui garantit la confidentialité des personnes et la sécurité des informations.

visuel dematerialisation exemple application 3

La Caisse des Pétroles

A la demande de la Direction Générale des Impôts, la Caisse des Pétroles convertit ses échanges « machine to machine » (au format EDI) en documents PDF qui sont signés, horodatés et archivés automatiquement dans le système d’archivage électronique de LOCARCHIVES. Cela permet à la Direction Générale des Impôts un contrôle plus facile de ces échanges.

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Conclusion : comment choisir son prestataire

Pour de nombreuses entreprises, 2016 sera l’année de la dématérialisation ! Pour réussir cette transition vers le tout numérique, elles doivent veiller à choisir une solution en répondant à leur besoin de sécurisation. Un PDF accompagné d’un certificat ou d’une empreinte est un document plus fiable qu’un document papier devant un tribunal. A l’inverse, une facture au format PDF envoyée en pièce jointe d’un e-mail ne sera pas recevable.

Pour disposer rapidement d’une solution de dématérialisation conforme de bout en bout, deux précautions s’imposent dans le choix du prestataire :

1/ Vérifier que le prestataire et que sa solution sont bien certifiés :

Une simple affirmation de « conformité » n’est pas suffisante et n’engage que celui qui s’y laisse prendre.

Les certifications ISO 9001 et NF Z 42-013, ainsi que les agréments de l’ASIP (Hébergeur de Données de Santé) et du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) apportent une réelle garantie de conformité avec les obligations légales et normatives. La vérification de ces certifications peut se faire en quelques minutes sur les sites web des organismes certificateurs ou des entreprises vérificatrices.

En effet, le choix d’un prestataire disposant d’une certification NF Z 42-013 présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Elle dispense l’entreprise d’effectuer un audit coûteux et fastidieux de la solution de dématérialisation pour vérifier sa conformité, puisque cette vérification a déjà été effectuée par un organisme officiel dûment agréé, et offre de réelles garanties sur la préservation de la vocation probatoire des documents transmis ou archivés.

2/ Demander un test gratuit :

Une solution déjà opérationnelle est un gage de mise en œuvre rapide. Afin de démontrer la qualité, la fiabilité et la richesse de sa solution, LOCARCHIVES propose systématiquement à ses clients de tester gratuitement pendant 1 mois la plateforme EDC.

visuel caracteristique platforme edc

visuel logo edc

Découvrez la plateforme EDC, la solution LOCARCHIVES pour sécuriser les échanges et l’archivage probatoire de vos documents électroniques

  • Plateforme globale qui assure l’envoi des documents et la traçabilité des échanges
  • Sécurité des accès aux documents (ID et mot de passe) et traçabilité de ces accès
  • Tests sur la sécurité tous les 2 ans
  • Attribution d’une signature électronique RGS 1 ou 2 étoiles
  • Garantie de réception
  • Gestion de tous les types de documents :documents transverses : factures, contrats, bulletins de paie…

. documents transverses : factures, contrats, bulletins de paie…
. documents spécifiques à certains secteurs d’activité : relevé de compte bancaire, certificat de carte grise, mandat SEPA…

  • Archivage à vocation légale et probatoire des documents dans le Système d’Archivage Electronique de LOCARCHIVES : certifié NF Z 42-013, agréé Archives Publiques et Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel
  • Connexion avec vos applicatifs métiers, sans perturber votre environnement informatique : connecteur agréé SAP, connecteurs avec les applications métiers Docuware, IMB Système i, Osidoc, T2i…
  • Possibilité de customiser la plateforme aux couleurs du client (intervention en marque blanche)

Découvrir la plateforme EDC

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