Dématerialisation des flux : comment choisir ?

11.03.2015 > avis-dexperts

Réduction des coûts, rationalisation de vos processus, sécurité… il existe de bonnes raisons de vouloir dématérialiser vos factures et vos contrats.
Reste à choisir une solution technique qui soit conforme au cadre réglementaire existant. Faisons le point !

La dématerialisation des flux, un mouvement de fonds

L’apparition d’un cadre légal favorable et d’une offre technologique arrivée à maturité encourage les entreprises comme les administrations à procéder à la dématérialisation de leurs processus.
C’est-à-dire qu’elles substituent à leurs flux de documents papier, et aux traitements qui leur sont appliqués, des flux de documents numériques et une gestion automatisée.

Toutefois, pour être valides au regard de la loi, ces documents électroniques doivent respecter des obligations techniques quant à leur transmission et leur conservation. Ces obligations ont été précisées dernièrement par la réglementation française et européenne.

dematerialisation cadre legal

Cas pratique : les factures dématerialisées

Selon ces décrets, une entreprise dispose de 3 possibilités pour envoyer ou recevoir une facture dématérialisée de façon à en garantir l’imputabilité et l’intégrité :

  • le recours à une norme sécurisée, comme l’échange informatisé de données (EDI)
  • l’envoi d’un PDF doté d’une signature stockée sur un support matériel (« signature RGS 2 étoiles »), le plus souvent un support matériel
  • la transmission d’un PDF accompagné d’une signature stockée sur un support logiciel (« signature RGS 1 étoile ») et complété d’une piste d’audit, c’est-à-dire de l’ensemble des éléments accompagnant la facture : bon de commande, bon de livraison…

benefices dematerialisation des flux

Les indispensables de toute solution technique

Selon les attentes et les besoins de votre entreprise, la gestion des flux électroniques peut être intégrée au sein de votre système d’information ou au contraire être pris en charge par une plateforme externalisée en mode SaaS, type plateforme EDC.

Dans tous les cas, il s’agit de mettre en oeuvre un système global qui prend en charge vos besoins de transmission, de réception et d’archivage de façon totalement transparente, en procédant de façon automatisée à l’horodatage, la signature électronique et la traçabilité de vos documents électroniques.

Ce service doit également obligatoirement proposer une gestion en temps réel des accusés de réception de des relances. En revanche, la loi prévoit la possibilité pour le récepteur de refuser l’envoi d’un document au format électronique. Il faudra donc conserver un canal d’émission papier.

choix prestataire dematerialisation

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Fruit du partenariat entre LOCARCHIVES et DPii, la plateforme EDC (pour Envoi de Documents Cryptés) combine leurs expertises complémentaires, qu’attestent leurs certifications : ISO 9001, NF Z 42-013…

Elle permet à votre entreprise de gérer l’ensemble de ses flux de dématérialisation (émission, traitement, diffusion) et lui garantit leur archivage dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.

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