Maintenir la vocation probatoire de vos documents numériques, c’est-à-dire minimiser votre risque juridique, impose de conserver leur intégrité. C’est précisément l’objectif de la norme NF Z 42-013. Revue de détails…
L’intégrité est un enjeu capital pour les entreprises. Il s’agit de minimiser leur risque juridique en cas de recours devant un tribunal, en s’assurant que leurs documents ne seront pas contestés par le juge. Préserver l’intégrité d’un document nécessite de pouvoir démontrer qu’il n’a pas été corrompu, de manière volontaire ou involontaire.
Historiquement, l’intégrité d’un document est induite par son support. Altérer les informations revient la plupart du temps à altérer leur support, ce qui est le plus souvent visible.
Pour des raisons plus psychologiques et culturelles que rationnelles, la nature immatérielle, intangible, de l’environnement numérique induit une défiance. L’exigence d’intégrité est ainsi beaucoup plus forte pour les documents électroniques. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en oeuvre des dispositifs supplémentaires venant renforcer la confiance.
Prenons l’exemple d’une entreprise ayant un contentieux avec un client à propos d’une facture.
(*) certificat de signature répondant à des exigences techniques minimales
C’est pour répondre à ce besoin que la norme NF Z 42-013 a été créée en 2013.
Elle porte sur la conservation et le maintien de l’intégrité des documents numériques, et fixe les exigences techniques et organisationnelles requises pour :
Choisir ou mettre en oeuvre un Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié NF Z 42-013 selon les règles NF 461, c’est faire le choix :
L’entreprise a tout intérêt à recourir à un SAE certifié NF Z 42-013. En effet, la certification atteste de la confiance attribuée par le tiers indépendant qui a réalisé l’audit.
Lire le livre blanc « En route vers l’archivage électronique »
Pour appliquer la norme NF Z 42-013, on recourt à un mécanisme cryptographique : le calcul d’empreinte, associé à la journalisation de cette empreinte. Cette opération mathématique consiste à calculer une empreinte numérique unique pour chaque document. C’est l’équivalent de l’empreinte digitale, elle aussi unique pour chaque personne. L’empreinte est ensuite conservée dans un journal, afin de pouvoir tracer les éventuelles modifications ultérieures.
Le développement des nouvelles technologies a entraîné le développement de nouvelles compétences… dont celles qui permettent de falsifier un document. Aujourd’hui, falsifier un document Word ou PDF est (presque) à la portée du premier venu. L’entreprise doit donc se préserver d’attaques de toutes sortes : de la simple erreur d’un collaborateur à l’acte de malveillance.
Il revient à l’entreprise d’analyser le type de risque encouru en fonction des différentes typologies de documents, et de choisir la solution adaptée. Un Système d’Archivage Electronique certifié NF Z 42-013 offre sans aucun doute le plus fort niveau de protection.
Vous avez un projet ? Contactez nous !
« Cloud, coffre-fort numérique, archivage électronique : qui fait quoi ? «
Vous avez très certainement déjà déployé une organisation documentaire et des outils de gestion associés au sein de votre entreprise.…
La gestion administrative représente une part importante de l’activité quotidienne d’un service Ressources Humaines. Le parcours professionnel d’un salarié, dès…
Les services Ressources Humaines sont en première ligne en matière de protection des données personnelles. Votre métier implique la collecte…
RGPD : vous avez forcément entendu parler de ce règlement européen qui entrera en vigueur en mai prochain… Petit tour…