«Je numérise & j’économise de l’argent en détruisant les originaux». Cette pratique, sera très prochainement autorisée par la loi et, une chose est certaine, elle ouvre de nouvelles perspectives ! Lors de cet atelier, les participants ont pu faire le tour de plusieurs grandes questions du moment : Quelles sont les dernières évolutions réglementaires ? Qu’est-ce que la numérisation fiable ? Comment mettre en œuvre une stratégie efficace & intégrée de numérisation & d’archivage numérique afin de maîtriser vos risques ?
Après cette rapide mise en contexte, le cœur du sujet est de savoir sous quelles conditions les documents peuvent être détruits, le point de vue de LOCARCHIVES ci-dessous :
Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer :
1/ Définir un contexte de numérisation : centralisé (ex : atelier de numérisation) ou décentralisé (ex : Station de capture « au guichet »), numérisation de stock d’archives ou de flux de documents (courriers entrants…)
2/ Etablir les conditions techniques de la fidélité : qualification des documents à numériser et de la chaîne de numérisation, établissement d’une convention de numérisation…
3/ Assurer la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation
4/ Pérenniser les copies numériques dans un véritable Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire et les pistes d’audit du processus de numérisation
Lire le livre blanc « Numérisation fidèle et destruction des originaux »
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