Numérisation fiable et destruction des originaux : Comment mettre en oeuvre une stratégie efficace ?

La ruée vers la destruction des originaux ?

Après cette rapide mise en contexte, le cœur du sujet est de savoir sous quelles conditions les documents peuvent être détruits, le point de vue de LOCARCHIVES ci-dessous :

Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer :

• D’une part la nature des documents originaux, leur délai de conservation, puis de déterminer s’il s’agit d’originaux et l’analyse du risque. Pour un contrat d’un montant très élevé par exemple, il est préférable de conserver à la fois l’original papier et la copie numérique pendant toute la durée de conservation du document, afin de diversifier les risques. La copie papier d’une simple pièce justificative pourra, elle, être détruite une fois la numérisation terminée. Aussi, une destruction du papier n’est donc pas toujours souhaitable. Détruire, oui pourquoi pas, puisque le droit le permet, mais cette stratégie doit faire l’objet d’une solide analyse associée à une évaluation des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.

• D’autre part, la mise en œuvre d’un dispositif de numérisation fiable intégrant la préservation de l’intégrité après la numérisation, ce qui implique de :

1/ Définir un contexte de numérisation : centralisé (ex : atelier de numérisation) ou décentralisé (ex : Station de capture « au guichet »), numérisation de stock d’archives ou de flux de documents (courriers entrants…)

2/ Etablir les conditions techniques de la fidélité : qualification des documents à numériser et de la chaîne de numérisation, établissement d’une convention de numérisation…

3/ Assurer la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation

4/ Pérenniser les copies numériques dans un véritable  Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire et les pistes d’audit du processus de numérisation

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