La destruction des archives

10.09.2018 > avis-dexperts

Destruction des archives

Pourquoi l’archivage des documents est-il essentiel ?

La conservation des documents d’entreprise est nécessaire au bon fonctionnement d’une société. En effet, ces documents témoignent du passé et apportent la preuve, l’explication et la justification à la fois des actions passées et des décisions actuelles. Il est important de noter que les entreprises doivent respecter les durées minimales de conservation propres à chaque document. Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Par exemple, l’article L.110-4 du code de commerce indique que tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale, doivent être conservés 5 ans. D’après l’article L.123-22 du code de commerce, toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Une fois la période de conservation écoulée, il est possible de recourir à la destruction de ces documents.

En quoi consiste la numérisation fidèle des documents ?

Avec l’ère de la transformation digitale dans les organisations, la numérisation fidèle des documents papiers a de grands jours devant elle. En effet, il est possible d’effectuer une copie fiable d’un document original au format papier et de procéder par la suite à sa destruction. D’après l’article 1379 de l’ordonnance du 10 février 2016, une copie numérisée ne pourra être présumée fiable que si elle est une reproduction « à l’identique de la forme et du contenu de l’acte ».

Cette copie doit intégrer des métadonnées contextuelles afin de faciliter son identification. De plus, afin de préserver son intégrité, la copie doit comporter une empreinte numérique et un horodatage indiquant la date à laquelle l’action a été réalisée afin de détecter toute modification du document à postériori.

Une fois la copie fidèle réalisée, celle-ci est conservée dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire durant la même durée légale que son original papier. Ce système d’archivage se caractérise par un ensemble de mesures techniques et organisationnelles, nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, pour en assurer leur bonne conservation et leur intégrité pendant tout leur cycle de vie.

Pourquoi procéder à la destruction des archives ?

La destruction des archives est un acte courant de la vie d’une société permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. Elle permet également de faire des économies d’archivage puisque l’on conserve uniquement les documents qui doivent l’être.

Afin de gérer au mieux la destruction des archives en conformité avec les délais de conservation prévus par la loi, il convient d’organiser une campagne annuelle de destruction.Certains logiciels de gestion d’archives, comme DEXTO permettent de générer automatiquement l’état des archives dont la durée de conservation est atteinte.

Enfin, la destruction des archives est une opération clé dans le cadre de la conformité au règlement RGPD, notamment pour le droit à l’oubli. En effet, des données personnelles peuvent être contenues dans les documents, mais aussi dans les métadonnées et les outils de gestion : GED, logiciel de gestion d’archives… Il est très important de les identifier et de vérifier leur durée de conservation afin de mettre en place leur destruction de manière optimale.

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