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Avant de penser à la dématérialisation des processus comptables, connaître les règles d’une bonne gestion documentaire des dossiers comptables est essentielle pour une société. En effet, ces éléments ont plusieurs enjeux à faire valoir : Ils permettent de surveiller la santé financière de votre entreprise, de développer des stratégies pour améliorer votre rentabilité… Ils sont également indispensables lors d’un contrôle de l’administration ou peuvent servir de preuve en cas de litige ou de la vente d’une entreprise. Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation de ces documents.
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Les factures :
Une facture qu’elle soit papier ou électronique a une durée de conservation de :
- 6 ans sur le plan fiscal selon l’article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales
- 10 ans sur le plan comptable selon l’article L. 123-22 du Code du Commerce
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : 11 ans
Attention : Comme l’indique l’article 1316-1 du code civil, une facture électronique doit comporter strictement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des durées de conservation des factures fournisseurs et des factures clients ?
- Une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €.
- Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte par facture (plafonnée à un quart de son montant).
Les livres et registres comptables :
Selon l’article L. 123-22 du Code du commerce, vous devez obligatoirement conserver vos livres et registres de comptes sur une période de 10 ans à compter de la date de fin de l’exercice comptable.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de l’historique comptable.
Les documents justifiant le paiement des impôts :
Selon les articles L. 102 B, L. 169, L.169 A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales, les documents de votre entreprise justifiant le paiement des impôts (Impôt sur le revenu et sur les sociétés, Impôts sur les sociétés à responsabilité limités, Impôts directs locaux…) doivent être conservés sur une période de 10 ans. En cas de contrôle par l’inspection des impôts, vous devez donc être en mesure de présenter rapidement l’ensemble des documents obligatoires.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : 11 ans
Les extraits de comptes bancaires, les carnets à souches de chèques et les titres de paiement :
Selon l’article L. 123-22 du Code du Commerce ainsi que les articles L. 102 B, L. 169, L.169 A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales, ces documents ont l’obligation d’être conservés pendant 10 ans à compter de la date de leur établissement.
Délai suggéré par LOCARCHIVES* : 11 ans
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Comment gérer vos durées de conservation ?
Une fois les durées de conservation des documents comptables identifiées, il est important de les formaliser et de les mettre en œuvre. Pour cela, il existe 3 outils complémentaires :
- Le plan de classement par activité : Il recense l’ensemble des documents et dossiers de votre service comptabilité à archiver.
- Le référentiel de conservation : Il identifie la durée de conservation légale, le support de conservation (papier ou numérique), les métadonnées et les règles de gestion du cycle de vie de vos documents comptables.
- Les procédures d’archivage.
Vous pouvez également vous faire accompagner par des consultants. Ils vous apporteront l’expertise nécessaire dans la conception de ces outils et la mise en œuvre opérationnelle au sein de votre service.
N.B * : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif en fonction de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de LOCARCHIVES.