Documents RH : Quelles sont les durées légales de conservation ?

documents rh conservation
> archivage-numerique > archivage-physique

La gestion des documents RH constitue une part importante du travail d’un service du personnel. Indispensables au bon fonctionnement du service, ces documents ont souvent une vocation probatoire et doivent pouvoir être présentés à tout moment comme preuve en cas de conflit avec un employé (licenciement, accident du travail…), lors d’un contrôle de l’inspection générale du travail, ou tout simplement pour répondre aux demandes de vos collaborateurs.
Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation de ces documents RH.

Téléchargez notre livre blanc « RH 3.0 : dématérialiser pour gagner en performance » pour accéder à toutes les durées légales RH

Le dossier du personnel :

Un dossier du personnel peut comporter jusqu’à 70 types de documents différents qui jalonnent le parcours du salarié dans l’entreprise, de son embauche jusqu’à son départ : contrats de travail et avenants, bulletins de paie, gestion des congés, de la formation, entretiens d’évaluation…

Selon la loi pour les archives publiques issue du Bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 datant du 19 janvier 1994, le délai légal de conservation est de 90 ans pour le public et de 1 à 5 ans pour le privé à compter de la date de naissance du salarié. En pratique, Locarchives suggère de le conserver de manière illimitée.

Toutefois, certains documents, comme les contrats, les primes et indemnités, sont soumis à des règles spécifiques et doivent être conservés 5 ans à compter de la fin du contrat de travail (Article 2224 du Code Civil).

Les autres documents soumis à des durées légales de conservation

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL : selon l’article L 1221-26 du Code du Travail, le registre unique du personnel est à garder pendant 5 ans minimum à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise.

BULLETINS DE PAIE : selon l’Article L 3243-4 du Code du Travail, les bulletins de paie électroniques ou physiques doivent être conservés 5 ans minimum à compter de l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Cette durée légale de conservation des bulletins de paie est la même pour les pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, les documents concernant les salaires, les primes et les indemnités (article 2224 du Code Civil). Nous préconisons de les conserver 50 ans afin d’être en mesure de répondre aux demandes de vos collaborateurs en cas de reconstitution de carrière par exemple.

Téléchargez le livre blanc « Dématérialisation des bulletins de paie »

DOSSIERS D’ACCIDENT DU TRAVAIL : selon l’Article 2226 du Code Civil, les dossiers d’accidents du travail sont à garder pendant 5 ans minimum à compter de la consolidation du dommage. Nous préconisons de les conserver de façon illimitée.

A savoir : la durée de conservation de certains documents n’est régie par aucun texte réglementaire. Dans ce cas ce sont les délais de contrôle de l’administration qui permettent de recommander une durée de conservation. Ainsi, le bilan social et les feuilles de pointage seront conservés 3 ans, la DADS 6 ans…

N.B  : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif et ne sauraient engager sa responsabilité.

Un projet Démat RH ? Demandez votre devis

Comment dématérialiser vos processus RH ?

Pourquoi mener la dématérialisation de vos processus RH ?