> archivage-numerique
> archivage-physique
La gestion des documents RH constitue une part importante du travail d’un service du personnel. Indispensables au bon fonctionnement du service, ces documents ont souvent une vocation probatoire et doivent pouvoir être présentés à tout moment comme preuve en cas de conflit avec un employé (licenciement, accident du travail…), lors d’un contrôle de l’inspection générale du travail, ou tout simplement pour répondre aux demandes de vos collaborateurs.
Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation de ces documents RH.
Téléchargez notre livre blanc « RH 3.0 : dématérialiser pour gagner en performance » pour accéder à toutes les durées légales RH
Le dossier du personnel :
Un dossier du personnel peut comporter jusqu’à 70 types de documents différents qui jalonnent le parcours du salarié dans l’entreprise, de son embauche jusqu’à son départ : contrats de travail et avenants, bulletins de paie, gestion des congés, de la formation, entretiens d’évaluation…
Selon la loi pour les archives publiques issue du Bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 datant du 19 janvier 1994, le délai légal de conservation est de 80 ans pour le public et pour le privé ce délais est de 5 ans, à compter de la date de départ de l’entreprise. En pratique, Locarchives suggère de le conserver de manière illimitée.
Toutefois, certains documents, comme les contrats, les primes et indemnités, sont soumis à des règles spécifiques et doivent être conservés 5 ans à compter de la fin du contrat de travail (Article 2224 du Code Civil).
Les autres documents soumis à des durées légales de conservation
REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL : selon l’article L 1221-26 du Code du Travail, le registre unique du personnel est à garder pendant 5 ans minimum à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise.
BULLETINS DE PAIE : selon l’Article L 3243-4 du Code du Travail, les bulletins de paie électroniques ou physiques doivent être conservés 5 ans minimum à compter de l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Cette durée légale de conservation des bulletins de paie est la même pour les pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, les documents concernant les salaires, les primes et les indemnités (article 2224 du Code Civil). Nous préconisons de les conserver 50 ans afin d’être en mesure de répondre aux demandes de vos collaborateurs en cas de reconstitution de carrière par exemple.
Téléchargez le livre blanc « Dématérialisation des bulletins de paie »
DOSSIERS D’ACCIDENT DU TRAVAIL : selon l’Article 2226 du Code Civil, les dossiers d’accidents du travail sont à garder pendant 5 ans minimum à compter de la consolidation du dommage. Nous préconisons de les conserver de façon illimitée.
A savoir : la durée de conservation de certains documents n’est régie par aucun texte réglementaire. Dans ce cas ce sont les délais de contrôle de l’administration qui permettent de recommander une durée de conservation. Ainsi, le bilan social et les feuilles de pointage seront conservés 3 ans, la DADS 6 ans…
N.B : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif et ne sauraient engager sa responsabilité.
Un projet Démat RH ? Demandez votre devis
Découvrez nos actualités thématiques
20.09.2021
L’archivage physique se digitalise !
Voir plus
L’archivage physique se digitalise !
L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]
27.07.2020
Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !
Voir plus
Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]
26.06.2019
Qu'est-ce que le programme VITAM ?
Voir plus
Qu'est-ce que le programme VITAM ?
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]
26.06.2019
Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français
Voir plus
Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]