Documents RH : Quelles sont les durées légales de conservation ?

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Une bonne gestion et conservation des documents RH de votre entreprise est essentielle. Ces papiers administratifs possèdent une réelle valeur juridique et doivent pouvoir être présentés à tout moment comme preuve en cas de conflit avec un employé (licenciement, accident du travail…) ou lors d’un contrôle de l’inspection générale du travail. Découvrons donc quelles sont les durées légales de conservation de ces documents RH.

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Le registre unique du personnel :

Selon les Articles L. 1221-13 et R. 1221-26 du Code du Travail, le registre unique du personnel est à garder pendant 5 ans minimum à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité en cas d’éventuels besoins de reconstitution de carrières.

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Le dossier individuel des salariés :

Ce dossier comprend les contrats de travail (CV du collaborateur, diplômes, lettre de confirmation d’embauche…), les avenants au contrat de travail, les documents liés à la médecine du travail (fiche d’aptitude médicale, temps partiel médical…), les évaluations professionnelles (évaluation de fin de période d’essai, évaluation annuelle…), l’administration et la paie (modalité de travail, salaire, prime, transport…)… En savoir plus sur la dématérialisation des dossiers du personnel

Selon la loi pour les archives publiques issue du Bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 datant du 19 janvier 1994, le délai légal de conservation est de 90 ans pour le public et de 1 à 5 ans pour le privé à compter de la date de naissance du salarié.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité

Les bulletins de paie :

Selon l’Article 2224 du Code Civil, l’Article L. 3245-1 du Code du Travail ainsi que les Articles L. 244-3 et L.244-11 du Code de la Sécurité Sociale, les bulletins de paie électroniques ou physiques sont à garder pour une période de 5 ans minimum à compter de leur arrivée dans l’entreprise ou à défaut à compter de la notification de l’avertissement ou de la mise en demeure du salarié.

Cette durée légale de conservation des bulletins de paie est la même pour les pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, les documents concernant les salaires, les primes et les indemnités.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : 50 ans en cas de demande de copies des fiches de paie (format électronique ou format papier) et d’éventuels besoins de reconstitution de carrières.

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La déclaration annuelle de données sociales :

Selon l’Article L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales, la déclaration annuelle de données sociales doit être conservée sur une période de 6 ans minimum.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité

Les dossiers d’accidents du travail :

Selon l’Article 2226 du Code Civil, les dossiers d’accidents du travail sont à garder pendant 10 ans minimum à compter de la consolidation du dommage.

Délai suggéré par LOCARCHIVES* : Illimité

N.B * : Les durées préconisées par LOCARCHIVES le sont à titre indicatif en fonction de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de LOCARCHIVES.

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