Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

dématérialisation des factures
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Avant de lancer un projet de dématérialisation de vos factures, il est important d’en connaître la définition exacte, les enjeux, les avantages mais également les normes qui l’encadrent.

questions dématérialisation fiscale

Qu’entend-on par dématérialisation fiscale ?

La dématérialisation des factures entrantes ou sortantes consiste à faire passer des factures d’un support papier à un support électronique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale.

La dématérialisation des factures se distingue de la dématérialisation fiscale dite « simple » (envoi d’une facture électronique par simple e-mail). Tout d’abord, la dématérialisation fiscale « simple » n’est pas conforme aux exigences réglementaires et à la législation française pour s’affranchir totalement des factures papier. Dans ces conditions, l’original fiscal à prendre en compte reste la facture papier. Celle-ci doit bien être envoyée et archivée sous cette forme et non sous format électronique.

A l’inverse, la dématérialisation fiscale de factures permet d’envoyer la facture en mode EDI (Echange de Données Informatisées), ou en PDF avec une signature électronique. Ces deux formats sont adaptés à la dématérialisation des factures clients comme des factures fournisseurs. Ils permettent ainsi de s’affranchir de facture papier.

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Facture électronique : qu’en dit la législation française ?

Datant du 14 mars 2000, l’article 1313-1 du CODE CIVIL précise que l’écrit sous format électronique est admis comme preuve au même titre qu’un écrit sur support papier, sous deux conditions :

  • Que la personne qui a produit le document puisse être dûment identifiée
  • Que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité

De plus, une facture fournisseur ou client de format électronique doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier et suivre un processus d’archivage au même titre que celle-ci :

  • sur le plan fiscal, un archivage durant une période de 6 ans (article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales)
  • sur le plan comptable, un archivage durant une période de 10 ans (article L. 123-22 du Code du Commerce)

En cas de non-respect, vous vous exposez soit à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 € soit à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte par facture (plafonnée à un quart de son montant).

Plus récente, la loi Macron du 21/02/2015 « Objectif 2020 » concerne quant à elle l’imposition de la facture au format électronique vers l’ETAT en fonction de la taille de l’entreprise à partir du 1er janvier 2017. Elle précise également que la facture électronique n’est pas une facture adressée au format PDF par e-mail, mais une facture envoyée et reçue par le biais d’une application numérique (de la source à la cible), transmission cryptée et avec preuve de réception. L’objectif étant de permettre un accès sécurisé à une version unique du document qui fédère et trace applicatifs et utilisateurs. Cette source unique est une garantie que l’information est fiable en tout point.

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Et les bénéfices dans tout ça ?

Une facture est essentielle à toute transaction, mais elle coûte chère et alourdit parfois considérablement la durée des processus de traitement et le fonctionnement logistique de votre entreprise. En ce sens, la facturation dématérialisée permet de répondre à de nombreux enjeux émanant des grands groupes mais également des TPE et des PME.

En effet, si sur le plan juridique, la facture dématérialisée offre désormais exactement les mêmes garanties qu’une facture manuscrite, les avantages d’opter pour celle-ci sont beaucoup plus nombreux qu’ils n’y paraissent (source Billentis et Aberdeen Group – Indicateurs moyens) :

  • Réduction des coûts : 10.90€ d’économie par facture (vs papier)
  • Plus de rapidité : Baisse de 46% du cycle de traitement des factures
  • Plus d’efficacité : Baisse de 12% du nombre de retards de paiement