03.05.2018
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Les documents, physiques et numériques, forment le patrimoine et la richesse d’une entreprise. Il est donc crucial de leur porter un soin particulier et de les gérer avec rigueur. LOCARCHIVES, spécialiste de la gestion électronique de documents et de l’archivage, accompagne les entreprises dans la gestion de leurs fichiers, afin d’optimiser leur efficacité. Cela passe notamment par une GED intégrée à la stratégie globale de l’entreprise et la mise en place d’un outil de gestion documentaire adapté.
Une GED au cœur de la stratégie globale de gestion des fichiers
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un procédé visant à récupérer, classer et gérer l’ensemble des documents d’une entreprise ou d’un service. Son objectif est de faciliter le traitement des archives et l’accès aux informations.
Pour qu’un projet de GED soit réussi, il ne faut pas se contenter d’organiser ses documents. Il faut également mettre en œuvre une réflexion globale sur la gestion des fichiers, en fonction notamment de leur origine (papier ou électronique), de leur cycle de vie et des différentes parties prenantes.
C’est pourquoi LOCARCHIVES propose aux entreprises un accompagnement global sur la gestion documentaire, en intégrant une réflexion sur le document physique. Cela commence par l’analyse de l’existant et l’identification du besoin, puis la mise en œuvre d’une solution sur mesure, jusqu’à la conduite du changement, indispensable pour impliquer l’ensemble des collaborateurs. Le projet peut être réalisé de manière transversale ou adresser spécifiquement un métier (ressources humaines, juridique, commercial…).
Le bon outil pour gérer vos fichiers
Dans votre stratégie de gestion documentaire, doit obligatoirement être abordée la question des modalités d’accès à vos informations. Autrement dit, vous devez adopter le logiciel de gestion de fichiers qui correspond à vos besoins.
Avec sa solution GED, LOCARCHIVES vous permet d’accéder à vos documents, numériques et physiques à tout moment.
Cet outil de gestion de fichiers s’intègrera de la meilleure des façons dans votre stratégie documentaire, ainsi que dans votre système d’information. Ce file manager contient notamment un explorateur de fichiers et un gestionnaire de droits d’accès. Vous pourrez ainsi gérer les différents utilisateurs et administrer leurs habilitations. De cette façon, chaque membre de votre équipe pourra consulter, modifier ou supprimer les fichiers relevant de sa responsabilité.
Enfin, l’application assurera la sécurité et la traçabilité de vos documents. Chaque version sera ainsi répertoriée et vous pourrez identifier simplement la dernière édition, avec les modifications qui lui sont associées.
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