L'externalisation des archives de santé

Les archives de santé : des contraintes et des enjeux très spécifiques

La transition numérique est en oeuvre depuis plusieurs années dans les établissements de santé. Hôpitaux et cliniques sont soumis à de fortes contraintes réglementaires et budgétaires, ainsi qu’à un haut niveau d’exigences dans la pratique des soins. Source d’optimisation, la généralisation du numérique a induit de nouveaux usages… et de nouveaux risques. Une bonne gestion des dossiers médicaux doit concilier plusieurs objectifs :

• accès facile et rapide aux dossiers au quotidien dans le cadre des soins,
• conservation à très long terme,
• respect du secret médical en préservant la confidentialité des archives, physiques et numériques, et de leurs métadonnées, qui peuvent contenir des données à caractère personnel
• optimisation de leur gestion et des coûts associés
• maîtrise des risques juridiques

LOCARCHIVES et le secteur de la santé : un partenariat de longue date

LOCARCHIVES accompagne les professionnels de la santé dans la conservation et la gestion de leurs archives médicales depuis plus de 35 ans.
Depuis septembre 2010, grâce à l’agrément du SIAF (*), l’entreprise est un partenaire reconnu des établissements publics pour la conservation de leurs dossiers médicaux sur supports physiques.
(*) Service Interministériel des Archives de France

Les archives de santé peuvent être « hébergées » auprès d’opérateurs agréés, dits hébergeurs. Ces derniers peuvent fournir des services très hétérogènes pour l’hébergement de données au sens large : cloud computing, fonctionnalités de logiciels métier…

A ce titre, une confusion est souvent faite entre hébergement et archivage. L’archivage est un cas particulier d’hébergement qui répond à deux besoins principaux :

• un besoin métier : dans le cadre de leur pratique des soins, les professionnels de santé doivent disposer d’archives de santé fiables et intègres
• un besoin juridique : en cas de contentieux, les archives permettent à l’établissement de santé de couvrir leur risque juridique

Les archives de santé s’inscrivent :

• dans un contexte réglementaire plus étendu que l’hébergement des données de santé pour assurer la valeur probante des archives
• dans une temporalité différente des systèmes d’information qui assurent l’hébergement, car les archives doivent être pérennes

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