08.12.2015 > avis-dexperts
De plus en plus d’entreprises et d’organismes publics souhaitent organiser et valoriser leurs documents et archives. Retour d’expérience sur leurs motivations, leurs attentes, et les apports du traitement documentaire.
Le traitement documentaire : qu’est-ce que c’est ?
Il n’existe pas un mais plusieurs « traitements documentaires ».
En effet, derrière ce terme générique se cache un ensemble de procédures dont l’objectif est d’organiser les documents de l’entreprise afin de les sécuriser et d’en faciliter l’utilisation.
Découvrez en video ce qu’est le traitement documentaire et comment il répond aux principaux enjeux des entreprises : accès facile et rapide à tous les documents, maîtrise des risques, optimisation des coûts…
Les tendances du traitement documentaire décryptees par LOCARCHIVES
Tendance n° 1 – le traitement documentaire à le vent en poupe !
Déménagement, réduction de la place disponible, recherche d’optimisation, de sécurisation, de mise en conformité… nombreux sont les cas dans lesquels les prestations de traitement documentaire constituent une réponse adaptée.
La demande du marché a été multipliée par 10 en près de 10 ans.
Tendance n° 2 – une approche personnalisée pour une satisfaction optimale !
Chaque demande est un cas particulier appellant une réponse adaptée intégrant 2 critères principaux :
- l’organisation en place et les enjeux propres à l’entreprise et / ou au service concerné
- les spécificités métier de l’entreprise : banque, assurance, immobilier, industrie, santé, secteur public… : chaque secteur d’activité présente des particularités réglementaires et normatives… impactant la gestion des documents. Il est donc primordial d’en tenir compte afin de mettre en oeuvre une solution de gestion conforme.
3 cas clients illustrent cette diversité :
- des mairies qui ne disposent plus d’archivistes en poste font appel aux archivistes techniciens pour effectuer un inventaire de leurs archives publiques et être capables de gérer leurs documents de façon autonome à l’avenir
- une entreprise du secteur de l’énergie souhaite recenser et classer un ensemble de pièces légales afin d’être en mesure de les fournir dans un délai très court à l’administration. Cette mission s’est étendue sur plus de 4 ans pour traiter les 18 000 dossiers concernés !
- une grande entreprise pétrolière souhaite identifier et indexer son patrimoine photographique pour illustrer et valoriser son histoire et son image de marque
Tendance n° 3 – la numérisation sur site client, une solution sécurisée et pratique !
L’optimisation de la gestion documentaire inclut très souvent une phase de numérisation de certains documents. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité de l’information, certaines entreprises choisissent de faire réaliser cette numérisisation dans leurs propres locaux : c’est la numérisation « in situ », qui présente plusieurs avantages :
- sécurité : les documents restent sur place et ne circulent pas, afin de limiter les risques de perte, de vol et de dégradation.
- confidentialité :
- continuité d’activité : les documents à numériser sont divisés par petits lots traités au fur et à mesure afin de réduire au minimum le temps d’indisponibilité des documents. Résultat, les services utilisateurs continuent d’accéder aux documents quasiment en permanence et immédiatement.
Les 5 étapes de la numérisation in situ
- 1. Constitution d’une équipe dédiée et dotée du matériel nécessaire pour travailler chez le client
- 2. Préparation : identification et tri des documents, mise en place des droits d’accès afin de réguler les consultations futures
- 3. Numérisation : scan des documents
- 4. Contrôle : vérification de la complétude et de la lisibilité des fichiers numériques
- 5. Versement : intégration des fichiers numériques dans DEXTO, le système d’archivage électronique de LOCARCHIVES, ou mise à disposition du client pour intégration dans sa GED ou son propre système d’archivage
Tendance n° 4 – traitement ponctuel ou au fil de l’eau : tout est possible !
En fonction des besoins et du volume de documents à traiter, les missions peuvent s’organiser de 2 manières :
- ponctuellement afin de réaliser à un instant « T » une photographie des archives existantes
- au fil de l’eau afin de traiter les flux de documents entrants ou sortants par exemple
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