Traitement documentaire, décryptage et tendances

Tendance n° 1 – le traitement documentaire à le vent en poupe !

Déménagement, réduction de la place disponible, recherche d’optimisation, de sécurisation, de mise en conformité… nombreux sont les cas dans lesquels les prestations de traitement documentaire constituent une réponse adaptée.

La demande du marché a été multipliée par 10 en près de 10 ans.

Tendance n° 2 – une approche personnalisée pour une satisfaction optimale !

Chaque demande est un cas particulier appellant une réponse adaptée intégrant 2 critères principaux :

• l’organisation en place et les enjeux propres à l’entreprise et / ou au service concerné
• les spécificités métier de l’entreprise : banque, assurance, immobilier, industrie, santé, secteur public… : chaque secteur d’activité présente des particularités réglementaires et normatives… impactant la gestion des documents. Il est donc primordial d’en tenir compte afin de mettre en oeuvre une solution de gestion conforme.

Tendance n° 3 – la numérisation sur site client, une solution sécurisée et pratique !

L’optimisation de la gestion documentaire inclut très souvent une phase de numérisation de certains documents. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité de l’information, certaines entreprises choisissent de faire réaliser cette numérisisation dans leurs propres locaux : c’est la numérisation « in situ », qui présente plusieurs avantages :

• sécurité : les documents restent sur place et ne circulent pas, afin de limiter les risques de perte, de vol et de dégradation.
• confidentialité :
• continuité d’activité : les documents à numériser sont divisés par petits lots traités au fur et à mesure afin de réduire au minimum le temps d’indisponibilité des documents. Résultat, les services utilisateurs continuent d’accéder aux documents quasiment en permanence et immédiatement.

Tendance n° 4 – traitement ponctuel ou au fil de l’eau : tout est possible !

En fonction des besoins et du volume de documents à traiter, les missions peuvent s’organiser de 2 manières :

• ponctuellement afin de réaliser à un instant « T » une photographie des archives existantes
• au fil de l’eau afin de traiter les flux de documents entrants ou sortants par exemple