Et vous, vous faites quoi pour gérer efficacement vos archives internes ?

21.03.2016 > avis-dexperts

La gestion des archives commence en interne dans chaque entreprise, bien avant de les externaliser auprès d’un prestataire spécialisé. Panorama des pratiques les plus courantes, de leurs risques… et des nouvelles opportunités pour optimiser vos dossiers et archives de proximité.

illustration chiffres archives internes

Panorama des pratiques de gestion des archives en interne

Qui dit archivage dit durée : 5 ans, 10 ans, à vie… selon le type de document considéré. Et pourtant, c’est dès la création d’un dossier qu’il faut se préoccuper de son archivage.

Ainsi, bien avant de les externaliser, les entreprises conservent leurs documents dans leurs propres locaux. Si les volumes concernés sont important, il devient vite nécessaire d’allouer un ou plusieurs espaces dédiés pour les conserver.

Mise à jour des contenus

Archiver ne se limite pas à stocker : les entreprises ont besoin de sécuriser leurs informations et les collaborateurs doivent pouvoir accéder plus ou moins régulièrement à certains documents… certains seulement, car il est indispensable de gérer un certain niveau de confidentialité en fontion des documents concernés.

Pour les sécuriser, l’entreprise doit mettre en place un suivi permettant à minima de créer un inventaire des archives, de gérer leurs durées de conservation, de suivre les consultations… La plupart des organisations disposant de salles spécifiques et d’un responsable des archives mettent en place une solution logiciel dédiée pour gérer de très gros volumes, ou plus fréquemment un tableur.

Mais qu’en est-il des nombreux dossiers stockés dans les armoires de bureaux ? Les dossiers clients, les dossiers du personnel… fréquemment consultés, restent souvent à proximité des collaborateurs pour des raisons pratiques. Pourtant il est rare qu’ils fassent l’objet d’un véritable suivi, sauf à être inclus dans une solution de ged.

Avantages et limites de la gestion sur tableur

Simple d’utilisation, un tableur ou une base de données pour les plus chevronnés, permet de réaliser les principales opérations indispensables pour gérer les archives :

  • inventaire des documents
  • affectation des durées de conservation légales ou propres à l’activité de l’entreprise
  • affectation de la salle d’archives et des emplacements

et plus difficilement :

  • enregistrement des demandes de consultation et des retours, de l’emprunteur concerné
  • suivi des archives dont la date de destruction est atteinte

Toutefois l’entreprise devra faire face à 3 écueils majeurs :

  • Un tableur n’est pas un outil collaboratif, ce qui complique vite la création d’un fichier unique pour toute l’entreprise et le respect de pratiques communes par tous les collaborateurs. Rien de pire que d’avoir des bouts de fichiers éparpillés par service ou, pire, par collaborateur, pour ne plus s’y retrouver !
  • Le manque de centralisation entraîne également un manque de traçabilité. Que se passe-t-il lorsqu’un document emprunté passe de mains en mains au gré des besoins des collaborateurs ? La trace des documents risque vite d’être perdue, quand ce n’est pas le document lui-même… Hors de 20 à 40 % du temps de travail d’un employé est consacré à la recherche manuelle de documents (source Coopers and Lybrand).
  • Sans sa base de données d’archives, l’entreprise aura beaucoup de mal à fonctionner : comment gérer les demandes de consultation au quotidien ? Qui détient tel document sorti pour consultation (10% ne sont jamais réintégrés d’après nos observations de tiers archiveur) ? Comment détruire les documents au terme de leur durée de conservation ? Et pourtant, rien de plus facile que d’écraser par mégarde une ou plusieurs lignes d’un fichier, ou pire encore, de supprimer le fichier lui-même.

Un tableur offre donc de nombreuses facilités. Toutefois il est difficile pour l’entreprise de reposer sur cette solution pour gérer ses archives internes de façon optimisée.

DEXTO archives internes : du nouveau dans la gestion des archives de proximité

Consciente des besoins des entreprises en la matière, LOCARCHIVES leur propose DEXTO Archives Internes.

Ce nouveau module, totalement intégré au portail de gestion DEXTO, vous simplifie la gestion de vos dossiers et archives au quotidien. Spécialement conçu pour être accessible à tous les collaborateurs, il allie la puissance et la sécurité d’un outil professionnel à une grande simplicité d’utilisation.

archives internes dexto

Téléchargez la brochure DEXTO archives internes

Des fonctionnalités très complètes

Accessible en mode SaaS et totalement paramétrable, il prend en charge l’ensemble des tâches courantes de votre activité archives :
– établissement de votre plan de classement personnalisé
– définition des droits d’accès de vos collaborateurs 
-affectation des durées de conservation attribution des salles d’archives et des emplacements 
-gestion des consultations et des réintégrations
-suivi des emprunteurs 
-transfert d’un document vers un autre collaborateur, une nouvelle salle d’archives 
-destruction

Souplesse et sécurité au quotidien

L’ensemble des opérations réalisées est tracé, et votre base de données accessible 24/24 est sauvegardée dans les infrastructures LOCARCHIVES pour un niveau de sécurité optimal.

Souple, DEXTO Archives Internes s’adapte à votre organisation, que la gestion de vos archives soit totalement prise en charge par un responsable dédié, décentralisée auprès des collaborateurs ou partagée.

Vous êtes totalement autonome dans le paramétrage du portail, ce qui simplifie considérablement sa mise en oeuvre par rapport à de nombreux outils du marché, très sophistiqués et impliquant la gestion d’un projet lourd et souvent coûteux.

Avec DEXTO Archives Internes, vous vous dotez d’un outil professionnel pour optimiser la gestion de toutes vos archives, de votre documentation et de vos collections en tous genres : objets, échantillons, prototypes…

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