4 bonnes raisons d'externaliser votre archivage électronique

21.03.2016 > avis-dexperts

La mise en oeuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) répond à l’ensemble des besoins de l’entreprise en matière d’archivage numérique. Projet complexe et coûteux, il est préférable de l’externaliser. Découvrez pourquoi…

Pourquoi le système d’archivage électronique est la seule solution pour maîtriser l’ensemble de vos risques

Les collaborateurs d’une entreprise n’ont souvent pas conscience que les documents électroniques qu’ils manipulent doivent être considérés comme des archives, et par conséquence ils ne pensent pas à les ranger correctement. Ces documents sont alors stockés de façon désordonnée dans les filesystem : arborescences Windows, disques durs, réseau de l’entreprise. Potentiellement accessibles par n’importe qui et de n’importe où, ces documents génèrent des risques multiples pour l’entreprise : financiers, juridiques, patrimoniaux…

La survenue effective d’un risque est souvent l’évènement déclencheur qui genère une prise de conscience au sein de l’entreprise et incite celle-ci à passer en revue les solutions techniques permettant d’archiver ses documents numériques. Celles-ci sont nombreuses : cloud, coffre-fort électronique, hébergement, signature électronique… Mais offrent-elles toutes les garanties nécessaires ?

Découvrez en images pourquoi le Système d’Archivage Electronique est la seule solution qui réponde à l’ensemble des exigences de l’entreprise en matière de sécurité, pérennité, disponibilité et confidentialité de ses documents numériques.

Voir l’animation

Pour autant, une entreprise doit-elle développer elle-même son système d’archivage ? Disposer en interne de sa propre infrastructure constitue un projet chronophage, coûteux à court, moyen et long terme, éloigné de son coeur de métier et risqué pour ses équipes. Autant de motifs pour envisager son externalisation auprès d’un tiers archiveur proposant des services mutualisés entre plusieurs entreprises.

externalisation archivage electronique

Les 4 bonnes raisons d’externaliser votre systeme d’archivage électronique

1. Disposer d’une solution opérationnelle plus rapidement

Le SAE est une solution très complète en termes de fonctionnalités, et donc très complexe à mettre en oeuvre. La développer en interne exige donc du temps. Il faut évoluer les besoins, concevoir la solution, la développer, la tester, la déployer, la débugger… au risque de se lancer dans une « usine à gaz » qui une fois opérationnelle ne correspondra plus aux besoins de l’entreprise qui auront évolués entre temps.

Au contraire, faire appel à un prestataire extérieur qui dispose d’une solution
déjà éprouvée permet de disposer d’un service déjà opérationnel. Ce dernier pourra immédiatemment être intégré à la stratégie de l’entreprise et mis au service de ses objectifs.

2. Maîtriser ses coûts d’archivage

Construire son propre SAE coûte cher, le maintenir dans des conditions opérationnelles également. Les exigences auxquelles doit répondre un SAE implique de recourir à de multiples expertises et requiert un matériel performant et récent, qui devra être renouvelé au gré des maintenances et des migrations.
A l’inverse, la mutualisation permet d’économiser des ressources et de partager tous les coûts du service : hommes, machines et logiciels…

L’entreprise gagne également en visibilité financière : une seule ligne budgétaire couvre l’ensemble des dépenses, qui dans une solution interne seraient réparties sur différents postes (salaires, formations, investissements, amortissements…).
La mutualisation permet enfin de bénéficier d’un prix proportionnel à son activité, puisque la facturation est le plus souvent fonction du volume ou du nombre de documents archivés.

3. Se concentrer sur son métier

Choisir de développer en interne son SAE implique souvent pour la DSI de changer de métier.
Pour atteindre son objectif, le DSI doit acquérir de nouvelles compétences : il faut commander un audit à des consultants, recruter de nouvelles compétences, lancer des appels d’offre pour acquérir des technologies… avec des risques d’erreurs et de tatonnements.

Pour les Ressources Humaines la tâche peut aussi être compliquée car il faut gérer des personnes et des expertises qui ne font pas le même métier que le reste de l’entreprise.
Externaliser la gestion de son SAE permet de rester concentré sur son coeur de métier.

4. Se reposer sur l’expertise et les infrastructures d’un professionnel extérieur

La gestion d’un SAE constitue une grosse responsabilité pour une DSI.
En effet, pour les solutions numériques, le risque est proportionné à l’usage : les objets numériques ont l’avantage d’être faciles à créer, multiplier, transmettre… Ils répondent aux besoins de rapidité et d’efficacité, mais sont en contrepartie plus fragiles car exposés aux dangers de divulgation et de corruption.
Le SAE constitue un enjeu de taille, la pression sur la DSI sera très importante, dans un contexte technologique très volatile qui nécessite une veille constante. Il paraît plus prudent de s’appuyer sur les infrastructures et l’expertise d’un prestataire spécialisé capable de fournir des prestations conformes à l’Etat de l’art et qui prendra en charge la maintenance, les migrations des supports et des formats…

Bien choisir son prestataire pour externaliser son archivage électronique en toute confiance

Externaliser son Système d’Archivage Electronique constitue donc une option . Pour autant, il convient de s’assurer que le prestataire sélectionné réponde à certains gages de sécurité et de qualité.

Lire notre livre blanc « En route vers l’archivage électronique »

Contactez nous !

Consultez les autres articles sur l’archivage électronique

Comment prolonger la pérennité des archives électroniques
L’intégrité, un critère central pour instaurer la confiance numérique 
Disponibilité et confidentialité des documents numériques

Consultez les autres articles de la lettre d’information !

Comment réussir votre projet de GED : approche métier ou généraliste ? 
Comment gérer efficacement vos archives en interne

A voir aussi...
11.12.2018

La destrution des archives à l'heure du RGPD : entre performance et conformité

La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle…

Voir plus
Coffre fort numérique
22.11.2018

Le coffre-fort numérique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie

Un contexte légal favorable La loi El Khomri du 1er janvier 2017, permet aux employeurs de remettre à leurs salariés…

Voir plus
BPO
17.09.2018

Business Process Outsourcing : quels cas d’usage ?

Le BPO permet à vos équipes de s’affranchir des tâches administratives pour se recentrer sur votre cœur de métier, afin…

Voir plus
Business Process Outsourcing
17.09.2018

Boostez vos processus métiers avec le BPO

L’intégration du BPO dans les processus d’entreprise La gestion des documents et de l’information constitue une part importante de vos…

Voir plus