Comment prolonger la pérennité des archives électroniques ?

08.12.2015 > avis-dexperts

Vos documents électroniques ont une durée de vie limitée, ce qui peut entraîner des pertes irrémédiables de données lourdes de conséquences pour votre entreprise. Comment se prémunir contre un tel risque ? Le développement des nouvelles technologies a permis aux entreprises de s’affranchir des contraintes du papier en dématérialisant leurs flux de documents, générant ainsi un nouveau défi : maintenir la pérennité des archives électroniques, c’est-à-dire la capacité à conserver des données sur une longue durée.

Pérennité du papier, volatilité des données numériques

Un document papier est par nature pérenne. En effet, un support papier conservé dans de bonnes conditions peut durer des siècles. Son contenu restera intelligible après ce laps de temps, et même s’il subit une dégradation, la majeure partie des informations pourront être sauvées. A contrario, un fichier électronique est bien plus volatile du fait de son format :

  • il est impossible d’accéder aux données du fichier si le format n’est pas adapté au logiciel, au système d’exploitation et à l’ordinateur,
  • il n’existe aucune normalisation des formats de fichiers (excepté le pdf et le xml)
  • la lisibilité d’un fichier dépend donc du bon vouloir de l’éditeur du logiciel qui peut faire défaut (faillite de l’entreprise, arrêt d’un logiciel) ou imposer des sauts technologiques (obligation d’acheter la nouvelle version du logiciel)
  • un fichier corrompu devient le plus souvent illisible, et la reconstitution des données perdues s’avère coûteuse voire impossible

et de son support : fragilité et faible durée de vie des CD ROM, disques durs et serveurs informatiques.

Pérennité et delais légaux, des logiques différentes

perennite archives numeriques

Pérennité des formats et des supports : une logique à court terme

Un fichier au format .doc ou .xls a une durée de vie moyenne de 5 ans.
Au-delà, le format devra être converti afin de garantir la lisibilité des données. Ces délais peuvent être encore plus courts : les logiciels de modélisation 3D utilisés par les cabinets d’architecte font l’objet d’évolutions majeures en moyenne tous les 2 ans…

Ce cycle de vie très court des supports et formats électroniques ne coïncident pas avec les durées légales d’archivage des documents.

Téléchargez notre guide pratique des durées de conservation

delais legaux conservation documents

Délais légaux de conservation des documents : une logique à long terme

Exemples de durées légales d’archivage : Facture : 10 ans – Contrat commercial : 10 ans après l’extinction des effets du contrats – Contrat de travail : 30 ans – Dossier patient : en moyenne 20
ans à partir de l’hospitalisation, en pratique à vie – Autorisation de mise sur le marché d’un médicament : 50 ans après la fin de la commercialisation.

L’entreprise qui souhaite conserver les données contenues dans un document devra donc au moins une fois – et sans doute beaucoup plus – le convertir dans un autre format et migrer son hébergement sur un autre support de stockage.

La pérennité des documents numériques : un enjeu capital pour les entreprises

Il est vital pour une entreprise de pouvoir continuer à disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité, afin de faire valoir ses droits en cas de contentieux et de répondre à ses obligations légales de conservation de ses archives.
Depuis 2010, les cas d’entreprises n’ayant pas anticipé les enjeux de la pérennité de leurs archives électroniques et restées prisonnières d’un format de fichier propriétaire se sont multipliés. Dans certains cas, l’entreprise a été obligée de conserver des ordinateurs antédiluviens, équipés d’anciennes versions du logiciel et du système d’exploitation afin d’accéder aux données de ses fichiers. Dans les pires scénarios, l’entreprise a perdu la majeure partie de ses données après avoir omis de procéder à des mises à jour régulières de son logiciel. Comment éviter d’en arriver là ?

5 conseils pour accroître la pérennité de vos archives électroniques

  • 1. Enregistrer les documents dans un format de fichier durable et normalisé, comme par exemple le pdf
  • 2. Convertir régulièrement les fichiers dans un format plus récent afin de prolonger leur lisibilité
  • 3. A chaque conversion de fichier, vérifier un à un que les nouveaux fichiers créés sont conformes aux originaux afin de garantir leur intégrité, et recalculer leur empreinte pour enregistrer l’opération de conversion effectuée
  • 4. Disposer de serveurs redondés afin d’éviter la perte des données et documents en cas de panne du matériel
  • 5. Migrer régulièrement l’ensemble sur un nouveau serveur

Pour être menées à bien, ces opérations de conversion et de migration nécessitent de mobiliser des moyens importants tant sur le plan matériel qu’humain.
Le coût de ces opérations, qui va croissant avec le nombre de documents à pérenniser et la durée de conservation, peut donc rapidement s’avérer élevé pour l’entreprise.
D’où l’interêt de mutualiser ces coûts avec d’autres entreprises en recourant aux services d’un tiers archiveur, dans le cadre d’un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.

Pour aller plus loin, lire notre livre blanc « En route vers l’archivage électronique »

Téléchargez la documentation Archivage Electronique

Les engagements du tiers archiveur au service de la pérennité numérique

contra archivage electronique

Obligation contractuelle de garantir la pérennité des supports de conservation

Le tiers archiveur doit disposer des expertises et des moyens technologiques pour éliminer le risque d’une perte ou d’une corruption de données. Cela implique de disposer d’une batterie de baies de stockage et du savoir-faire pour procéder à des migrations massives.

En 2014, Locarchives a ainsi effectué la migration complète de l’ensemble de ses baies et des dizaines de millions de documents qu’elles contenaient, en partenariat avec AntemetA.
En savoir plus…

reversibilite archivage electronique

Engagement à permettre la réversibilité du Système d’Archivage Electronique

L’objectif est de migrer les archives d’un système d’archivage à un autre, sans perte de documents et en conservant la traçabilité des transactions réalisées. Toutes les opérations de conversion (dans un autre format) et de migration (vers un autres serveur) doivent être notifiées dans les journaux, afin de garantir l’intégrité des archives et de mettre en oeuvre la conservation à vocation probatoire.

conseil archivage electronique

Devoir de conseil sur les formats

En se basant sur une analyse coût / risque, le tiers archiveur doit déclencher des alertes sur les formats générateurs de risques et identifier les solutions les plus pertinentes au regard des archives à préserver. En cas de conservation à très long terme de documents textuels, il peut par exemple préconiser une rematérialisation des archives électroniques. Celles-ci seront imprimées sur papier ou gravées sur microfilms. S’il s’agit de conserver ces documents pendant 80 ans, le choix de cette solution permet de diviser le coût d’archivage par 100.

Les options disponibles pour garantir la pérennité de vos documents électroniques

L’entreprise doit rester consciente des risques induits par l’électronique, et donc se donner les moyens de garantir la pérennité et l’intégrité de ses archives numériques. Ces deux notions sont étroitement liées : quel intérêt y aurait-il à conserver un document dont on ne pourrait garantir l’authenticité ? Le Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire apparaît comme la solution la plus sûre pour répondre à cette double exigence.
Dans certains cas bien circonscrits, l’option de rematérialisation peut être financièrement intéressante.

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