Comment prolonger la pérennité des archives électroniques ?

Pérennité du papier, volatilité des données numériques

Un document papier est par nature pérenne. En effet, un support papier conservé dans de bonnes conditions peut durer des siècles. Son contenu restera intelligible après ce laps de temps, et même s’il subit une dégradation, la majeure partie des informations pourront être sauvées. A contrario, un fichier électronique est bien plus volatile du fait de son format :

• il est impossible d’accéder aux données du fichier si le format n’est pas adapté au logiciel, au système d’exploitation et à l’ordinateur,
• il n’existe aucune normalisation des formats de fichiers (excepté le pdf et le xml)
• la lisibilité d’un fichier dépend donc du bon vouloir de l’éditeur du logiciel qui peut faire défaut (faillite de l’entreprise, arrêt d’un logiciel) ou imposer des sauts technologiques (obligation d’acheter la nouvelle version du logiciel)
• un fichier corrompu devient le plus souvent illisible, et la reconstitution des données perdues s’avère coûteuse voire impossible

et de son support : fragilité et faible durée de vie des CD ROM, disques durs et serveurs informatiques.

Il est vital pour une entreprise de pouvoir continuer à disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité, afin de faire valoir ses droits en cas de contentieux et de répondre à ses obligations légales de conservation de ses archives.
Depuis 2010, les cas d’entreprises n’ayant pas anticipé les enjeux de la pérennité de leurs archives électroniques et restées prisonnières d’un format de fichier propriétaire se sont multipliés. Dans certains cas, l’entreprise a été obligée de conserver des ordinateurs antédiluviens, équipés d’anciennes versions du logiciel et du système d’exploitation afin d’accéder aux données de ses fichiers. Dans les pires scénarios, l’entreprise a perdu la majeure partie de ses données après avoir omis de procéder à des mises à jour régulières de son logiciel. Comment éviter d’en arriver là ?

5 conseils pour accroître la pérennité de vos archives électroniques

• 1. Enregistrer les documents dans un format de fichier durable et normalisé, comme par exemple le pdf
• 2. Convertir régulièrement les fichiers dans un format plus récent afin de prolonger leur lisibilité
• 3. A chaque conversion de fichier, vérifier un à un que les nouveaux fichiers créés sont conformes aux originaux afin de garantir leur intégrité, et recalculer leur empreinte pour enregistrer l’opération de conversion effectuée
• 4. Disposer de serveurs redondés afin d’éviter la perte des données et documents en cas de panne du matériel
• 5. Migrer régulièrement l’ensemble sur un nouveau serveur

Pour être menées à bien, ces opérations de conversion et de migration nécessitent de mobiliser des moyens importants tant sur le plan matériel qu’humain.
Le coût de ces opérations, qui va croissant avec le nombre de documents à pérenniser et la durée de conservation, peut donc rapidement s’avérer élevé pour l’entreprise.
D’où l’interêt de mutualiser ces coûts avec d’autres entreprises en recourant aux services d’un tiers archiveur, dans le cadre d’un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire.

L’entreprise doit rester consciente des risques induits par l’électronique, et donc se donner les moyens de garantir la pérennité et l’intégrité de ses archives numériques. Ces deux notions sont étroitement liées : quel intérêt y aurait-il à conserver un document dont on ne pourrait garantir l’authenticité ? Le Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire apparaît comme la solution la plus sûre pour répondre à cette double exigence.
Dans certains cas bien circonscrits, l’option de rematérialisation peut être financièrement intéressante.

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