Cas d'usage signature électronique : les applications concrètes sont partout !

13.06.2018 > avis-dexperts

La signature électronique a le vent en poupe, boostée par les évolutions réglementaires, le développement de la dématérialisation des processus et l’usage généralisé des mobiles, tablettes…
Tout le monde y gagne. Côté entreprise, les leviers de performance sont nombreux : souplesse, rapidité, efficacité, amélioration de l’expérience utilisateur, optimisation de la conversion des nouveaux clients… De plus, vous simplifiez la vie de vos clients en leur proposant un parcours simplifié et en limitant la paperasse.

Tour d’horizon des principaux cas d’usage en fonction des métiers et des secteurs d’activité.

signature-electronique-rh

Ressources Humaines

Un dossier du personnel peut comporter plus de 70 types de documents. Une bonne raison de passer à la dématérialisation de bout en bout !

Les contrats de travail et leurs avenants figurent évidemment parmi les documents à privilégier pour démarrer la signature électronique. La contractualisation permet de finaliser l’embauche rapidement et à distance, en s’affranchissant du délai d’envoi par courrier. Un vrai plus lorsque le service RH centralise l’embauche des candidats sur plusieurs sites par exemple, ou pour les agences d’intérim qui signent de très nombreux contrats chaque jour ! De plus, proposer la signature électronique permet de refléter l’image d’une entreprise souple et moderne.

La signature électronique peut également être déployée pour les entretiens annuels, les entretiens de carrière…

Téléchargez le livre blanc « RH : dématérialisez pour gagner en performance »

signature-electronique-immobilier

Immobilier

Agences immobilières, syndics de copropriété… voient une véritable opportunité avec la signature électronique qui permet de signer rapidement et en toute sécurité tous leurs documents : mandats de location et de vente, estimation, compromis de vente, état des lieux, contrat de bail, procès-verbal d’assemblée générale…

Finis les impressions en multiples exemplaires, le temps passé à parapher les feuilles une par une, avec tous les risques d’erreur et d’oubli qui peuvent rendre une signature caduque…

signature-electronique-banques

Banque et assurance

Souscrire en ligne un crédit, un contrat d’assurance… devient simple comme bonjour ! Plus de formalités longues, d’envoi par courrier des justificatifs… Le client se connecte au portail de l’établissement, remplit le formulaire de souscription et télécharge les justificatifs demandés. Le dispositif vérifie ensuite l’identité du signataire en fonction du niveau de sécurité demandé : code SMS, carte d’identité, photo. La signature permet de valider le contrat, ainsi que le mandat SEPA associé.

Cette grande fluidité de bout en bout, de la connexion au portail jusqu’à la signature, simplifie l’expérience utilisateur, en toute sécurité pour les deux parties. Elle favorise également la finalisation du contrat, permettant de booster le nombre de contrats signés jusqu’à 30 % dans le cas d’un contrat d’assurance ! (source Yousign).

Autre usage de plus en plus courant : la souscription directement au guichet de l’établissement. Dans ce cas, un employé renseigne le formulaire sur une tablette et le client n’a plus qu’à signer.

signature-electronique-commerce

Commerce

Intégrer le dispositif de signature à votre CRM permet de dynamiser toute la chaîne de la vente, depuis le devis, les CGV (Conditions Générales de Vente), jusqu’au contrat et au bon de commande. Vos commerciaux peuvent faire signer le client en face à face sur une tablette ou en ligne, et le tour est joué ! Le travail de gestion de tous ces documents, le suivi des signatures et les éventuelles relances s’en trouvent simplifiés. La mise en œuvre de cette solution ne nécessite aucun investissement lourd ni déploiement complexe, et promet un ROI rapide.

signature-electronique-collectivites

Collectivités

La fonctionnalité de parapheur électronique permet aux élus de signer tous les documents de façon totalement sécurisée et conforme, où qu’ils soient, y compris en situation de mobilité.

A voir aussi...
Article-Archivage-Facile-Locarchives
20.09.2021

L’archivage physique se digitalise !

L’archivage physique est ancré dans le quotidien des entreprises qui doivent conserver, entre 1 à 30 ans, une multitude de documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, leur gestion de l’archivage physique est loin d’être optimum : manque de m2 pour stocker des archives papier dont la quantité augmente d’année en année, conservation […]

Voir plus
Certification XAM
27.07.2020

Le nouveau Système d’Archivage Electronique Xelians AM certifié par l'AFNOR !

Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO 14641, en qualité de tiers archiveur, (version de juin 2018) et NF Z 42-013 (version de mars 2009) par l’AFNOR (Association française de normalisation) le 20/07/2020. Cette certification garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et […]

Voir plus
transformation digitale
26.06.2019

Qu'est-ce que le programme VITAM ?

Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l’objectif de répondre à l’enjeu de l’archivage numérique. Ce programme vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique. Conçue pour les services de l’administration afin […]

Voir plus
ma santé 2022 hop en numerique
26.06.2019

Ma Santé 2022 & Hop’En : le virage numérique du système de santé français

Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère des Solidarités et de la Santé visant à transformer en profondeur le système de santé. Hop’En (pour Hôpital Numérique Ouvert sur son Environnement) constitue le volet numérique de Ma Santé 2022. Son objectif est d’accélérer […]

Voir plus