Cas d'usage signature électronique : les applications concrètes sont partout !

13.06.2018 > avis-dexperts

La signature électronique a le vent en poupe, boostée par les évolutions réglementaires, le développement de la dématérialisation des processus et l’usage généralisé des mobiles, tablettes…
Tout le monde y gagne. Côté entreprise, les leviers de performance sont nombreux : souplesse, rapidité, efficacité, amélioration de l’expérience utilisateur, optimisation de la conversion des nouveaux clients… De plus, vous simplifiez la vie de vos clients en leur proposant un parcours simplifié et en limitant la paperasse.

Tour d’horizon des principaux cas d’usage en fonction des métiers et des secteurs d’activité.

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Ressources Humaines

Un dossier du personnel peut comporter plus de 70 types de documents. Une bonne raison de passer à la dématérialisation de bout en bout !

Les contrats de travail et leurs avenants figurent évidemment parmi les documents à privilégier pour démarrer la signature électronique. La contractualisation permet de finaliser l’embauche rapidement et à distance, en s’affranchissant du délai d’envoi par courrier. Un vrai plus lorsque le service RH centralise l’embauche des candidats sur plusieurs sites par exemple, ou pour les agences d’intérim qui signent de très nombreux contrats chaque jour ! De plus, proposer la signature électronique permet de refléter l’image d’une entreprise souple et moderne.

La signature électronique peut également être déployée pour les entretiens annuels, les entretiens de carrière…

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Immobilier

Agences immobilières, syndics de copropriété… voient une véritable opportunité avec la signature électronique qui permet de signer rapidement et en toute sécurité tous leurs documents : mandats de location et de vente, estimation, compromis de vente, état des lieux, contrat de bail, procès-verbal d’assemblée générale…

Finis les impressions en multiples exemplaires, le temps passé à parapher les feuilles une par une, avec tous les risques d’erreur et d’oubli qui peuvent rendre une signature caduque…

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Banque et assurance

Souscrire en ligne un crédit, un contrat d’assurance… devient simple comme bonjour ! Plus de formalités longues, d’envoi par courrier des justificatifs… Le client se connecte au portail de l’établissement, remplit le formulaire de souscription et télécharge les justificatifs demandés. Le dispositif vérifie ensuite l’identité du signataire en fonction du niveau de sécurité demandé : code SMS, carte d’identité, photo. La signature permet de valider le contrat, ainsi que le mandat SEPA associé.

Cette grande fluidité de bout en bout, de la connexion au portail jusqu’à la signature, simplifie l’expérience utilisateur, en toute sécurité pour les deux parties. Elle favorise également la finalisation du contrat, permettant de booster le nombre de contrats signés jusqu’à 30 % dans le cas d’un contrat d’assurance ! (source Yousign).

Autre usage de plus en plus courant : la souscription directement au guichet de l’établissement. Dans ce cas, un employé renseigne le formulaire sur une tablette et le client n’a plus qu’à signer.

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Commerce

Intégrer le dispositif de signature à votre CRM permet de dynamiser toute la chaîne de la vente, depuis le devis, les CGV (Conditions Générales de Vente), jusqu’au contrat et au bon de commande. Vos commerciaux peuvent faire signer le client en face à face sur une tablette ou en ligne, et le tour est joué ! Le travail de gestion de tous ces documents, le suivi des signatures et les éventuelles relances s’en trouvent simplifiés. La mise en œuvre de cette solution ne nécessite aucun investissement lourd ni déploiement complexe, et promet un ROI rapide.

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Collectivités

La fonctionnalité de parapheur électronique permet aux élus de signer tous les documents de façon totalement sécurisée et conforme, où qu’ils soient, y compris en situation de mobilité.

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