Dématérialisation : GED ou file system, que choisir pour vos documents numériques ?

07.06.2016 > avis-dexperts

Quelle solution choisir lorsque vous voulez passer d’une gestion papier de vos documents à une gestion électronique ? Peut-on atteindre le zéro papier ? Panorama des avantages et des inconvénients de chaque solution…

La dématérialisation procure aux entreprises qui la mettent en place de nombreux avantages dans leur gestion documentaire : sécurisation accrue des archives, meilleur partage des documents, gain de productivité et d’espace… Les entreprises sont donc nombreuses à vouloir dématérialiser leurs documents et leurs pratiques, en particulier dans les activités qui constituent leur cœur de métier. Elles s’interrogent alors sur les outils et les procédures leur permettant de passer de dossiers papier à des dossiers électroniques, et de créer pour ceux-ci un référentiel documentaire, c’est-à-dire une base de données unique et structurée permettant le stockage et la consultation des documents. Deux méthodes sont utilisées pour effectuer cette transition vers la dématérialisation : le File System et la Gestion Electronique de Documents (GED).

File system et GED : de quoi parle-ton ?

     

Le File System désigne l’espace de stockage local ou dans un réseau d’entreprise.

Le stockage et le partage des documents électroniques y sont structurés physiquement dans une arborescence constituée de dossiers et de sous-dossiers, et visible pour l’utilisateur, selon une logique rappelant celle du classement de documents et dossiers papier. L’arborescence de l’explorateur Windows est un exemple de File System.

     

La Gestion Electronique de Documents (GED) est un système de gestion de l’information.

Habituellement on appelle par ce nom l’outil logiciel dédié qui permet l’acquisition, l’indexation, le stockage, la diffusion de documents électroniques et leur traçabilité. Les documents y sont classés dans des dossiers virtuels, à partir des métadonnées saisies lors de l’indexation qui facilitent leur recherche par les utilisateurs.

Si l’on effectue une analogie avec la recherche sur internet, on pourrait dire que la première méthode ressemble à un annuaire web, tandis que la seconde s’apparente davantage à un moteur de recherche web.

Un File System nécessite peu d’investissement en termes d’équipements, de disponibilité et de budget : il ne requiert pas de logiciel spécifique et permet d’utiliser le matériel informatique à disposition et sa structure peut être mise en place rapidement. Toutefois, il constitue une méthode de gestion documentaire limitée qui offre peu de fonctionnalités aux utilisateurs.

A l’inverse, un outil de Gestion Electronique des documents présente de nombreux avantages :

  • Un panel de fonctionnalités bien plus riche : de la consultation par un accès web sécurisé, à la connexion à un SI, en passant par l’annotation de documents, la capture des flux numériques, et la gestion des délais de conservation…
  • Des fonctionnalités plus élaborées et automatisées : l’utilisateur peut rechercher les fichiers contenant certains mots clés et émis sur une période précise, grâce aux métadonnées encapsulées dans les fichiers. Il peut également enregistrer ses préférences de recherche pour gagner du temps. L’indexation et le versement dans un Système d’Archivage Electronique ou un coffre-fort électronique peuvent être automatisés, ce qui permet d’éliminer le risque d’erreurs humaines.
  • Une traçabilité renforcée : la GED permet de tracer un document sur l’ensemble de son cycle de vie, contrairement à un File System. Les suppressions ou déplacements de fichier seront également tracés, avec une gestion stricte et fine des droits et modalités d’accès, empêchant la perte de fichiers.
  • Un outil indispensable pour dématérialiser les procédures de l’entreprise, grâce à la création de workflows adaptés aux processus métiers.

Les questions à se poser pour arbitrer entre GED et file system

Quelles sont les ressources allouables au projet ?

Un projet de File System peut être mis en place en deux mois. A contrario, un projet de GED nécessite un délai de réalisation et un budget habituellement deux fois supérieurs.

Ce point n’est toutefois pas déterminant, car la plus grande partie du budget et du temps nécessaire à un projet de dématérialisation n’est pas absorbé par la création du dispositif (File System ou GED) mais par la numérisation des documents papier. L’investissement total (dispositif + numérisation) restera à peu près équivalent.

Quel est le besoin opérationnel des collaborateurs ?

Soit les besoins d’accès aux documents sont simples, car communs à tous les utilisateurs. Dans ce cas, une structuration par un File System devrait être suffisante pour permettre de trouver l’information.

Soit les besoins d’affichage et de recherche sont complexes, car spécifiques aux métiers des utilisateurs. La Gestion Electronique des Documents constitue alors une réponse plus adaptée à la diversité et à la complexité des requêtes.

Quel est le besoin fonctionnel de l’entreprise ?

Souhaite-t-elle « seulement » un espace de stockage des documents électroniques ? Dans cette optique, un File System peut remplir le rôle de référentiel documentaire. En contrepartie, la gestion des documents sera hybride, les originaux papier étant les seuls documents à valeur probante.

L’entreprise veut-elle dématérialiser l’ensemble de ses processus ? Seule une GED pourra répondre à ses attentes : versement et indexation automatisés, connexions aux processus et aux applications métier, traçabilité des validations dématérialisées (workflows, signatures électroniques…)

Veut-elle mettre en place une politique d’archivage électronique garantissant la traçabilité et l’authenticité de ses documents numériques ? Là encore, la création d’une GED est un préalable quasi-indispensable à l’instauration d’un Système d’Archivage Electronique (SAE)…

L’accompagnement au changement, un impératif dans les deux cas

Quelle que soit la solution retenue, il ne faut pas négliger l’accompagnement au changement qu’implique le passage à une gestion électronique des documents, du fait des changements dans les pratiques et les modalités de gestion documentaire.

La logique d’une GED différant de celle d’une classification papier ou d’une simple gestion de dossiers et fichiers, l’accompagnement des utilisateurs est indispensable pour les aider à s’approprier l’outil et sa logique en leur dispensant une formation sur l’outil.

Le bon fonctionnement d’un File System reste tributaire de l’utilisation qu’en font les collaborateurs de l’entreprise. Les fichiers peuvent être indexés et datés manuellement, ce qui peut générer des omissions ou des erreurs qui compliqueront les recherches ultérieures. Et celà même si la structure par dossiers est familière aux utilisateurs, et que la logique de classement reste assez proche de celle du classement de documents papier.

Il est donc important de cadrer, par des procédures et des guides, les pratiques, l’usage et la gestion des dossiers.

Conclusion : pour aller plus loin dans la dématérialisation

La Gestion Electronique de Documents constitue une solution bien plus complète qu’un File System aux besoins de gestion et d’archivage de documents de l’entreprise.
Le File System peut toutefois contribuer à la structuration des répertoires et à ce titre constituer une étape intermédiaire avant une dématérialisation plus poussée de l’entreprise.
Cette dématérialisation ne pourra être complète qu’après le déploiement d’une GED, qui devra être complétée ultérieurement par l’adjonction d’un SAE et un travail de réflexion sur les processus métiers.

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