La destruction des documents originaux papier après leur numérisation n’est jusqu’à présent pas autorisée par la loi. Cette situation est en train de changer. Le point sur les dernières évolutions et leurs impacts en matière de gestion de documents.
Jusqu’à récemment, dans le droit français, seul l’original d’un document a valeur probante. Rappelons qu’est considéré comme original le document nativement produit sur son support papier ou numérique. La copie numérique d’un document original papier ou l’impression papier d’un document original numérique ne constituent donc pas des preuves juridiques.
En cas de perte de l’original papier, la copie numérique peut toutefois avoir valeur probatoire, à deux conditions :
Dans tous les cas, la destruction de documents originaux n’était pas prévue par la loi. Cependant quelques exceptions permettent de déroger à la règle à condition de garantir la fidélité de la copie.
Par exemple, dans un vademecum consacré au sujet, le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) mentionne la possibilité de détruire les originaux physiques, après constitution d’une copie fidèle. Cette destruction est soumise au préalable à un audit du Contrôle technique et scientifique de l’Etat. En définitive, cette autorisation revenait au même que de disposer d’une conformité NFZ 42-013, complétée d’une analyse de risque juridique liée à la destruction.
NUMERISATION FIDELE ET DESTRUCTION DES ORIGINAUX : Découvrez tous les enjeux liés à la constitution de copies numériques fiables au sens de la norme NF Z42-026.
Au sommaire :
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Depuis 2016, on constate toutefois des initiatives nationales visant à faciliter la destruction massive de documents papier. Le Luxembourg et la Belgique ont légiféré pour permettre la destruction à grande échelle des originaux, sous réserve d’avoir procédé à une numérisation fiable et de recourir à des opérateurs de numérisation qualifiés.
Depuis peu, la France organise la destruction de factures (au sens fiscal), sous réserve d’avoir effectué une numérisation en couleur et d’avoir signé les documents numérisés.
De même, le droit des contrats dans le Code Civil a été récemment modifié par l’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016. Celle-ci stipule que « la copie fiable a la même force probante que l’original ». Même si sa fiabilité est laissée à l’appréciation du juge, « est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. »
Cette rédaction autorise implicitement la possibilité de détruire les originaux papiers lorsque l’on a procédé à leur numérisation et à leur archivage électronique. Toutefois, « si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »
Locarchives travaille actuellement avec l’AFNOR à l’élaboration d’une définition normative de ce que doit être une « numérisation fiable » en complément de la norme NFZ 42-013. L’objectif est de créer une norme homologuée dédiée à la numérisation des documents d’activité courants sur laquelle pourra s’appuyer un dispositif de certification.
Cette future norme intégrera des mécanismes « robustes » de numérisation, et notamment la production d’éléments de preuve qui permettent d’attester que la numérisation est fidèle à son original papier. Ces éléments seront reversés dans un SAE de telle manière à pouvoir démontrer qu’il n’y a pas eu de perte d’intégrité lors de l’opération de numérisation.
Concrètement, la norme exigera de la part de l’entreprise qui archive :
Cette nouvelle norme homologuée sera soumise à enquête publique courant 2016. Cette norme ouvre la voie à une législation statuant sur la possibilité de détruire des originaux papier. Le droit français pourra s’appuyer dessus pour autoriser la destruction de documents après leur numérisation. Les bénéfices attendus sont des gains de productivité importants et une modernisation de l’administration et de l’économie. On peut donc prévoir que d’ici 2 ou 3 ans, il sera possible de détruire les documents originaux après qu’ils soient passés par une chaine de numérisation fiable.
Les entreprises doivent-elles pour autant prévoir de détruire l’ensemble de leurs originaux papier après les avoir scannés ? Si le droit va bientôt les autoriser à le faire, deux autres critères doivent être pris en compte : la rentabilité économique et l’analyse des risques.
Aussi, une destruction du papier n’est donc pas toujours souhaitable. Détruire, oui pourquoi pas, puisque le droit le permet (bientôt), mais cette stratégie doit faire l’objet d’une solide analyse associée à une évalution des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.
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