Disponibilité et confidentialité : les critères pour gérer et contrôler l'accès à vos documents numériques

Définir votre besoin en fonction des risques

Le taux de disponibilité est à définir en fonction des risques que ferait courir à l’entreprise le fait de ne pas pouvoir disposer du document dans le délai fixé.

Par exemple, un laboratoire pharmaceutique américain qui ne peut pas fournir instantanément ses dossiers de production à la Food and Drug Administration (FDA) risque de perdre son accréditation à distribuer ses produits. Avec un résultat très conséquent sur son chiffre d’affaires, voire son activité. Dans ce cas, le degré de disponibilité attendu est très élevé : les documents doivent être consultables en temps réel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Solutions techniques préconisées en fonction du degré de confidentialité attendu

La confidentialité est la capacité à limiter l’accès d’un document aux seuls utilisateurs autorisés, à gérer leurs droits d’usage et à mémoriser l’utilisation qu’ils en ont fait. Question à se poser : quels collaborateurs peuvent accéder à quels documents, et pour quoi faire ?

Analyser le risque lié aux documents

Les documents numériques ont la même valeur que leurs homologues papiers depuis la loi du 13 mars 2000. Avec l’essor de la dématérialisation, se pose la question de leur archivage et de la préservation de cette valeur juridique.
Le marché propose de nombreuses solutions, qui ne répondent pas toutes au même besoin : coffre-fort numérique, gestion électronique des documents, sauvegarde informatique… Découvrez en images pourquoi seul un véritable système d’archivage électronique répond à tous les besoins de l’entreprise pour préserver la pérennité, la disponibilité, et la confidentialité des documents numériques.

D’un autre côté, le passage à l’électronique a accru, d’une façon parfois injustifiée, les attentes des entreprises en termes de confidentialité. L’électronique, souvent mal comprise, génère des craintes voire des fantasmes : « et si un hacker mal intentionné s’emparait de mes fiches de paie ? Catastrophe ! ».

Relativisons : le risque et ses éventuelles conséquences doivent être évalués à leur juste mesure…

Analyser votre métier et la criticité des documents

Il faut donc repartir de l’analyse de votre métier, du caractère critique ou non des informations contenues dans vos documents, ainsi que de la taille de votre entreprise et de son organisation.

Le périmètre d’accès aux informations peut être organisé par typologies de documents, en fonction des métiers. Par exemple, dans une petite entreprise ne travaillant pas dans un domaine stratégique, on peut très bien envisager une organisation simple de la confidentialité, par métier. Dans ce cas, tous les contrats commerciaux seront accessibles à l’ensemble de l’équipe commerciale, toutes les factures par la comptabilité, toutes les fiches de paye par le service RH…

Il est bien sûr possible d’établir des règles d’accès beaucoup plus complexes, en établissant pour chaque document sa propre règle de confidentialité, encapsulée dans une métadonnée. Par exemple, dans un laboratoire de R& D, seule la personne qui a créé le document et son supérieur hiérarchique pourront y accéder.

Solutions techniques préconisées en fonction du degré de confidentialité attendu