Les documents sensibles : petits volumes, gros enjeux

Pourtant les entreprises et leurs collaborateurs méconnaissent ou sous-estiment le risque lié aux documents qui composent leurs actifs et qui peuvent avoir une forte valeur juridique ou économique. Aussi, ce n’est souvent qu’après la diffusion involontaire d’informations confidentielles ou la perte irrémédiable d’un document clé, que la prise de conscience se fait. Une situation d’autant plus dommageable que ces risques ne sont pas toujours couverts par les assurances. Toutefois, si le risque zéro n’existe pas, il est toutefois possible de le réduire en effectuant un travail de sensibilisation auprès de ses collaborateurs et en recourant à une méthodologie basée sur les principes du Records Management.

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• Déterminer les critères de criticité propres à l’entreprise en enquêtant auprès des responsables métiers et en analysant l’activité et le contexte concurrentiel de l’entreprise
• Recenser l’ensemble des documents de l’entreprise répondant à ces critères de criticité et les classer selon différentes typologies : documents confidentiels, juridiques, financiers, historiques…
• Mettre en place des dispositifs de sécurité adaptés pour chaque typologie de documents : stockage dans un espace sécurisé, bonnes pratiques en matière de partage et de stockage des documents…
• Mettre à jour régulièrement les critères de criticité et les dispositifs de sécurité, si besoin en faisant appel à l’avis extérieur d’un Risk Analyst ou d’un Records Manager

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