> Archivage électronique
> Archivage physique
> Numérisation
Besoins et enjeux
Cette prestigieuse maison d’édition souhaite préserver la vocation probatoires de ses contrats d’auteur originaux, qui revêtent un caractère patrimonial et sont jusqu’ici conservés dans un coffre de banque. Elle envisage de les dématérialiser afin d’assurer un haut niveau de disponibilité, de pérennité et de confidentialité.
40 000contrats numérisés
soit 400 000 pages
entre 5 000 & 10 000contrats
traités par an
Solutions
Enlèvement sécurisé et cadencé des contrats
Les contrats sont conditionnés en conteneurs métalliques cadenassés afin d’assurer le transfert en toute confidentialité.
Les enlèvements sont programmés par petits lots afin de pouvoir numériser en continu, sans rupture de l’activité pour les juristes.
Numérisation et hébergement des contrats électroniques
Après un test sur échantillon permettant de valider le process général et les résultats attendus, les lots de contrats sont numérisés et indexés.
Les champs d’index en erreur sont rectifiés par vidéocodage, puis les fichiers PDF sont contrôlés et intégrés dans DEXTO, le portail de gestion en ligne de Locarchives.
Consultation en ligne des contrats
Par souci de confidentialité, seuls les services juridique et archives peuvent consulter les contrats en ligne, à partir d’une simple recherche sur les index prédéfinis : n° d’ouvrage, n° de bénéficiaire, nom/prénom du signataire… L’original peut également être restitué sous 24 heures.
Archivage physique en environnement ultra sécurisé
Les contrats originaux sont reconditionnés en caissons clôs puis conservés pour une durée illimitée dans un environnement dédié et ultra sécurisé, parfaitement adapté aux documents de nature « sensible » : confidentialité, protection renforcée contre les risques de destruction, de détérioration…
Bénéfices
Pérennisation des contrats originaux
- Maintien de l’intégrité physique des originaux, qui ne sont plus consultés
- Préservation de leur vocation probatoire
Des contrats accessibles directement et en toute confidentialité
- Identification simplifiée des contrats à partir des index
- Accès partagé restreint aux seuls utilisateurs habilités
A propos de
Cette grande maison fédère plusieurs grands noms de l’édition acquis au fil des années et propose un catalogue de plusieurs milliers de références.
Cas clients
Mise en œuvre d’un système d’archivage électronique mondial
Proposer aux filiales une solution d’archivage électronique sécurisée, mutualisée et facile d’utilisation.
Dématérialisation et archivage électronique probatoire des bulletins de paye
Passage au bulletin de paye électronique pour les 4 000 intérimaires
Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication
Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire
Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion
Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives