Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion

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Besoins et enjeux

A l’occasion de sa fusion avec une nouvelle entité, cette compagnie d’assurance souhaite harmoniser l’organisation de ses documents et archives, avec 2 objectifs principaux :

• gagner 40 % de la surface disponible par collaborateur

• optimiser la gestion de ses documents et archives afin de maîtriser ses risques et être plus performant. En effet, de nombreux dossiers clients ont été égarés, certains ont été détruits avant la fin de la durée légale de conservation, les équipes perdent beaucoup de temps à rechercher un document…

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7 000mètres linéaires

de documentsà traiter

25 %clients

des documents détruits

1 heure

temps d’indisponibilité d’un document
en cours de numérisation

Solutions

LOCARCHIVES accompagne ce client sur tous les aspects de son projet :

1- Analyse de l’existant

Les archivistes LOCARCHIVES trient documents, identifient ceux pouvant être détruits et vérifient la complétude des dossiers. Ils s’assurent notamment de la présence de certains documents clés comme l’original du contrat et des avenants, les justificatifs de sinistre… qui sont indexés pour constituer une base de données complète.

2- Numérisation des dossiers

Sur préconisation du consultant, tous les documents clés et les dossiers client de moins de 3 ans sont numérisés.

Une équipe dédiée intervient directement dans les locaux de l’entreprise, ce qui permet de réduire le temps d’indisponibilité des documents tout en préservant leur confidentialité.

Dotés d’une solide expérience de l’assurance, les archivistes réalisent tous les traitements sur place, en toute autonomie : désagrafage, numérisation, contrôle qualité, indexation… Les fichiers numériques sont ensuite hébergés dans les serveurs LOCARCHIVES.

3- Consultation des documents en ligne

Les équipes accèdent simplement aux documents numérisés à partir de DEXTO, le portail de gestion en ligne de LOCARCHIVES, à la grande satisfaction des clients. Ils peuvent également demander la livraison d’un original papier.

4- Accompagnement au changement

Le consultant conçoit l’ensemble des procédures de gestion des dossiers clients : indexation, pré-archivage interne, externalisation, consultation des dossiers originaux, destruction…

Les collaborateurs sont formés aux procédures et aux outils mis en place afin de faciliter leur acceptation et leur prise en main.

Des correspondants archives sont nommés au sein des principaux services pour remonter les difficultés rencontrées et mettre en place les solutions adaptées.