> Archivage physique
> Conseil
> Traitement documentaire
Besoins et enjeux
Ce client souhaite réorganiser la gestion des fonds patrimoniaux liés à son métier : prototypes, modèles, échantillons de matériaux… afin de les préserver et d’en faciliter l’exploitation au quotidien. Le projet inclue également le réaménagement des réserves du siège parisien, saturées et situées en zone inondable.
7 000objets
de toutes natures à traiter
50réserves
réorganisées
2consultants
à temps plein
3archivistes techniciens
à temps plein
Solutions
LOCARCHIVES accompagne ce client sur tous les aspects de son projet :
1. Tri et inventaire de l’ensemble des objets
- Traitement exhaustif à la pièce et reconditionnement adapté (feuille de soie, boîte polypropylène…) ou destruction (30 % du fonds)
- Création d’une photothèque informatisée
2. Réorganisation complète des réserves
- Réorganisation complète des réserves : dépoussiérage, rangement, règles d’accès, signalétique…
- Conception du plan d’évacuation en cas de crue centennale
- Mise en place d’une régie afin de pérenniser les résultats obtenus
3. Création des outils de gestion documentaire pour simplifier l’accès à l’information
- politique d’archivage
- plan de classement
- référentiel de conservation…
4. Conduite du changement
- Communication : rédaction et conception du guide des bonnes pratiques
- Formation du personnel
- Accompagnement au changement…
Bénéfices
Fonds organisé
et accessible
moins de 20 minutes pour traiter
une demande de consultation
Pérennisation
de l’organisation
mise en place grâce à la formalisation
d’une politique d’archivage
Préservation
du patrimoine
du groupe
Cas clients
Déménagement et archivage d’un fonds d’archives photographiques
Conception d’un bâtiment dédié et gestion quotidienne du fond « Initiative Sygma »
Gestion externalisée de la bibliothèque de prêt
Transfert, conservation sécurisée et gestion quotidienne de la bibliothèque
Numérisation fidèle des dossiers de lots de fabrication
Mise en œuvre d’une stratégie de diversification des risques pour des documents à fort enjeu réglementaire
Numérisation et rationalisation de l’organisation documentaire dans le cadre d’une fusion
Optimiser la gestion des dossiers clients et maîtriser les risques liés aux archives