3 solutions pour sécuriser l'accès à vos archives en ligne

Les entreprises qui souhaitent développer la mobilité de leurs collaborateurs recourent souvent pour la gestion et la consultation de leurs documents archivés à des solutions en ligne en mode SaaS. SaaS comme Software as a Service. Autrement dit, le logiciel de gestion des archives n’est pas installé sur le poste de travail des collaborateurs, mais est mutualisé pour un ensemble d’entreprises sur une plateforme technique exploitée par un sous-traitant. Pour l’entreprise, le choix d’une solution SaaS présente des avantages en matière de coût, de simplicité de gestion et d’évolutivité.

Solution n° 1 : Optimisez vos moyens d’authentification et d’administration traditionnels

Cette solution consiste en une gestion renforcée des authentifications utilisateurs. Le système d’archivage doit permettre une administration des utilisateurs par le client lui-même. Celui-ci
affectera nominativement un utilisateur à un profil d’accès, et ces profils seront définis selon les besoins d’accès et de gestion de chaque population d’utilisateur.

Cette démarche repose sur une étude de classification documentaire et une analyse de risque avec chaque métier pour définir les niveaux d’accès aux fonds d’archives.

Solution n° 2 : Rajoutez un dispositif d’authentification forte

Il s’agit de combiner le login et le mot de passe avec un « token », une clé électronique qu’il faut détenir pour finaliser l’identification. Autrefois encapsulé dans un objet physique de type badge électronique, le « token » peut aujourd’hui prendre la forme d’une clé logicielle intégrée dans le terminal d’un utilisateur : poste de travail, smartphone, tablette…

Dans sa version la plus innovante, cette clé logicielle est dynamique : elle va générer un mot de passe à usage unique valable pendant une durée limitée : le One Time Password (OTP).