Dématérialisation et gestion des documents numériques

analyse de l'organisation documentaire
03.04.2017 > avis-dexperts

Une histoire d’hommes autant que de logiciels

Alléger sa gestion administrative, optimiser son back office… tous les services de l’entreprise se tournent vers la transition numérique. Comptabilité, ressources humaines, juridique, commerce, R & D… chaque métier cherche à optimiser la gestion de ses processus en initiant des projets de dématérialisation.

Ces projets s’articulent la plupart du temps autour de solutions de GED – Gestion Electronique des Documents – et/ou d’automatisation des processus métier.

Si la dimension informatique de la transformation digitale est bien perçue, sa dimension humaine passe très souvent au second plan. Et si c’était pourtant la clé de la réussite de votre projet ?

analyse de l'organisation documentaire

1. Analyser et comprendre votre organisation

Mettre en œuvre une solution efficace, c’est d’abord réfléchir à votre situation afin de comprendre votre fonctionnement et vos enjeux. Dématérialiser, oui, mais pour quoi faire ?

Nos équipes travaillent, avec vous, afin de répondre notamment aux questions suivantes :

Quels sont vos principaux objectifs ? Etre plus efficace, améliorer le temps d’accès à l’information, réduire la non-qualité, permettre le travail collaboratif autour des documents, favoriser la mobilité de vos collaborateurs, renforcer votre conformité, sécuriser vos documents et vos données… : autant d’enjeux auxquels la dématérialisation apporte une réponse concrète.

Quels sont les services qui utilisent encore beaucoup le papier et qui gagneraient à dématérialiser leurs processus ? Quels sont les documents qui nécessitent une gestion lourde et mobilisent vos collaborateurs ?
Factures fournisseurs, factures clients, bons de commande et bons de livraison, contrats, documents commerciaux, dossiers du personnel… autant de documents couramment ciblés par les entreprises et qui offrent un potentiel d’optimisation important. Sans oublier les emails, leur intégration et archivage dans les dossiers.

Quels processus sont pour vous les plus coûteux, complexes ou sources d’erreurs ?
Signature de contrats, circuit de validation des factures, intégration d’un nouveau collaborateur, prise en charge et suivi des demandes clients, gestion des notes de frais… Là encore, il s’agit de définir vos priorités afin de cibler les processus source d’un retour sur investissement rapide.

2. Définir ensemble votre solution durable et rentable

A partir de cette cartographie, et grâce à leur expertise métier, nos consultants co-construisent, avec vous, votre solution sur-mesure :

Choix et priorisation des processus et documents à dématérialiser

Modélisation des processus cibles sans oublier de challenger les existants pour profiter de la pleine puissance des nouveaux outils

Modalités de capture et d’intégration de vos documents : documents numériques issus de vos applications (ERP, SIRH, CRM, boites emails…), documents numérisés et documents papier

Classement des documents : conception de votre arborescence personnalisée, définition des métadonnées de description par type de documents…

Accès et consultation : définition des droits personnalisés par utilisateur…

Automatisation de vos processus : conception des workflows adaptés à votre organisation, diffusion en masse de documents, création de formulaires pour collecter des informations…

Travail collaboratif : espace de travail dédié à un service ou un projet, création de data room ouverte à des contributeurs externes…

Modalités d’archivage selon le format de vos documents, numériques et papier, à vocation probatoire ou non

Conception solution dematerialisation

3. Accompagner le changement pour assurer la réussite de votre projet

Qui mieux que vos collaborateurs maîtrise vos processus et connait parfaitement votre organisation ?

Les nouveaux outils vont certainement faire évoluer vos méthodes, vos façons de travailler. C’est pourquoi les utilisateurs doivent être intégrés très en amont dans votre projet afin de participer activement à la conception de la solution qu’ils utiliseront au quotidien. Le choix des collaborateurs qui vont participer au projet est clé pour faciliter par la suite l’adhésion de toute l’équipe car ils pourront assurer la formation et le support.

Organiser la communication, documenter les process, concevoir les supports de formation, autant d’actions à préparer au fur et mesure du projet pour un timing parfait. Accompagner le changement, c’est aussi organiser le support après les étapes de formation, pour faciliter la prise en main et intégrer rapidement des nouveaux outils et des nouvelles procédures de gestion documentaire dans votre organisation.

Un projet de dématérialisation est un projet multidimensionnel, dont chaque composante est importante. Revisiter les processus pour les optimiser, choisir les bons outils, les intégrer aux Systèmes d’Information, former les utilisateurs… le recours à un expert est un vrai plus pour mener à bien votre transformation digitale, en toute confiance.

Votre transition numérique, en toute confiance

Nos équipes vous accompagnent tout au long de votre projet pour concevoir et mettre en oeuvre votre solution personnalisée.

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