Par Hervé STREIFF – Responsable Conformité et Sécurité de l’information – LOCARCHIVES
La prochaine étape du déploiement du Dossier Médical Partagé (DMP) est fixée à fin 2017 (1). Pour être dans les délais requis, les établissements de santé doivent en lancer la mise en oeuvre dès aujourd’hui… et de tout en gérant la cohabitation avec un historique de milliers de dossiers papier.
Quelles sont les options possibles et disponibles pour mettre en oeuvre ce grand chantier ? Comment parvenir à entamer ce virage majeur et avec quels moyens techniques et intellectuels ?
Au 20 décembre 2015 et depuis le lancement opérationnel du dispositif en 2011, environ 567 000 DMP ont été créés (2).
Autant dire qu’il s’agit d’une goutte d’eau rapporté aux millions de bénéficiaires potentiels de l’assurance maladie en capacité de demander la création de leur dossier.
Nous sommes tous concernés : les patients, les praticiens, et, en premier lieu, les établissements de santé. Ces derniers doivent en effet mettre en oeuvre le DMP en prenant en comtpe de fortes contraintes de sécurité, de confidentialité, de facilité d’accès pour les soignants et d’optimisation des coûts.
Les établissements de santé, producteurs de dossiers patients au format papier et numérique, ont longtemps été considérés comme étant les seuls capables d’assurer les meilleures conditions de sécurité et de confidentialité pour leurs dossiers patients. La croissance du volume de dossiers à conserver et la cohabitation des formats papier et électronique changent la donne. En effet, ces mutations ont imposé au secteur médical d’assurer la protection et la gestion des dossiers patients toujours plus nombreux tout en étant particulièrement vigilants à une optimisation globale des coûts de fonctionnement. Pour pallier cette contrainte et leur permettre de se recentrer sur leur coeur d’activité, le législateur a élaboré un ensemble de dispositifs règlementaires privilégiant l’externalisation sécuriséee des archives médicales auprès d’opérateurs qui ne sont pas des professionnels de santé.
LOCARCHIVES vous propose de faire le point sur les bonnes pratiques pour les archives de santé :
Bien que tardivement instaurée, l’externalisation auprès de professionnels de l’archivage compte un certain nombre d’avantages :
Le contrôle et la confiance vont souvent de paire et ce principe s’applique à la perfection à la sélection de partenaires dans le cadre de l’externalisation médicale physique et électronique. La démarche est encadrée par plusieurs agréments obligatoires qui visent à assurer la confiance en offrant un niveau de confidentialité identique à celui assuré par les professionnels de santé dans leurs propres établissements.
En sus, ces agrément peuvent être complétés de certifications qui, si elles ne revêtent pas un caractère obligatoire, constituent une garantie supplémentaire. Poru avancer en toute confidance, il convient toutefois d’être vigilant sur le périmètre d’application de ces agréments et certifications.
En bref, ce qu’il faut retenir pour baliser une démarche d’externalisation :
Mettre en place une gestion de l’information externalisée spécifiquement adaptée aux besoins des établissements de santé requiert de fait des compétences particulières d’ingénierie archivistique, une capacité intervenir en amont pour analyser la politique d’archivage et les risques existants, et assurer un rôle de conseil. Le choix de l’expert est par conséquent déterminant pour accompagner les établissements dans l’externalisation de leurs archives de santé, dans l’amélioration de leurs performances et la réduction de leurs frais de fonctionnement.
(1) Annonce de Nicolas Reve, Directeur Général de la Caisse Nationale de l’Assurance Maladie des Travailleurs Salariés, le 06 octobre 2015
(2) Source www.dmp.gouv.fr
Le SAE XAM certifié ! Notre nouveau système d’archivage électronique Xelians AM a été certifié conforme aux normes du secteur ISO…
Le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) est issu d’une collaboration étroite entre les ministères des Affaires…
Le 16 juillet 2019, l’Assemblée Nationale a adopté un nouveau projet de loi, Ma Santé 2022, porté par le Ministère…
Les SAE sont souvent confondus avec la GED. Retrouvez ci-dessous les différences et surtout les complémentarités de ces deux solutions…