Avis d'expert : les archives de santé au coeur de l'actualité - les enjeux d'une gestion éclairée

27.01.2016 > avis-dexperts

Par Hervé STREIFF – Responsable Conformité et Sécurité de l’information – LOCARCHIVES

Loi de modernisation du système de santé, mise en oeuvre du Dossier Médical Partagé, marchandisation des données personnelles… la santé est au coeur de l’actualité. Les enjeux liés à l’amélioration du suivi médical et à l’optimisation de l’hôpital de demain sont cruciaux non seulement pour les patients mais aussi pour les acteurs publics et privés…
Or, le rôle des archives de santé est central dans ce dispositif, et les modes opératoires mutent face à la généralisation du numérique.
Dans ce contexte sensible, qu’entend-on par « archives de santé ? Quels sont leurs enjeux ?

enjeux archives sante

Archives de santé : qu’est-ce que c’est ?

Une archive de santé, c’est avant tout, comme une archive classique, un document ou un dossier (compte-rendu, radiographies, imagerie médicale…) matérialisé par un support physique ou numérique.
Ces documents contiennent le plus souvent des données de santé dites « à caractère personnel », qualifiées de la sorte car elles permettent l’identification directe ou indirecte du patient : nom, prénom, n° de sécurité sociale, pathologie… La divulgation de ces données peut porter atteinte à sa vie privée et au respect du secret médical.
Enfin, les métadonnées permettant de rechercher un document font, elles aussi, parties intégrantes des archives. Elles doivent être protégées au même titre que les documents eux-mêmes, car elles peuvent également contenir des données à caractère personnel.

Panorama réglementaire des archives de santé

La réglementation applicable aux archives de santé relève notamment du Droit Commun, du Code de la Santé, du Code Civil et du Code du Patrimoine. Son objectif est multiple :

  • assurer la confidentialité des données personnelles du patient afin de le protéger de tout préjudice lié à leur divulgation et leur exploitation
  • garantir la disponibilité des dossiers patients pour assurer la qualité des soins, ce qui nécessite de les conserver de façon sécurisée
  • garantir la pérennité et l’intégrité des archives afin de protéger l’établissement de santé en cas de contentieux avec un patient

Santé et archivage : des enjeux stratégiques

Les archives de santé répondent à 3 obligations principales :

  • permettre au corps médical d’accéder rapidement à la bonne information dans leur pratique des soins au quotidien, afin d’améliorer le suivi médical. Celà implique de conserver la chronologie et la nature des soins réalisés par les différents intervenants
  • protéger les hôpitaux, cliniques, laboratoires… en cas de contentieux avec un patient par exemple
  • respecter le secret médical et protéger la vie privée des patients

… sans oublier les besoins d’optimisation des établissements de santé, tant en terme de qualité de service que d’efficacité économique.

En résumé, un archivage performant doit donc permettre d’assurer :

  • la disponibilité des dossiers patients,
  • leur préservation à long terme,
  • leur intégrité,
  • la confidentialité des accès à l’information.

La cohabitation du papier avec le numérique complexifie évidemment les pratiques de gestion et de conservation. Alors que l’archivage physique exige principalement un stockage sécurisé (entrepôts, sécurité incendie…), l’archivage numérique implique un système qui garantisse non seulement la confidentialité des documents, mais préserve aussi la vocation probatoire des documents.

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  • définition du périmètre des archives de santé
  • quels agréments et certifications exiger pour externaliser les dossiers médicaux et les données personnelles de santé
  • 12 bonnes pratiques pour réussir son externalisation

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La préservation des données personnelles de santé, un enjeu crucial

La préservation des données personnelles est centrale dans tout dispositif de gestion des archives de santé.
Il suffit pour s’en convaincre de suivre l’actualité sur le hacking des données de santé. Aux Etats-Unis, les intrusions dans les SI des hôpitaux auraient augmenté de 600% en un an (1). En France, un groupe de hackers a publié sur le web des bilans médicaux et des analyses de sang non cryptés… ils n’avaient pas obtenu la rançon demandée suite au piratage d’un laboratoire de biologie (2).

Au coeur de la médecine de demain, l’archivage des données de santé à caractère personnel et la réglementation qui leur est associée placent donc le secteur médical devant des responsabilités majeures qui lui imposent un choix éclairé sur leur gestion.

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(1) Information de Websense, agence de cybersécurité pour en en savoir plus

(2) Information relayée par pourquoidocteur.fr pour en savoir plus

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