Boostez vos processus métiers avec le BPO

Business Process Outsourcing
17.09.2018 > avis-dexperts

Business Process Outsourcing

L’intégration du BPO dans les processus d’entreprise

La gestion des documents et de l’information constitue une part importante de vos processus, avec des enjeux de productivité et de conformité significatifs.

La dématérialisation, l’automatisation des tâches… sont des vecteurs d’optimisation incontestables pour fluidifier et sécuriser la gestion de vos factures, des notes de frais, de vos dossiers clients …

Le BPO ou Business Process Outsourcing vise à externaliser tout ou partie de ces processus pour en confier la réalisation à un prestataire de services. Focus sur une tendance en pleine expansion qui présente de nombreux bénéfices pour votre gestion de documents.

Quels sont les intérêts et les objectifs du BPO ?

Grâce à l’externalisation, le BPO permet d’optimiser les processus de votre back office tout en intégrant pleinement les bénéfices des nouvelles technologies.

  • Productivité et maîtrise des coûts

Déléguer la gestion de tout ou partie d’un processus permet de libérer vos collaborateurs des opérations répétitives et présentant peu d’intérêt, et de leur permettre de se recentrer sur des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. C’est aussi l’occasion d’automatiser certaines tâches et leur contrôle pour gagner en productivité.

  • Qualité et conformité

Se reposer sur des spécialistes externes permet de systématiser les contrôles sur vos informations, documents et dossiers, pour une conformité et une traçabilité optimale. Dans le cadre du BPO, le prestataire réalise les opérations convenues, dans le respect des procédures définies conjointement, il est donc garant du respect de vos bonnes pratiques en matière de gestion de documents.

  • Agilité et souplesse

Confier la gestion de vos dossiers à une équipe dédiée permet de fiabiliser leur délai de traitement. Quelle que soit la variation des volumes à traiter, c’est un moyen efficace de lisser la charge de travail de vos équipes en interne : vous déléguez la prise en charge des fluctuations de votre activité au prestataire de services.

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BPO documentaire : qui est concerné ?

Tous les processus back-office peuvent bénéficier du BPO. Voici quelques exemples les plus courants :

  • Services Généraux : courriers entrants
  • Ressources Humaines : dossiers du personnel, notes de frais…
  • Comptabilité : traitement des factures entrantes
  • Commerce / administration des ventes : bons de commandes et de livraison, dossiers clients
  • Juridique : contrats

Plus spécifiquement, le secteur des banques, assurances et mutuelles est concerné par le BPO avec les dossiers d’ouverture de compte, de souscription, de crédit, de sinistres… mais aussi les dossiers médicaux pour les assurances.

Business Process Outsourcing : quelles opérations pouvez-vous externaliser ?

Vous pouvez choisir de sous-traiter tout ou partie de votre processus en fonction de vos besoins et enjeux. Parmi les principales opérations qui peuvent être prises en charge par le BPO :

  • Capture multicanale des flux entrants, numériques et papier, tri
  • Contrôle de complétude d’un dossier: présence exhaustive des pièces attendues, en fonction de la structure définie par le client
  • Contrôle de conformité: présence de l’ensemble des informations attendues (tampon, signature, dates…), vérification du caractère original du document, de la cohérence des documents par rapport au dossier (les documents correspondent bien au demandeur et au contrat par exemple)
  • Numérisation des documents (LAD, RAD, OCR…)
  • Intégration dans votre SI (GED, ERP, SIRH…)
  • Saisie de données
  • Validation de la demande le cas échéant
  • Gestion complète des formulaires et enquêtes
  • Contrôle qualité, traçabilité et reporting

Les dossiers non conformes sont mis de côté pour être traités ultérieurement par vos collaborateurs ou par le prestataire : demande de pièces complémentaires, signature…

Confier le BPO à un partenaire professionnel est un moyen fiable et rapide d’opérer la transformation digitale de vos processus métier. Les services peuvent ainsi se recentrer sur leur cœur de métier, pour plus de performance et de satisfaction clients.

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