Cas pratique : comment GRTgaz a valorisé son fond documentaire...

04.12.2014 > temoignages-clients

GRTgaz a fiabilisé son réseau de gaz et amélioré la rapidité de ses réponses à l’administration grâce au traitement documentaire. Retour sur un ambitieux chantier…

Traitement documentaire : définition et enjeux

Pour une entreprise, un document non répertorié ou mal classé est un document perdu pour ses collaborateurs, et donc un document inexploitable économiquement.
C’est pourquoi elle a intérêt, quelles que soient sa taille et son activité, à valoriser ses archives en procédant à leur traitement.
Le traitement documentaire est un ensemble de procédures visant à organiser le fonds d’archives d’une entreprise afin d’en permettre une meilleure exploitation. Il simplifie pour ses collaborateurs la recherche et l’accès aux documents de travail.

GRTgaz

Le contexte et les objectifs du traitement documentaire chez GRTgaz

Depuis septembre 2011, LOCARCHIVES accompagne GRTgaz sur un ambitieux programme de traitement documentaire.
Avec plus de 32 000 kms de gazoducs et 26 stations de compression, GRTGaz exploite l’un des plus longs réseaux de transport de gaz naturel en Europe, et dispose d’un imposant fonds documentaire concernant les canalisations et installations techniques qui constituent ses ouvrages.
GRTgaz devait achever les travaux de fiabilisation des données techniques dans le cadre de la connaissance de ses actifs et la mise en conformité réglementaire (arrêté « multi-fluides du 04/08/2006) : à ce titre, GRTGaz souhaitait traiter un reliquat de dossiers techniques générés dans les années passées et organiser leur archivage définitif.

Ce chantier était ambitieux par le volume de documents à traiter : 1 kilomètre de linéaires, soit environ 18 000 dossiers. Il l’était également par la diversité des tâches demandées.

C’est pourquoi il a été précédé d’une mission pilote, conduite par une équipe réduite sur un échantillon de dossiers. Ce pilote a permis de vérifier – en prenant en compte la technicité des documents à traiter – la faisabilité du projet, tout en évaluant les ressources humaines et matérielles nécessaires pour le mener à bien dans les délais impartis. En effet les données techniques recueillies à l’issue de ces travaux de fiabilisation sont essentielles à l’établissement des Servitudes d’Utilité Publique pour la maîtrise de l’urbanisation autour des ouvrages. Par ailleurs cette mission pilote a aussi été l’occasion de tester les procédures d’archivage du client, puis de les adapter à un traitement industriel, selon une procédure optimisée.

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Une mission organisée autour de 3 grandes phases

Etape 1 : l’identification, le tri et le classement des archives

Il s’agit de cartographier les fonds documentaires afin d’identifier les archives à détruire immédiatement, les documents « éliminables à terme » et ceux à conserver. On définit également, si il n’en existe pas, une politique de conservation des archives pour l’avenir. Vient ensuite la phase de traitement où l’on détruit les documents inutiles et où l’on indexe les archives restantes.

Chez GRTgaz, l’ensemble des archives devaient être conservées, mais les documents – très techniques – nécessitaient d’être analysés et classifiés en vue de rendre leurs données accessibles à GRTgaz et à l’administration de tutelle. Ce qui impliquait de lire et analyser le contenu de chaque document, de créer de nouveaux dossiers, d’en fusionner d’autres…

Etape 2 : l’externalisation des process métiers ou « BPO »

Le Business Process Outsourcing (BPO) consiste à confier à un prestataire des tâches d’archivage et de gestion documentaire qui nécessitent une connaissance approfondie du métier du client. Celà implique pour le prestataire soit de disposer de profils très spécialisés, soit de former ses propres équipes afin de les faire monter en compétence.

Pour la mission GRTgaz, les archivistes techniciens de LOCARCHIVES ont dû apprendre le métier du gaz, avec le concours de l’équipe interne. Ils sont ainsi devenus à même de décrire des documents extrêmement techniques en utilisant le vocabulaire métier du client. Ils ont alors pu alimenter un SIG (Service d’Information Géographique), une base de données cartographique qui permet à GRTgaz d’avoir une connaissance globale et détaillée de son réseau de gaz. A ce titre, ils ont intégré non seulement la dimension métier des documents traités, mais également la dimension géographique et cartographique.

Etape 3 : la numérisation in situ d’une sélection de documents

Il s’agit de scanner des documents afin d’en créer une copie numérique et de constituer une base de données facilement exploitable.
Avant la numérisation proprement dite, on commence par établir ses règles : qu’est-ce que l’on numérise et comment ? Quelles métadonnées extraire et pour quelle utilisation ? Où stocke-ton les documents numérisés ? Ensuite, on « dépollue » les documents pour faciliter la numérisation : retrait des pochettes, trombones, agrafes, post-it… L’ensemble de la numérisation peut être réalisée dans les locaux de LOCARCHIVES, ou s’il le souhaite, chez le client.

Pour GRTgaz, les autres étapes se déroulant déjà dans ses locaux, il était logique, pratique et économique de réaliser également la numérisation sur place.
Cette numérisation a permis d’injecter les documents numérisés dans le logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) du client, facilitant ainsi le travail au quotidien des collaborateurs.

Découvrez le traitement documentaire en images

En conclusion : les bénéfices pour GRTgaz

Grâce au traitement documentaire, GRTgaz dispose d’archives répertoriées, totalement exploitables et immédiatement disponibles, qui lui apportent une connaissance approfondie de son réseau de gaz et lui donnent la capacité de répondre plus rapidement aux demandes d’organismes de tutelle telles que la DRIEE et les DREALS.

Selon Barbu CONSTANTINESCU, Responsable du Département Maintenance et Données Techniques chez GRTGaz, « ce qui pouvait sembler une gageure, à savoir confier le traitement de nos archives techniques à un tiers – activité complexe qui nécessite une connaissance intime des aspects métiers et qui est prise en charge par des spécialistes chez GRTGaz, s’est révélé non seulement possible mais un véritable succès. Notamment grâce à une implication de l’ensemble des acteurs, LOCARCHIVES et GRTGaz, dans la montée en compétences des archivistes techniciens, une formalisation des modes opératoires et un dispositif de contrôle qualité robuste. LOCARCHIVES, qui a su mobiliser rapidement une équipe importante (18 personnes), est maintenant un partenaire de premier plan pour GRTGaz dans la gestion de ses données techniques, sujet à fort enjeu tant technique que réglementaire ».

L’exemple de GRTgaz nous rappelle que chaque entreprise doit répondre à des besoins informationnels jouant un rôle clé dans son métier. C’est pourquoi elle gagnera toujours à valoriser ses documents de travail. Cette démarche permettra à ses collaborateurs de disposer plus sûrement et plus rapidement des données nécessaires à l’atteinte de leurs objectifs, et au final leur fera gagner en efficience et en productivité.

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Archiviste technicien, qui es-tu ?

Cheville ouvrière du traitement documentaire, l’archiviste technicien est capable de « rentrer dans le contenu » des archives qu’il traite et d’apprendre le métier du client.

De formation supérieure (bac + 3 à bac + 5), sa rigueur et ses capacités d’analyse lui permettent d’appréhender les documents les plus techniques dans des métiers très différents.

A PROPOS DE GRTGaz

GRTGaz est une entreprise détenue à 75 % par GDF SUEZ, l’un des leaders mondiaux de l’énergie et des services à l’environnement, et à 25 % par la Société d’Infrastructures Gazières (SIG), consortium public composé de la Caisse des Dépôts et de ses filiales CDC Infrastrucure et CNP Assurances. GRTGaz construit, entretient et développe le réseau de transport de gaz naturel à haute pression. Présent sur 85 % du territoire national, il commercialise des capacités de transport pour livrer le gaz naturel que lui confient ses clients, à destination des points de consommation directement raccordés au réseau de transport : les réseaux de distribution publique pour l’alimentation des ménages, des collectivités et des entreprises, les grands consommateurs industriels et les centrales de production d’électricité qui fonctionnent au gaz naturel. Avec plus de 32 000 kms de gazoducs et 26 stations de compression, GRTGaz exploite l’un des plus longs réseaux de transport de gaz naturel en Europe, dans les meilleures conditions de sécurité, de fiabilité et de coût.L’expertise et le dynamisme de ses équipes permettent à GRTGAz d’être un transporteur de gaz naturel de tout premier plan en Europe.

Au sein de la Région Val de Seine (l’une des 4 régions d’exploitation du GRTGaz), le Département Maintenance et Données Techniques (DMDT) est garant du portage et de l’application des politiques nationales, de la gestion des données techniques du domaine réseau, et des productions permettant au pôle exploitation de réaliser la maintenance et l’exploitation du réseau.

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