Comment organiser et réussir la mise en place de votre projet de GED ?

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03.05.2018 > avis-dexperts

Aujourd’hui, les entreprises sont amenées à gérer un grand nombre de documents, physiques et électroniques, et ce dans tous leurs services (RH, comptabilité finance, juridique…) avec chacun leurs spécificités. Beaucoup d’entre elles choisissent donc de mettre en place une Gestion Électronique de Documents (GED), afin de faciliter la gestion documentaire. Mais pour réussir cette démarche, il faut se poser les bonnes questions et savoir l’adapter à ses besoins.

GED et Système de Gestion de Contenu : quelle différence ?

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On a souvent tendance à confondre les notions de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Système de Gestion de Contenu (SGC), ou Content Management System (CMS). Pourtant, si les deux fonctionnalités peuvent se retrouver dans certaines applications, elles adressent des besoins différents.

Là où un outil de GED permet de gérer des documents déjà existants, le Système de Gestion de Contenu (ECM), lui, va permettre de créer directement des contenus. Ce dernier possède donc, par essence, une interface qui permet de saisir du texte directement et de le publier. Un système de GED a pour but quant à lui de traiter efficacement les documents physiques s’ils sont issus d’un processus de numérisation ou électroniques. Dans les faits, il arrive qu’un logiciel de GED puisse également proposer de saisir du contenu, mais sa mission première reste de classer les documents par pertinence en fonction des spécificités métiers, des spécificités techniques…

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GED : faut-il choisir une approche métier ou transverse ?

Il y a deux façons principales d’aborder un projet de GED : l’approche par métier et l’approche transversale. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode, tout dépend de ce que votre entreprise recherche.

L’approche métier consiste à réaliser autant de GED qu’il y a de métiers différents dans l’entreprise : ressources humaines, juridique, commercial… L’avantage de procéder ainsi est que l’accompagnement est plus simple pour les équipes : on se concentre sur un vocabulaire commun, des processus connus de toutes les équipes… Cette démarche permet ainsi de gagner du temps, tant dans l’implémentation que dans le classement des documents. En revanche, pour adresser un nouveau service, il faut quasiment repartir de zéro.

L’approche transverse permet, elle, d’appréhender la GED de l’entreprise dans son ensemble, avec un outil commun. Elle tient compte de la collaboration entre les différents départements et intègre les différentes parties prenantes pour une prise en compte globale des besoins. Il est cependant nécessaire d’aborder la déclinaison à chaque métier comme un nouveau projet.

Par conséquent, tout dépend de vos besoins. Si vous souhaitez une solution unique dédiée à un métier, optez pour l’approche verticale. Si, au contraire, vous voulez intégrer l’ensemble de l’entreprise, au fur à et à mesure, choisissez l’approche transversale.

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