Avis d'expert - Gestion électronique des documents et établissements de santé

23.05.2016 > avis-dexperts

Par Hervé STREIFF – Responsable Conformité et Sécurité de l’information – LOCARCHIVES

Le Programme Hôpital Numérique mis en place par la DGOS en 2012 pour une durée de 6 ans entre désormais dans sa dernière phase avec l’objectif de conduire les établissements de santé vers un système d’information (SIH) plus mature. La dématérialisation des dossiers médicaux par les hôpitaux pour leur propre compte et le déploiement progressif du Dossier Médical Partagé (DMP), dont la démarche reste à l’initiative du patient, se trouvent au coeur de cet enjeu.

Quelques chiffres clefs éclairant la problématique…

Combien de dossiers un hôpital gère-t-il sur une année ?

  • CHU Alpes du Sud : 550 lits – 500 000 dossiers
  • Hôpital Cochin (Paris) : 900 lits – + d’1 million de dossiers
  • CHU de Rennes : 1 600 lits – 1 300 000 dossiers
  • CHRU de Limoges : 2 000 lits – 1 750 000 dossiers

Plus que tout autre environnement, le secteur médical doit faire face à l’accroissement du volume de données de santé et/ou administratives : dossiers patient, comptes rendus médicaux, facturations…

L’informatisation du processus de soin est désormais actée mais nombre d’établissements butent toujours sur la généralisation de l’informatisation du dossier patient (DPI). Pour cause, à la lumière du nombre de dossiers gérés par les établissements de santé, le « tout dématérialisé » demeure un rêve financièrement et opérationnellement contraignant. C’est également complexe réglementairement parlant, puisque la durée de conservation des dossiers médicaux sous la forme papier est de 20 ans minimum à compter du dernier passage du patient dans l’établissement.

Cependant, « là où il y a une volonté, il y a un chemin » dit-on. En attendant un changement total de paradigme où le zéro papier ferait loi, où tous les médecins travailleraient en mobilité grâce à des tablettes, l’Hôpital doit optimiser au quotidien la gestion de ses dossiers patients et amorcer une migration progressive vers le numérique. C’est dans ce contexte de transition que la gestion électronique s’avère incontournable pour centraliser tous les documents d’un dossier, quel que soit le support, papier ou numérique, et permettre leur gestion collaborative.

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La gestion électronique des dossiers médicaux au service de la santé : qu’est-ce que c’est ? quel est l’intérêt ?

Une GED désigne une solution fonctionnelle d’agrégation de contenus numériques. Appliquée à l’environnement de la santé, elle permet de regrouper tous les documents d’un dossier médical dans une arborescence prédéfinie. Elle offre ainsi un accès rapide et ergonomique aux différents professionnels de santé qui pourront consulter ces documents, les mettre à jour…

Elle permet de faire coexister des documents papier (ex : recueil de consentement) avec des documents numérisés utilisables à l’aide de codes-barres (carte d’identité, carte de groupe sanguin) ainsi que des documents nativement numériques (examens d’investigation type Scanner, IRM).

A la croisée des mondes papier et numérique qui cohabitent aujourd’hui dans l’hôpital, la GED est avant tout une solution pensée pour fluidifier le parcours de santé du patient en permettant un partage d’informations entre les différents professionnels (ex : urgences, Médecine Chirurgie Obstétrique, Soins de Suite et de Réadaptation…).

La finalité d’un outil de GED est aussi de fédérer et d’historiser toutes les informations cruciales, qu’elles soient sur support papier ou numérisées. Le dossier patient étant avant tout un ensemble vivant qui se modifie, s’enrichit au fur et à mesure du parcours de soin, les professionnels de santé ont besoin d’y accéder facilement et rapidement pour coordonner et dispenser leurs soins.

La GED va également intéresser les établissements hospitaliers sur le versant « optimisation des frais de fonctionnement » en permettant une vigilance sur les coûts redondants (ex : répétitions d’examens, prescriptions médicamenteuses superflues). Quant au volet sécurité, qui demeure une problématique centrale pour le secteur médical, l’emploi d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) associé à une GED garantit la traçabilité des actes médicaux, protégeant ainsi les établissements de santé en cas de contentieux avec un patient.

Lorsque le SAE est externalisé, le choix d’un tiers archiveur spécialisé et agréé HDS (1) est donc obligatoire pour garantir la conformité et la sécurité des prestations, et notamment en matière d’archivage,afin d’offrir les meilleures conditions d’intégrité et de préserver la vocation probatoire des documents. L’expertise de celui-ci permettra également de dimensionner la GED, qu’elle soit installée dans l’établissement de santé ou opérée en mode SaaS, en fonction des besoins de l’établissement, du niveau de dématérialisation souhaité et de l’investissement consenti.

(1) Agrément Hébergeur de Données de Santé

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